Secteur public : quelles spécificités dans la gestion des déplacements professionnels

Aujourd'hui, nous nous entretenons avec Vanessa Duquesnoy, Responsable commerciale Notilus. Elle dispose d'une expertise dans le secteur public depuis de nombreuses années et notamment sur le voyage d'affaires. Notre entretien a été l'opportunité d'en savoir plus sur les principales différences dans la gestion des voyages et notes de frais par rapport au secteur privé.

« Aujourd’hui coté public, il y a encore beaucoup d’entités qui gèrent leurs états de frais et ordres de mission sur Word ou Excel. Ils sont ensuite imprimés en plusieurs exemplaires et signés par différents services. En comptabilité, tout doit être fait manuellement dans le logiciel comptable » explique Vanessa.

Pourtant, le 3 juillet 2006, le décret numéro 2006-781 a fixé des conditions et modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires du personnel civil de l’état. Depuis une dizaine d’années, nous proposons une offre bien spécifique pour le secteur public : Notilus InOne. Les différences et spécificités sont en effet nombreuses par rapport au secteur privé, d’où la nécessité d’une solution sur mesure !

 

L’ordre de mission et l’état de frais, une particularité du secteur public ?

Dans les faits, que ce soit dans le secteur privé ou public, le principe est le même. Un déplacement professionnel va engendrer différents frais qu’il faudra déclarer dans un « état de frais » pour obtenir leur remboursement.

Cet état de frais devra obligatoirement être rattaché à un ordre de mission. L’ordre de mission est un préalable à tout déplacement d’un personnel de l’état. Certains agents disposent d’un ordre de mission permanent (valable généralement une année sur une zone géographique déterminée).

Lorsqu’ils se déplacent en dehors de ce territoire, ils déclarent leur déplacement dans un ordre de mission temporaire ou ponctuel.

Exemple : Je suis un agent d’une collectivité territoriale et je dois me déplacer quotidiennement dans mon département. Je dispose d’un ordre de mission permanent qui m’autorise à me déplacer sur un territoire défini. Lorsque je déclare mon état de frais périodique, souvent pour y déclarer mes indemnités kilométriques, je le rattache directement à mon ordre de mission permanent. En revanche, lorsque je dois me déplacer ponctuellement pour effectuer une formation par exemple, je peux avoir besoin de réserver un billet de train. Pour cela, je déclare ma mission à travers un ordre de mission ponctuel. A mon retour de formation, je déclare les frais occasionnés lors de la formation dans un état de frais.

A noter que de nombreuses entreprises privées utilisent également le principe d’ordre de mission pour organiser les déplacements de leurs collaborateurs.

 

Quelles sont les autres spécificités du secteur public ?

 

1. L’engagement de la dépense

Il s’agit ici d’une des principales spécificités. Dans le secteur public, il est demandé aux entités publiques d’engager la dépense. Cela signifie qu’en comptabilité il doit y avoir un mouvement qui va aller bloquer provisoirement le montant que l’on pense payer lors de son déplacement professionnel. Attention, ceci n’est pas le cas dans toutes les entités publiques (notamment parapubliques), et certaines n’engagent pas « comptablement » la dépense.

 

2. Les Indemnités Journalières et Kilométriques

Dans le secteur public, l’ordre de mission va intégrer (en automatique dans Notilus InOne) les indemnités journalières qui sont aussi appelées « frais de mission » pour les déplacements à l’étranger. Dans notre solution, l’agent va renseigner la durée de son séjour et le nom de la ville ou du pays de destination. Ce sont ces éléments qui vont déclencher le calcul automatique des frais de repas ou des frais de nuitée par rapport à la réglementation.

Comme nous l’avons dit plus haut, les agents du secteur public et notamment des collectivités déclarent de nombreuses indemnités kilométriques. Dans Notilus InOne, leur calcul est aussi automatisé. En fonction de l’itinéraire et du véhicule déclaré dans la solution, le montant de l’indemnité kilométrique est automatiquement renseigné. En effet, il est possible de digitaliser les éléments qui constituent le « dossier » de son véhicule en y joignant notamment le permis de conduire ou encore la carte grise. L’utilisateur déclare la puissance fiscale de son véhicule qui sera requise pour déterminer le montant exact des indemnités kilométriques dues.

les indemnités journalieres

 

3. Les frais prévisionnels

Notilus InOne offre toutes les fonctionnalités qui permettent de valoriser au plus juste la mission avant sa validation. C’est le cas des frais prévisionnels lorsque le déplacement occasionne des frais complémentaires aux indemnités journalières et connus en amont du déplacement (taxi, frais de parking, factures spécifiques…).

Le valideur budgétaire dispose ainsi de la vision la plus exacte du montant prévisionnel de la mission. Il peut ainsi vérifier qu’il dispose du budget nécessaire avant de valider la mission.

 

4. La liquidation de la dépense

En termes de comptabilité lorsqu’on veut rembourser un agent, on va procéder à une liquidation de la dépense. Précédemment nous avons engagé la dépense, nous avons bloqué un montant prévisionnel, dans cette seconde étape il va falloir régulariser, réajuster avec le montant réel les indemnités qui sont ensuite mandatées pour permettre le remboursement de l’agent.

 

5. Les avances

Dans le secteur public, une avance doit être rattachée à un ordre de mission. Elle peut même être plafonnée. Il est très rare que 100 % du montant des indemnités journalières soit accordé en amont du déplacement. Là encore en comptabilité, il y a bien un mouvement qui se fait pour déclarer qu’on a fait une avance par virement, et qui correspond par exemple à 75 % du montant des frais prévisionnel et indemnités journalières déclarées. Cette gestion est automatisable dans un outil tel que Notilus InOne.

 

6. La gestion des profils de population

Dans un projet de gestion des états de frais et des ordres de missions, on peut superviser plusieurs populations ou types de profils. On va ainsi pouvoir créer des règles de fonctionnement et de remboursement qui seront distinctes selon le profil de l’agent.

Exemple : dans une collectivité territoriale, les règles de déclaration des déplacements et de remboursement des agents sont différentes de celles des élus.

la gestion des profils de population

 

Pour finir, pourquoi adopter Notilus InOne ?

Notilus InOne est une solution développée pour couvrir les besoins spécifiques aux déplacements des entités du secteur public.

A noter également :

  • Des connecteurs possibles avec les prestataires de voyages. Pour certaines entités publiques qui voyagent énormément, on va pouvoir ajouter une connectique avec le voyagiste, au niveau des ordres de mission. Par exemple lors d’un déplacement ponctuel qui nécessite la réservation d’un billet de train ou d’avion, le montant de la réservation va ainsi remonter automatiquement dans l’ordre de mission.
  • L’interface comptable. Notilus InOne réalise des interfaces comptables avec l’ensemble des éditeurs de logiciels comptables. Notre équipe maîtrise par ailleurs l’ensemble des flux normalisés nécessaires aux collectivités territoriales.
  • Une équipe Produit et Support dédiée et localisée en France. Avoir des interlocuteurs qui comprennent votre besoin pour faire évoluer le Produit, c’est toujours mieux ! Notilus InOne, c’est une équipe d’experts spécialisés sur les besoins des entités publiques.
  • Le respect du réglementaire. Dès que les indemnités journalières sont mises à jour par décret, le référentiel est mis à jour dans notre outil.

 

Concrètement, comment s’équiper de Notilus InOne ?

Dès qu’un projet dépasse les seuils règlementaires, il faut passer par un cadre réglementaire établi. Plusieurs solutions possibles : on peut s’équiper en passant par une centrale d’achat comme l’UGAP, ou soit lancer une procédure marchés (MaPA ou appel d’offres en fonction du montant envisagé).

Le sourcing est une procédure très intéressante pour identifier les opérateurs économiques potentiels, la couverture possible en fonction de ses besoins et avoir une idée précise du montant de ce type de projet afin de lancer la procédure adéquate.

MAPA, Appel d’offres ou acquisition via une centrale d’achat : la qualité de la description du besoin de l’entité publique à travers un cahier des charges reste essentielle pour s’assurer de l’adéquation du résultat avec ses attentes.

 

notilus-inone

Découvrez Notilus InOne

Une solution développée pour couvrir les besoins spécifiques aux déplacements des entités du secteur public.

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