Comment gérer vos missions et états de frais ?

Le décret du 3 juillet 2006 fixe les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des agents du secteur public.

Notilus InOne, le logiciel de gestion des états de frais s’inscrit dans une démarche de dématérialisation du secteur public initié par l’Etat en proposant la digitalisation des documents et

Notilus a permis sur différents plans d’améliorer notre traitement des déplacements et des états de frais. Il nous a aussi incité à améliorer notre organisation interne notamment au niveau de notre workflow et ainsi de réduire les délais de validation des missions.
Découvrez leur expérience

Témoignage client notilus - lille métropole

La métropole de Lille

Bernard Louis – Gestionnaire applicatif

Notre logiciel de gestion pour missions et états de frais

Pour faciliter l’application du décret du 3 juillet 2006, Notilus InOne, l’offre dédiée au secteur public, vous propose de gérer les demandes de missions et le traitement des frais de gestion des personnels civils de l’état.

Comment gérons nous vos états de frais ?

Les informations des missions sont récupérées automatiquement pour y associer l’état de frais. Après une simple photo de vos dépenses et grâce à l’OCR, celle-ci se remplit toute seule ! Fini les erreurs de saisies.

Notilus InOne va encore plus loin et vous permet de réconcilier simplement vos factures fournisseurs avec les commandes en lien avec les ordres de missions afin de connaître le coût complet de la mission.

Solution 100% française, certifiée ISO 27001 et conforme RGPD.

Pour quelles raisons utiliser un logiciel pour états de frais ?

Aidez-vous d’un outil qui automatise et dématérialise l’ensemble du processus de vos missions et états de frais

Gagnez 50 % de temps sur processus d’états de frais

Fluidifiez vos processus internes et externes.

Suivez tous vos budgets et engagements

Gérez les mandats et liquidations de dépenses

Facilitez votre pilotage et votre prise de décision

Connecté avec 40 organismes financiers

Notilus est l’unique solution de gestion des dépenses et voyages professionnels certifiée ISO 27001. Notilus c'est la garantie d'une sécurité des données optimale.

Notilus est une solution reconnue pour son efficacité. Parmi nos fidèles clients, des conseils régionaux (Occitanie, PACA), des conseils départementaux (Manche, Côte d'Armor, Creuse), l'ADEME, l'ONERA, le BRGM, l'INRAP, l'Ecole des Ponts et Chaussées et bien d'autres encore.

Notilus est un outil flexible, sa mise en place est rapide et facile. L’outil s’adapte à votre ERP existant, de plus nous sommes sur tous les supports (ordinateur, mobile et tablette).

Notilus avec ses 20 ans d’expertise, est une ETI qui partage les mêmes problématiques que vous. Un savoir-faire évolutif qui nous permet d’innover et d’anticiper vos besoins.

Valorisation des ordres de missions

Qu’il s’agisse d’un ordre de mission ponctuel ou d’un ordre de mission permanent, notre solution Notilus InOne le logiciel de gestion des déplacements vous permet de saisir, contrôler et approuver les demandes de déplacements.

L’agent peut ainsi initier une demande de mission en spécifiant l’objet de son déplacement, les dates du voyage ainsi que sa destination. Grace à ces informations, notre solution calcule automatiquement le nombre et le montant des indemnités de mission dues à l’agent en se basant sur les taux de chancellerie et les frais de missions. L’utilisateur peut également compléter sa demande en saisissant des frais et/ou des factures prévisionnelles ainsi que des demandes d’avances de façon à soumettre une demande de mission valorisée. Les approbateurs peuvent ainsi valider le bien-fondé du déplacement tout en s’assurant simplement de la disponibilité des crédits et de l’engagement budgétaire.

Intégrez votre workflow de validation

Le circuit de validation vous permet, dans l’application, d’obtenir l’ensemble des approbations nécessaires auprès des différents responsables concernés (supérieur hiérarchique, ordonnateur…) de façon totalement digitale. L’application mobile présente aux approbateurs toutes les informations dont ils peuvent avoir besoin pour traiter la demande où qu’ils soient.

Connectez votre agence de voyage

Connecté à un outil de réservation en ligne (SBT) ou à une agence de voyage, Notilus InOne offre également à l’utilisateur la possibilité de réserver les transports et hébergements, afin d’alimenter et valoriser automatiquement sa demande de mission.

La validation de l’ordre de mission permet alors d’officialiser la commande des prestations réservées auprès de l’agence de voyage. La facture peut ensuite être importée dans Notilus InOne afin d’être automatiquement réconciliée avec l’ordre de mission correspondant.

Contrôle du budget

Contrôle de disponibilité du budget, autorisations d’engagement, crédits de paiement… avec Notilus InOne la valorisation des ordres de missions et la liquidation des états de frais et des factures vous permettent de suivre en temps réel l’état de votre budget voyage et frais de déplacements en conformité avec le décret GBCP

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Découvrez en 30 minutes chrono tous les avantages de la solution Notilus InOne, offre dédiée au secteur public et à leurs états de frais.

Dématérialisation des états de frais

L’état de frais permet à l’agent de déclarer les indemnités de mission réellement dues, rectifier si nécessaire les frais prévisionnels et compléter la liste des dépenses avec d’éventuels frais additionnels.

L’ensemble des informations de l’ordre de mission sont utilisées afin de générer l’état de frais et permettre à l’utilisateur de faire de cette étape une simple formalité. En effet, plus la demande de mission est précise et plus la saisie de l’état de frais est simplifiée et automatisée. Des contrôles de cohérence par rapport à l’ordre de mission et aux autres états de frais de l’agent permettent de limiter les erreurs / les fraudes et d’optimiser le traitement des frais de gestion.

Interfacez vos outils de comptabilité

Notilus InOne est interfacé avec de nombreux outils de comptabilité et de paie pour éviter la ressaisie des informations et le risque d’erreur lors de la liquidation : état liquidatif des frais de déplacement, transmission des pièces justificatives (XéMéLios), fichier de virements (SEPA), décompte des titres de restauration, etc.

Numérisez vos justificatifs

L’application mobile (iPhone / Android) de Notilus InOne permet au voyageur de consulter la feuille de route de son ordre de mission et de saisir ses dépenses au gré de ses déplacements. Grâce à la reconnaissance de caractères (OCR), les justificatifs de dépenses pris en photo alimentent automatiquement l’état de frais et le document numérisé est attaché à la dépense pour en faciliter le contrôle et la liquidation.

Gérez vos tournées

Les agents utilisant leur véhicule personnel, pour raison de service ou pour convenance, afin de réaliser des déplacements récurrents peuvent enregistrer leurs itinéraires pour gagner du temps et percevoir le remboursement des indemnités kilométriques sur la base du barème fiscal ou du barème kilométrique SNCF.

Réconciliation des factures

L’intégration des relevés d’opérations de vos fournisseurs dans Notilus InOne permet à l’ordonnateur de réconcilier simplement les factures avec les commandes au travers des ordres de mission pour attester du service fait.

Notilus InOne contrôle les devis et met en exergue les factures comportant des écarts de montant significatifs. Ainsi, seules les factures en anomalie nécessitent un contrôle attentif, les autres factures correspondant à la commande validée.

Suivi des litiges

En cas de contentieux, Notilus InOne permet un suivi des factures en litige ainsi que l’intégration et le rapprochement d’avoir éventuel permettant la liquidation de la facture.