Les factures fournisseurs de la fonction publique avec Notilus InOne

Certains établissements de la fonction publique disposent de marchés avec des agences de voyages. Ceux-ci permettent l’achat de prestations (billetterie, hébergement, location de véhicule) payées par l’administration dans le cadre des déplacements professionnels. Ce mode de gestion réduit les frais de trésorerie pour les agents qui n’ont alors pas besoin de les avancer pour leurs déplacements. Les factures dématérialisées émises par l’agence de voyage sont intégrées dans Chorus Pro.

Les factures fournisseurs

Lorsque le marché public utilise une carte logée comme moyen de paiement, le contrôle des dépenses s’appuie sur un relevé d’opérations (ROP). Les factures sont déposés dans le portail Chorus Pro tandis que les relevés d’opérations sont directement intégrés dans Notilus.

L’import du relevé d’opérations dans Notilus permet de simplifier le contrôle des dépenses issues de l’exécution des marchés publics utilisant une carte logée comme moyen de paiement. L’application réconcilie automatiquement les lignes de facturation avec les ordres de missions auxquels elles sont associées.

L’ordonnateur peut alors constater du service fait et transmettre les relevés à l’agent comptable pour générer les écritures comptables et faciliter la liquidation des factures dans Chorus.

La reconciliation des relevés d’operations des factures fournisseurs

Lors de l’intégration d’un relevé d’opérations, que celui-ci provienne de l’agence de voyage ou d’une carte logée, la solution analyse son contenu et rapproche automatiquement chaque facture de la commande correspondante passée via les ordres de missions dans Notilus évitant ce travail de réconciliation au gestionnaire.

L’application peut ainsi comparer le montant du devis validé dans l’ordre de mission à celui des prestations qui sont facturées. Elle met alors en exergue les factures pouvant comporter des écarts significatifs par rapport à la commande. Le paramétrage d’une tolérance pour les différentes natures permet de mettre en exergue le moindre écart constaté sur un billet de train, mais d’ignorer ceux induits par d’éventuelles taxes d’aéroport pour un billet d’avion.

Le contrôleur peut ainsi identifier rapidement les factures du relevé d’opérations présentant des anomalies. Il peut alors concentrer son attention sur celles-ci, puisque les montants des autres factures du relevé correspondent aux commandes qui ont été passées lors de la validation de la mission.

Le contrôleur peut ainsi identifier rapidement les factures du relevé d’opérations présentant des anomalies. Il peut alors concentrer son attention sur celles-ci, puisque les montants des autres factures du relevé correspondent aux commandes qui ont été passées lors de la validation de la mission.

La gestion des litiges des factures fournisseurs

En cas de contentieux sur l’une des lignes du relevé d’opérations, Notilus permet de pointer les factures en litige. Le gestionnaire peut ainsi pointer les factures pour lesquelles il doit ou a déjà contacté l’agence de voyage pour demander un avoir. Les factures du relevé peuvent ainsi être liquidées par l’agent comptable tout en permettant à l’ordonnateur de conserver un suivi des factures en litige en attendant la réception d’un avoir sur le prochain relevé.

Lorsqu’un relevé d’opérations contient un avoir, l’application rapproche ceux-ci des factures en contentieux. Le litige peut ainsi être levé manuellement par le gestionnaire ou automatiquement par l’application.

Combinée à la gestion des états de frais de Notilus, l’espace Facture offre au gestionnaire une visibilité complète sur le coût réel et total de chacun des déplacements.

Textes de référence

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