L'ordre de mission de la fonction publique avec Notilus InOne

Dans la fonction publique, tout déplacement temporaire nécessite l’établissement d’un ordre de mission. Qu’il soit physique ou dématérialisé, l’ordre de mission permet à l’agent, lorsqu’il se déplace pour raison professionnelle, de bénéficier des mêmes avantages et protections que celles accordées par son statut de salarié lorsqu’il se trouve sur son lieu de travail habituel.

L'ordre de mission

L’ordre de mission peut être ponctuel ou permanent, sans toutefois excéder une durée de douze mois. Il doit notamment mentionner l’objet du déplacement, de la formation ou du stage, ainsi que les dates et lieux d’exécution et doit être approuvé par l’autorité hiérarchique compétente.

Lorsque l’agent est en mission en dehors de ses résidences administrative et familiale, il bénéficie de la prise en charge de ses frais de déplacement temporaire. L’ordre de mission sert également à définir les frais de déplacement et les dépenses autorisées. A travers son espace Ordre de Mission, Notilus, permet de valoriser la demande de déplacement en incluant les prestations de voyage. Il simplifie également le calcul des indemnités journalières en évaluant automatiquement les frais de mission prévisionnels en fonction de la durée et du lieu d’exécution de la mission.

Les approbateurs de l’ordre de mission peuvent ainsi valider le bien-fondé du déplacement tout en s’assurant de la disponibilité des crédits. L’imputation budgétaire de la mission avec Notilus permet à l’ordonnateur de désigner le ou les services qui vont assurer le règlement des indemnités de déplacement et réaliser l’engagement budgétaire auprès des outils du SI (GBCP).

Le voyage professionnel et l'ordre de mission

Certains établissements publics disposent de marchés avec des agences de voyages. Ceux-ci permettent l’achat de prestation (billetterie, hébergement, location de véhicule) payées par l’administration dans le cadre des déplacements professionnels. Ce mode de gestion réduit les frais de trésorerie pour les agents qui n’ont alors pas besoin de les avancer pour leurs déplacements.

Notilus s’interface avec la plupart des outils de réservation en ligne et des agences de voyages pour faciliter les réservations et la validation de ces prestations directement depuis l’ordre de mission.

La solution offre également la possibilité de constituer l’acte d’engagement budgétaire : en approuvant la mission, l’ordonnateur ou le gestionnaire peut ainsi générer dynamiquement la commande et la réservation de crédits dans l’outil budgétaire, en adéquation avec les règles de la GBCP.

L’intégration des factures fournisseurs dans Notilus permet lors de la réception des factures de l’agence de voyage, de rapprocher et comparer le montant des prestations facturées avec celui du devis initial et de mettre en exergue les écarts éventuels.

Les indemnités journalières et l'ordre de mission

Notilus InOne récupère nativement les taux de chancellerie et les barèmes des frais de mission applicables en France et à l’étranger mis à disposition par la DGFiP sur le site du ministère de l’économie, des finances et de la relance.

En se basant sur les dates et les heures de la mission, ainsi que sur le ou les lieux d’exécution, la solution calcule automatiquement le nombre et le montant des indemnités journalières réglementaires correspondantes. Elle permet également de dégrever les indemnités non perçues en cas de prise en charge ou de convenance personnelle.

Combiné à la gestion des frais prévisionnels, Notilus offre une estimation fine des indemnités et des dépenses de l’agent avant son départ en mission et permet une réservation de crédit au plus près de la réalité. A son retour, le voyageur peut confirmer les dates du déplacement et constituer son état de frais dans Notilus.

L’état de frais reprend l’ensemble des informations de la mission et les taux applicables à la date de la dépense. L’agent n’a plus qu’à joindre ses justificatifs pour obtenir le remboursement de ses frais de déplacement temporaire.

Textes de référence

  • Décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’Etat.
  • Décret n° 2019-139 du 26 février 2019 modifiant le décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’Etat.

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