Logiciel de gestion des notes de frais pour le secteur public

InOne s’inscrit dans une démarche de dématérialisation des documents et des processus !

Ordre de missions, états de frais et factures : trois modules complémentaires dans notre offre « InOne ».

offre secteur public

InOne, notre logiciel de gestion pour missions et états de frais

Pour faciliter l’application du décret du 3 juillet 2006, InOne, l’offre dédiée à la fonction publique, vous propose de gérer les demandes de missions et le traitement des frais de gestion des personnels civils de l’état.

Pour quelles raisons utiliser un logiciel de gestion pour vos états de frais ?

Aidez-vous d’un outil qui automatise et dématérialise l’ensemble du processus de vos missions et états de frais

Réduction des saisies avec Notilus

Gagnez 50 % de temps sur processus d’états de frais

Fluidifiez vos processus internes et externes.

Augmentez votre productivité avec Notilus

Suivez tous vos budgets et engagements

Gérez les mandats et liquidations de dépenses

Satisfaction des collaborateurs grâce à Notilus

Facilitez votre pilotage et votre prise de décision

Connecté avec 40 organismes financiers

Valorisation des ordres de missions

Qu’il s’agisse d’un ordre de mission ponctuel ou d’un ordre de mission permanent, notre offre InOne le logiciel de gestion des déplacements vous permet de saisir, contrôler et approuver les demandes de déplacements. 

Calculez le coût prévisionnel du déplacement

L’agent renseigne simplement les dates et destinations de sa mission et la solution calcule le type, le nombre et le montant des indemnités journalières associées.

InOne détermine également le plafond des avances autorisées et permet de soumettre une demande de mission complète et valorisée.

Les approbateurs valident alors le bien-fondé du déplacement tout en s’assurant de la disponibilité des crédits et de l’engagement budgétaire (GBCP).

Connectez votre agence de voyage

Connecté à un outil de réservation en ligne (SBT) ou à une agence de voyage, InOne offre également la possibilité de réserver vos transports et hébergements. La mission est automatiquement mise à jour sans saisie de la part de l’agent et lors de la validation de la mission par le responsable, la commande est transmise à l’agence.

calcul indemnites journalieres

Dématérialisation des notes de frais

Les informations de la mission sont récupérées pour pré-remplir les états de frais associés. L’agent n’a plus qu’à joindre ses justificatifs et compléter la liste des dépenses avec d’éventuels frais additionnels. Une fois validé, l’état de frais est envoyé dans le SI pour sa liquidation.

note de frais gestion des tournees

Gérez vos tournées

Lorsqu’ils effectuent des déplacements récurrents, les agents utilisant leur véhicule personnel, pour raison de service ou pour convenance, peuvent enregistrer leurs itinéraires et les réutiliser afin de gagner du temps et percevoir le remboursement des indemnités kilométriques sur la base du barème fiscal ou du barème kilométrique SNCF.

Combinées avec l’api ViaMichelin, les distances sont calculées automatiquement pour une saisie des frais encore plus rapide et sans risque d’erreur.

Participez à un webinar

Découvrez en 30 minutes chrono tous les avantages de la gamme InOne, offre dédiée aux notes de frais de la fonction publique.

Réconciliation des factures

L’intégration des relevés d’opérations de vos fournisseurs dans InOne permet à l’ordonnateur de réconcilier simplement les factures avec les commandes au travers des ordres de mission pour attester du service fait.

InOne contrôle les devis validés dans les ordres de missions et met en exergue les factures comportant des écarts de montant significatifs. Ainsi, seules les factures en anomalie nécessitent un contrôle attentif, les autres factures correspondant à la commande validée.

En cas de contentieux, InOne permet un suivi des factures en litige ainsi que l’intégration et le rapprochement des avoirs permettant la liquidation de la facture.

reconciliation des factures

La mobilité : partout, tout le temps !

L’application mobile permet aux approbateurs de valider les missions à tout moment et aux agents d’enregistrer leurs dépenses à la volée, sans attendre la fin de la mission et sans risquer de perdre les justificatifs.

OCR

Numérisez vos justificatifs

L’application mobile (iPhone/Android) de InOne permet au voyageur de consulter la feuille de route de son ordre de mission et de saisir ses dépenses au gré de ses déplacements.

Grâce à la reconnaissance de caractères (OCR), les justificatifs de dépenses pris en photo alimentent automatiquement l’état de frais et le document numérisé est attaché à la dépense pour en faciliter le contrôle et la liquidation.

Lors de la validation de l’état de frais, la certification des justificatifs permet l’archivage à valeur probante de ces documents avec nos partenaires Certeurope et Arkhinéo.

Plus de 1 500 entreprises
font confiance à Notilus

Joël WAUTERS
Joël WAUTERSResponsable de domaines comptables
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"Ce fut une révolution quand on a demandé aux collaborateurs de saisir eux-mêmes leurs notes de frais. Les gains de temps sont significatifs en regard du temps qu’il faudrait passer en cas de contrôle URSSAF."
Jean-Jacques HUGUET
Jean-Jacques HUGUETTravel Manager
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"Les coûts agence de voyage ont pu être réduits de 5%. Les données sont centralisées, aussi nous gagnons énormément de temps grâce à la saisie automatique des factures."
Nicolas DESHAIRES
Nicolas DESHAIRESGestionnaire de flotte
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"Les saisies sont allégées, nous avons une bien meilleure vision de notre parc de véhicules."
Jean-Michel MORIN
Jean-Michel MORINResponsable comptable
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"Politique voyage harmonisée, 95 % de taux de réservation online, gain de productivité… : succès du projet Travel and Expense chez Gattefossé"
Thierry DRONNIER
Thierry DRONNIERD.S.I
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"Les collaborateurs ont gagné en temps et en productivité. Les managers apprécient la suppression du papier. Le ROI de ce nouveau process est de 3 mois. "
Bernard LOUIS
Bernard LOUISGestionnaire applicatif
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"Notilus a permis sur différents plans d’améliorer notre traitement des déplacements et des états de frais. Il nous a permis de réduire les délais de validation des missions."
Jean Marc PIAT
Jean Marc PIATDSI adjoint
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"La mise en place d'une solution telle que Notilus correspond à une maturité de l'entreprise, elle structure le process "
Valia DELAMARE
Valia DELAMAREChef de projet à la DSI
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"Process accéléré, remboursements plus rapides, reporting et audit facilités. Satisfaction du projet qui fait l'unanimité"
Jean-Jacques CATHERINE
Jean-Jacques CATHERINEDirecteur Administratif et Financier & Statistiques
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"Je suis ravi de la collaboration avec l’équipe Notilus, désormais, l'outil nous accompagnera tout au long de notre croissance."
Estelle CAMUSARD
Estelle CAMUSARDTravel Manager
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"L'ergonomie et la convivialité de Notilus sont évidentes."
Jean-Charles COUSINOU
Jean-Charles COUSINOUChef comptable
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"Au bout d'un mois, tous les collaborateurs étaient unanimes sur la souplesse et la simplicité d'utilisation. Nous sommes passés de 18 à 4 jours de traitement."
Patricia MANDRILLION
Patricia MANDRILLIONResponsable service Achats et Immobilier
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"Notre budget voyage annuel a baissé de 200 000€. Le délai de remboursement est passé de 3 semaines à 5 jours."
Fabien MOREL
Fabien MORELDirecteur Finance France
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"La solution Notilus est apparue plus structurée et plus attrayante que la concurrence. Les équipes Notilus ont été très disponibles et patientes tout au long du processus."
Nadège FERNANDES
Nadège FERNANDESCoordinatrice voyage
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"Une gestion simple, optimale et autonome des réservations de nos 8 000 collaborateurs. L'accompagnement a été remarquable."
Marlène CAMUS
Marlène CAMUSComptable
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"La mise en place de Notilus a été synonyme de gain de temps, d'efficacité et de grande simplicité."
René ALLIROT
René ALLIROTResponsable Comptable
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"Le projet Notilus a vraiment allégé le travail de gestion et de saisie des notes de frais. »
 Claude Lelièvre
Claude LelièvreCorporate Travel Manager
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"Une ligne d'action claire, ferme, durable mais également modulable. La bonne solution au bon endroit, au bon moment."

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