5 raisons d’utiliser un logiciel pour gérer vos voyages et notes de frais

A l’occasion de la première bougie de son offre T&E, Notilus a organisé pour vous en inédit la présentation de ses futures innovations, présentée par Caroline Coudry, Product Manager et Nicolas Rousseaux, Responsable Commercial.

Simplicité, gain de temps et performance ont permis à Notilus de devenir le véritable compagnon numérique du collaborateur en mobilité. Il répond aux besoins de tous types de voyageurs, tout en s’adressant à tous les services de l’entreprise impactés par le T&E (Travel & Expense), un secteur en pleine mutation après une année 2020 mouvementée. L’intégration d’IA (Intelligence Artificielle) et la prise en compte de la data font de Notilus l’outil de pilotage le plus abouti du marché pour les gestionnaires.

L'application mobile Notilus

Rejoignez une communauté de 2 millions d’utilisateurs. Dématérialisez vos notes de frais avec notre OCR, réservez vos voyages dans l’outil.

Disponible sur Android et iOS gratuitement (application réservée à nos clients).

Les 3 axes majeurs dans l’ADN de Notilus :

  • l’amélioration du quotidien des collaborateurs en mobilité,
  • le soin apporté au bien-être des usagers,
  • des fonctionnalités élaborées avec les utilisateurs.

Lors du webinar animé par Caroline Coudry, Product Manager et Nicolas Rousseaux, Responsable Commercial, il est question d’innovation en continu, de prédictif, de pilotage de bout en bout du déplacement, de dématérialisation à valeur probante et de pilotage de données fiables.

1. La mobilité : bien plus que la seule note de frais !

Le cœur de Notilus est le traitement de la note de frais. Une puissante reconnaissance optique (OCR) permet d’enregistrer une dépense (péage, carburant, repas…) à partir d’une simple photo. Notilus pré-saisit les données essentielles (montant, nature, TVA avec multi taux, date, pays, devise, carburant…) pour gagner un temps précieux. En mobilité, la réactivité est cruciale et notre offre ne pouvant pas s’arrêter simplement à la gestion des notes de frais. Notilus est pensé pour accompagner les voyageurs pendant toutes les étapes de leurs déplacements depuis la création du déplacement et les réservations (motif, réservation de train, d’hôtel, du rendez-vous client) jusqu’à la gestion des notes de frais et factures fournisseurs liées aux déplacement. Notilus est un outil unique permet un pilotage simple et complet de l’ensemble des déplacements et frais professionnels.

L’enjeu d’un projet T&E réussi réside à la fois dans la satisfaction du collaborateur mobile régulier ou occasionnel, de l’application fine des règles d’entreprise (plafond, validation etc.) et aussi et surtout dans tous les gains de temps offerts à TOUS les utilisateurs quelque soit leur fonction dans la société (managers, gestionnaires, comptabilité). Tous les services peuvent être impactés par un projet T&E, il faut aussi penser à eux. L’outil a été pensé pour devenir un compagnon de voyage « intelligent » destiné à consulter, saisir ou valider des informations en temps réel. « Intelligent » car très finement personnalisable. Un utilisateur peut personnaliser l’outil avec des notes, des commentaires, des pense-bêtes professionnels ou personnels et Notilus le soulage d’un maximum de tâches administratives. Il peut réserver son prochain train, son hôtel etc.

5 raisons dutiliser un logiciel pour gerer vos voyages et notes de frais

Regardez le sujet en vidéo !

Le replay de : « Quels sont les bénéfices d’une gestion intégrée des déplacements et des frais professionnels » est disponible gratuitement.

2. Une solution simple – mais pas simpliste – pour tous les types d’utilisateurs

Notilus a évolué pour suivre les réglementations gouvernementales et embrasser tant la technologie que les nouveaux comportements des utilisateurs. En effet, smartphones et tablettes sont devenus des outils de travail incontournables. Durant les « Notilus Days » (anciennement club utilisateurs), le produit s’enrichit des bonnes idées de ses clients pour s’aligner avec des besoins concrets : écrans, enchaînements, ergonomie, visualisation sur smartphone avec l’application mobile Notilus, tablette ou PC selon l’appétence ou la maturité du collaborateur vis-à-vis des nouvelles technologies. Un logiciel de Travel & Expense est peut-être l’un des outils les plus visibles dans l’entreprise. Il est donc crucial qu’il répondent aux attentes de tous les utilisateurs, pour ça nous nous devons d’écouter les besoins de nos clients ! C’est ainsi que la nouvelle plate-forme est née. Fonctionnant en temps réel avec une sauvegarde des frais dans le cloud, son interface est simple et intuitive et facilite la vie du collaborateur qui peut contrôler ses notes de frais via des alertes personnalisées.

Beaucoup de services sont impactés par le T&E : un service Voyage pour la préparation du déplacement, la RH pour la formation, la DSI pour la sécurité des flux entrants et sortants, ou encore le contrôle de gestion pour le pilotage de données. La partie contrôle et validation de Notilus affiche les informations-clés au valideur, qui visualise rapidement, grâce à des fonctionnalités avancées de tri et de filtres, d’éventuels comportements anormaux (oublis de saisies, dépassement de plafond, doublons). SI certains outils du marché semblent simples, rares sont ceux capables d’allier validation simplifiée, remontées d’informations, conseils de saisie, reporting puissant, pilotage de flotte automobile, gestion des ordres de mission ou factures fournisseurs. Beaucoup de tâches administratives se trouvent déportées vers les équipes internes, notamment la comptabilité.

Par exemple Notilus propose un workflow conditionnel de validation, en fonction des informations saisies par le voyageur et des règles définies par l’entreprise la note de frais ou le voyage peut être envoyé en validation à un service donné plutôt qu’un autre (DAF ou valideur classique selon les montants). Ce process standard dans l’outil permet une gestion très fine des règles de validation et une automatisation des premiers niveaux de contrôle. Notilus s’adapte aux règles de l’entreprise, de l’établissement, du service… et non l’inverse. Il sait ainsi répondre aux besoins de groupes multi-sociétés, multi-pays en s’adaptant aux règles et contraintes locales.

 

3. La dématérialisation à valeur probante : des enjeux de conformité, sécurité et fiabilité

Outre sa rapidité de reconnaissance d’une douzaine de champs, l’OCR de Notilus est aussi un outil très fiable. Son taux minimum dépasse les 80% et tourne généralement à 90-95%. En complément à l’OCR, l’IA permet d’identifier la bonne nature des frais et donc d’éviter de nouvelles saisies. Les nouvelles technologie amènent également un nouvel enjeu d’un projet T&E, la gestion de la sécurité et le suivi des cadres réglementaires.  Des règles spécifiques s’appliquent par pays. Ainsi, en France, la dématérialisation à valeur probante fait tendre les organisations vers le zéro papier. Depuis mai 2019, 3 règles sont à respecter pour les notes de frais : garantie de l’authenticité, l’intégrité et la pérennité des justificatifs scannés. 

Dans notre process Notilus réalise la conversion en PDF de l’ensemble des  documents scannés, propose une signature électronique sur ces documents et un hébergement pendant plus de dix ans chez une partenaire tiers de confiance. Notre réponse ne s’arrête pas là, nous avons développé un requêteur permettant à tout moment de remonter, visualiser et extraire tous les justificatifs scannés et archivés.

Près de 50% des entreprises ont lancé un projet de dématérialisation totale des notes de frais et environ 20% opèrent en zéro papier. En 2020, la fiabilité de l’offre proposée par Notilus à fait que 100% de nos nouveaux clients ont activé la numérisation à valeur probante dans l’outil

Un projet de dématérialisation peut générer du stress dans l’entreprise (« plus de papier = plus de preuve ! »). Notilus sécurise les justificatifs traités, mais aussi les données. Le process est strictement conforme à la politique fiscale et d’Urssaf. La certification ISO 27001 renouvelée tous les trois ans est un gage probant de sécurité des données étant donné le nombre grandissant de cyberattaques un peu partout dans le monde.

 

4. La phase d’intégration est essentielle dans un projet de T&E

Notilus dialogue avec les outils IT de ses clients (systèmes RH, ERP, systèmes comptables, Self Booking Tools) pour faire transiter les données dans les meilleures conditions et se fondre dans le SI de l’entreprise. Il réduit la saisie en automatisant les flux au maximum. Deux types d’interfaces servent à réceptionner (RH, codes projet, cours de change etc.) et extraire de la donnée (comptabilisation des notes de frais, paiements si les remboursements sont répercutés sur les payes etc.).

 

5. Un outil unique de pilotage des données

L’entreprise ne peut piloter sereinement son activité sans des informations fiables. Or, les sources de données T&E sont multiples (agence de voyage, portail de réservation en ligne, factures fournisseurs, notes de frais, CRM, Outlook…). Notilus propose une base de données unique pour faire de l’analyse, réaliser des extractions et du reporting sur 3 niveaux – dont le report builder entièrement personnalisable – un atout fort de la solution.

Chaque société est différente en matière d’analytique. Le besoin de consolider les données de coûts engendrées par les collaborateurs en mobilité est cependant commun à toutes. La donnée doit donc être qualitative et permettre d’affiner les processus par exemple sur les dépassements (révision des plafonds) ou les modes de transport (renégociation de contrat). Le manager peut récupérer toutes les données liées par exemple à un rendez-vous et fiabiliser ses codes affaires. Il simplifiera la démarche de validation de ses commerciaux en mobilité, désormais libérés de tâches chronophages.

C’est le défi relevé par Notilus : assurer une gestion à la fois qualitative et quantitative de la donnée de bout en bout via un outil simple d’utilisation et facile à paramétrer !

 

A retenir : Avec Notilus, le collaborateur est au centre de la mobilité et l’outil simplifie toutes ses tâches administratives. Il va bien-au-delà de la seule gestion de la note de frais pour proposer tout un dispositif analytique destiné aux managers, aux gestionnaires de flotte et de T&E, à la comptabilité… La donnée, nerf de la performance, est en évolution constante pour proposer des informations de pilotage personnalisables et fiables aux décisionnaires.

Regardez le sujet en vidéo !

Le replay de : « Quels sont les bénéfices d’une gestion intégrée des déplacements et des frais professionnels » est disponible gratuitement.

5 raisons dutiliser un logiciel pour gerer vos voyages et notes de frais

Partager cet article

Partager sur twitter
Partager sur linkedin
Partager sur print
Partager sur email
Inscription newsletter
Restez informé.e.s de notre actualité et événements !

Poursuivre la lecture

Retour haut de page