Comment réussir l’implémentation de Notilus ? Découvrez notre méthode

24 ans d'expérience pour mettre en place une méthodologie qui garantit le succès de votre projet. Si vous êtes dans une phase de recherche ou sur le point d'installer Notilus, découvrez nos conseils et les prérequis !

Entretien avec Nicolas Rousseaux, Responsable commercial de l’équipe Notilus. Il accompagne les entreprises dans le déploiement de solutions de gestion des notes de frais et des voyages professionnels depuis maintenant près de 10 ans.

 

Notilus a la volonté d’accompagner ses clients de A à Z. Nous savons que les projets de gestion des voyages et des notes de frais – Travel & Expense Management – sont sensibles. Pour éviter les dérives, nous avons mis en place une méthodologie bien ficelée. Dans cet article, nous verrons deux aspects : le projet en lui-même – comment l’entreprise s’organise et peut s’organiser – mais aussi l’accompagnement de Notilus.

 

Un projet sensible et transverse

La force de Notilus est de proposer un accompagnement fort sur les projets et une méthodologie qui est le fruit de 25 années d’expérience sur le marché de la gestion des notes de frais. Nous savons que pour nos clients les projets sont sensibles et il est nécessaire d’avoir un accompagnement poussé et travaillé.

Nicolas ROUSSEAUX, Responsable commercial, ajoute :

« Tous les salariés d’une entreprise vont au moins, une fois dans l’année faire un déplacement ou une note de frais. Tout le monde est impacté, il s’agit d’un outil très visible et utilisé par tous les collaborateurs. Il faut être d’autant plus vigilant dans le déploiement. »

Découvrez maintenant les différentes étapes pour vous accompagner dans le succès de votre projet de déploiement d’un outil de gestion des notes de frais et voyages professionnels. Il est à noter que l’accompagnement est adapté au souhait du client.

Pour ceux désirant une implémentation rapide, nous avons conçu une offre « quick start ». Cela permet d’avoir une méthodologie de projet adaptée et de déployer Notilus en quelques jours.

 

Les différentes étapes d'un projet Notilus T&E

Les différentes étapes d’un projet Notilus T&E

1- Conduite du projet

Tout commence avec un atelier commun de lancement de projet. Nous allons rassembler toutes les parties prenantes et communiquer ensemble sur les différentes étapes clés. Deadlines, livrables, le but est de s’assurer que tout le monde soit mobilisé et avance dans le même sens. Cet atelier permet de rencontrer l’équipe projet. Elle est ici pour répondre à toutes les questions. Elle est composée généralement d’un consultant fonctionnel et d’un consultant technique. Pour certains projets, cette équipe sera complétée par un directeur de projet, un responsable hébergement ou ESB (Enterprise Service Bus, pour les flux/interfaces).

 

2- Conception de la solution

Cette seconde phase va permettre d’effectuer une analyse fonctionnelle et technique. Cela va permettre de recueillir les besoins. Ce rendez-vous sera organisé dans vos locaux dans 90 % des cas. Cela permet de garantir la réussite du projet.

« Il y a moins d’erreurs de compréhension ou d’interprétation, on échange en face à face. Nous allons réfléchir autour des spécifications fonctionnelles et techniques qui sont en fait la colonne vertébrale du projet. Ce sont tous les besoins de paramétrage, de règles, de limites, d’interfaces. Concrètement on met tout par écrit et la suite du projet va se dérouler sur cette base », déclare Nicolas ROUSSEAUX.

Bien souvent, chez nos clients, le projet aura déjà commencé avant ces premières journées d’analyse. Certains auront déjà formé un groupe projet et rédigé un cahier des charges ou une expression de besoin. Nous allons même pouvoir les accompagner avant le projet en envoyant par exemple des documents préparatoires à l’analyse, ce qui va leur permettre de se préparer, d’effectuer des ateliers en interne et de réfléchir sur les sujets sensibles ou à débattre.

 

3- Réalisation de la solution

Cette phase se fera sous forme d’un transfert de compétences. Pour réaliser le paramétrage de Notilus – conformément aux analyses qui ont été faites pendant la phase précédente – nos consultants vont vous apporter toutes les connaissances et tout le savoir nécessaire. Cela permettra également de le faire évoluer par la suite.

« C’est comme ça que nous nous différencions dans nos projets, nous rendons nos clients autonomes et indépendants. Nous savons que le marché des notes de frais et des voyages professionnels évolue souvent et nous voulons que nos clients puissent modifier une règle, une limite, une nature de frais sans notre intervention et sans frais supplémentaires », poursuit Nicolas ROUSSEAUX.

 

4- Intégration

Concrètement cette phase permet de connecter Notilus à votre système d’information. C’est une des phases les plus importantes du projet. Elle va permettre d’automatiser un maximum d’échanges et d’éviter les doubles saisies. Les interfaces automatiques sont une source importante de gain de temps. À ce stade, l’outil est presque prêt à être utilisé et nous allons rentrer dans une phase où il va falloir le tester.

« Il faut penser aux interfaces d’entrée, qui vont envoyer de l’information dans Notilus. Mais aussi aux interfaces de sortie pour extraire les informations de Notilus vers d’autres outils du système d’information, comme les interfaces de comptabilisation des notes de frais, de paiement, des outils de paie, etc. Nous utilisons les technologies les plus performantes nous permettant la mise en place et le monitoring d’interfaces simples ou complexes avec les SIRH ou ERP de nos clients. »

 

Implémentation d'un projet de gestion des notes de frais

5- Validation de la solution

Dans certains projets nous mettons en place un groupe « recette », qui va tester le paramétrage et les interfaces avant le passage en production.

« On va tordre le produit dans tous les sens pour voir si nous n’avons pas oublié quelque chose et vérifier que tout est fonctionnel. »

 

6- Mise en production

Il s’agit d’un passage en condition opérationnelle.

« Parfois on met en production sur tous les utilisateurs en même temps, parfois on avance plutôt par étapes. On peut faire un groupe pilote avec un périmètre restreint : un service, une société, un pays. Ce groupe pilote pourra tester Notilus en conditions réelles avant de faire un déploiement global. Tout cela est au choix du client et selon les préférences. »

En parallèle nous allons faire des formations de groupe pilotes et d’utilisateurs. Il s’avère qu’avec l’intuitivité du produit, elles sont de moins en moins nécessaires.

« Nous pouvons fournir des guides utilisateurs et des vidéos tutorielles pour comprendre comment faire ses premières saisies. Mais rapidement l’utilisateur final va vite comprendre comment fonctionne Notilus. »

 

7- Conditions réelles

Avec Notilus il est possible d’aller très loin dans l’analyse. Nous attendons généralement un mois après le déploiement, pour avoir assez de données en base. Puis, nous allons pouvoir utiliser nos outils de reporting et former les clients.

 

« Au niveau des délais, à partir du lancement du projet, il faut compter une période de 2 à 3 mois. Le premier mois, nous effectuons les phases d’analyse, de réalisation et de paramétrage. Le 2e mois nous faisons les interfaces et les phases de recette, avant de passer en production début du 3e. »

 

Voilà, maintenant vous savez tout sur la méthodologie d’un projet Notilus T&E !
Pour finir découvrez quelques petits conseils pour réussir votre projet et mieux l’appréhender.

 

3 points clés pour réussir son projet T&E

  • Impliquer tout le monde dans l’entreprise. En effet tous sont concernés : le service formation, RH, audit, informatique, comptable. Plus tôt ils sont impliqués et plus la suite du projet sera facile.
  • Réfléchir en amont. Vous devez réfléchir à quelle organisation vous voulez en interne, les règles, les workflows, les pays, etc. En mode projet il faut réfléchir aux contours pour pouvoir être plus efficace lors du déploiement de Notilus.
  • Avoir un « sponsor ». Une personne dans l’entreprise doit être capable de trancher. Dans un projet Notilus, il y a forcément des questions qui vont être posées. Il faut que cette personne soit capable de prendre des décisions, afin que certaines choses ne restent pas indécises trop longtemps.

 

interface application Notilus simplifiée sur ordinateur

A propos de Notilus T&E

Notilus est LA solution digitale du Mobility Management qui accompagne les entreprises dans la gestion des déplacements professionnels de ses collaborateurs.

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