Témoignage NOTILUS de NRJ GROUP

Satisfaction du projet Notilus au sein d’NRJ qui fait l’unanimité auprès des utilisateurs et administrateurs du groupe audiovisuel.

client notilus-nrj-group

Le groupe

Créé en 1981 avec la naissance de la radio NRJ, NRJ GROUP est l’un des principaux groupes de média privés français et un acteur international implanté dans 22 autres pays.

En France, le Groupe est leader sur le marché privé de la radio (NRJ, Chérie FM, Nostalgie, Rire et Chansons) et l’un des nouveaux acteurs du marché de la Télévision (4 chaines). Le Groupe est également un acteur grandissant du marché de la diffusion hertzienne à travers sa filiale TowerCast, 2ème opérateur sur le marché français de la diffusion.
NRJ GROUP exerce les métiers d’éditeur, de producteur, de diffuseur et assure la commercialisation de ses propres espaces média.

Contexte et enjeux

Plusieurs constats sont à l’origine de la réflexion de mise en place d’une solution d’automatisation du process de gestion des notes de frais. Les 700 personnes concernées par les frais tous les mois les saisissent sous Excel. La décision d’optimiser ce process a pour objectif de :

  • Garantir la bonne application des règles de remboursement
  • Faciliter le process du fait de la délocalisation des collaborateurs: au lieu des flux papiers par courrier postal, qui entraînent lenteur et perte de documents.
  • Améliorer la visibilité des collaborateurs sur ce qu’est devenue leur note, sur les écarts entre leur note initiale et le remboursement qu’ils reçoivent.
  • Assurer le remboursement des notes de frais dans un délai plus court.
  • Piloter les dépenses via des reportings.

Cahier des charges

La solution retenue devait répondre à plusieurs critères :

  • Multi sociétés, donc intégrer plusieurs directions comptables.
  • Gérer les plafonds (sur un type de frais, sur l’ensemble des frais mensuels pour certaines populations).
  • Intégrer un workflow de validation complexe (multi branches, validation de frais par personnes de sociétés différentes), et pouvant se modifier facilement.
  • Interfaçage avec SAP et HYPERVISION (ADP GSI)
  • Solution possible en mode intranet

Le choix Notilus

Plusieurs aspects de l’offre Notilus nous ont séduits :

  • Ergonomie : de nombreux collaborateurs sont en région, isolés. Pas de formation individuelle à prévoir.
  • Extrême souplesse de paramétrage, solution adaptable à notre contexte multi société.
  • Autonomie sur le paramétrage, en particulier sur les mises à jour du workflow

Les étapes majeures du projet

La mise en oeuvre du projet démarre en 2010. Le projet est piloté par la DSI en partenariat avec les directions comptables. Le module Expense est implémenté (paramétrage et interfaces) en 3 mois sur des sociétés pilotes dans un premier temps. Le déploiement du reste du groupe est effectué en 8 mois. Une interface Provisions est mise en place.

Bénéfices de la nouvelle organisation

La fiabilité du process des notes de frais apportée par le projet Notilus séduit les acteurs de l’entreprise à plusieurs niveaux :

  • La Direction Générale est satisfaite de la bonne application des règles de remboursement, de la conformité du workflow de validation et de la précision des natures des dépenses.
  • Le Service Administratif ne ressaisie plus les frais dans l’outil comptable, ce qui évite les erreurs de comptes. Les fichiers pour l’établissement des paiements n’ont pas à être retraités et les provisions sont précises.
  • Les collaborateurs peuvent désormais suivre l’état de leurs notes de frais et du remboursement (suivi et historique).

Le process est accéléré, en particulier pour les managers et pour la direction financière. Les remboursements sont effectués dans des délais plus courts.
Enfin, le reporting et l’audit sont fortement facilités pour l’interne et les commissaires aux comptes.

Perspectives d’évolution

La satisfaction du projet nous incite à aller plus loin dans la démarche et étendre le périmètre de la solution Notilus.

Les évolutions apportées par Notilus 2012 vont nous permettre une meilleure récupération de la TVA et nous sommes actuellement en train d’étudier la mise en place du module Notilus Travel pour intégrer le process de déplacement de bout en bout : avant pendant et après le voyage de nos collaborateurs.

Enfin, la gestion de notre flotte de véhicules via Notilus est également à l’étude.