3 bonnes raisons pour intégrer ses factures à son logiciel de gestion des frais et déplacements professionnels

Au final, l’intégration des relevés d’opérations dans vos outils de gestion de frais et déplacements, lorsque ceux-ci le permettent, vous fait bénéficier d’un gain de temps à tout niveau. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur des tâches à réelle valeur ajoutée tandis que vous automatisez la gestion des éléments conformes à vos attentes.

1. LA RÉCONCILIATION

Le premier avantage de l’intégration des relevés d’opérations (ROP) dans un outil de gestion des déplacements, c’est de pouvoir automatiser la réconciliation de chacune des factures du relevé avec les ordres de mission correspondant. Plus besoin de chercher manuellement à quel déplacement correspond telle ou telle facture.

Calculatrice

Plusieurs contrôles peuvent même être réalisés lors de cette réconciliation pour éviter certaines anomalies : est-ce que le numéro de mission existe ? est-ce que le voyageur mentionné est bien le détenteur de l’ordre de mission ? est-ce que cette facture n’a pas déjà été payée ?

En automatisant ces contrôles, vous pouvez ainsi vous concentrer uniquement sur les anomalies éventuelles et transmettre immédiatement les factures réconciliées à l’ordonnateur.

 2. LE CONTRÔLE DES ÉCARTS

Lorsque vous disposez d’ordres de missions valorisés (par les prix des billets, le coût des hébergements ou des locations de voitures et même, pourquoi pas, des frais d’agence), l’intégration des ROP vous permet également de comparer le coût du devis à celui de la facture.

Ainsi, quand le montant de la facture correspond à celui engagé, l’ordonnateur peut certifier du service fait et procéder à la liquidation. En cas d’écart il faut déterminer si celui-ci est justifié (prolongation de mission, modification de billet après émission…) ou s’il s’agit d’une erreur du fournisseur. Le bureau des missions ou le service voyage peut ainsi se concentrer sur les factures supérieures aux devis et mieux suivre les demandes d’avoir réalisées auprès de l’agence de voyage.

3. L’ENRICHISSEMENT ET LA LIQUIDATION

Une fois contrôlée et réconciliée avec un ordre de mission, la facture peut également être enrichie des informations de la mission : imputation analytique, imputation budgétaire, centre de coût, etc. Il n’est dès lors plus nécessaire de transmettre ces informations – parfois confidentielles – à des tiers lors de la réservation des prestations de voyage, pour qu’elles soient associées à la facture.

A quelques mois de l’entrée en vigueur du RGPD la confidentialité des données est un sujet non négligeable.

Tout comme pour les états de frais, les logiciels de gestion de frais et déplacements permettent généralement de transmettre les données des factures, ainsi enrichies, directement aux outils du système d’information et à celui de l’agent comptable pour procéder au règlement.

 

Au final, l’intégration des relevés d’opérations dans vos outils de gestion de frais et déplacements, lorsque ceux-ci le permettent, vous fait bénéficier d’un gain de temps à tout niveau. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur des tâches à réelle valeur ajoutée tandis que vous automatisez la gestion des éléments conformes à vos attentes.

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