Solution de gestion des déplacements temporaires des agents de l’ État et de la fonction publique

Notilus InOne est la solution Notilus dédiée à la gestion des déplacements temporaires des agents de l’État et de la fonction publique.

L’application s’inscrit dans une démarche de dématérialisation des processus et des documents, en adéquation complète avec la transformation numérique opérée par l’État et les collectivités territoriales.

Pour quelles raisons utiliser un logiciel de gestion pour vos missions ?

Gagnez 50 % de temps sur vos processus d'état de frais
Fluidifiez vos processus internes et externes
Suivez tous vos budgets et engagements
Gérez les mandats et liquidations de dépenses
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Connectez-vous avec 40 organismes financiers

Aidez-vous d’un outil qui automatise et dématérialises l’ensemble du processus de vos missions et états de frais.

Périmètre de Notilus InOne

Pour faciliter l’application du décret du 3 juillet 2006 et la réforme du 26 février 2019, Notilus InOne dispose de trois espaces couvrant la gestion des déplacements temporaires des personnels civils de l’
État et des frais professionnels qu’ils occasionnent :

Ordres de Mission

États de frais

Factures fournisseurs

L'ordre de mission

Dans la fonction publique, tout déplacement temporaire nécessite l’établissement d’un ordre de mission. Qu’il soit permanent ou ponctuel, qu’il concerne un stage ou une formation, Notilus vous permet de saisir, contrôler et approuver toutes les demandes de déplacements.

Connecté à un portail de réservation en ligne, l’application vous offre la possibilité de réserver des prestations directement auprès de l’agence de voyage (billetterie, hébergement, location de véhicule) et de valoriser la demande de mission.

L’application calcule également les indemnités journalières et détermine les taux de remboursement applicables en fonction du lieu d’exécution de la mission.

Les différentes étapes d’approbations de la mission dans Notilus permettent d’autoriser le déplacement et de gérer la dépense conformément à la GBCP en créant les actes d’engagements nécessaires à la commande et la réservation de crédits.

L'état de frais

Lorsque l’agent est en mission en dehors de ses résidences administrative et familiale, il bénéficie de la prise en charge de ses frais de déplacement temporaire.

Notilus permet de créer des états de frais contenant l’ensemble des indemnités et des dépenses réalisées et d’y joindre les justificatifs de paiement des dépenses.

La reconnaissance de caractères de documents numérisés ou dématérialisés, combinée au moteur d’intelligence artificielle de Notilus, optimise le temps de saisie des frais.

Le service d’archivage à valeur probante de la solution offre quant à lui la possibilité de conserver les justificatifs au format numérique pendant 10 ans.

Notilus dématérialise également le circuit de validation en simplifiant le contrôle de l’état de frais jusqu’à sa liquidation. Les écritures comptables et les pièces justificatives sont alors transmises vers les systèmes financiers de l’établissement pour que l’agent comptable puisse procéder au paiement.

La facture fournisseur

Lorsque l’établissement dispose d’un marché avec une agence de voyages, les achats de prestations (billetterie, hébergement, location de véhicule) sont directement payées par l’administration.

L’intégration des relevés d’opérations de vos fournisseurs dans Notilus InOne permet à l’ordonnateur de réconcilier simplement les factures avec les commandes passées au travers des ordres de mission pour les contrôler et attester du service fait.

La mise en exergue de différences significatives entre le montant de la commande et celui de la facture offre un gain de temps considérable aux gestionnaires qui peuvent se concentrer sur ces écarts.

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Découvrez en 30 minutes chrono tous les avantages de Notilus InOne, offre dédiée aux notes de frais et déplacements du personnel de la fonction publique.