Témoignage NOTILUS d’ATOL

« La mise en place d’une solution informatique telle que Notilus correspond à une maturité de l’entreprise : elle structure un process… »

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L’entreprise

Fondée en 1972, l’enseigne d’opticiens et de distribution d’équipement à la vue (lunettes, lentilles) ATOL est la 3ème enseigne française en termes de notoriété, et nombre de points de vente et 4ème terme de chiffre d’affaires (350 M€ en 2012). Elle emploie 210 collaborateurs répartis sur 2 sites. ATOL est la seule enseigne certifiée ISO 9001 et 14001 sur son marché.

Problématique d’origine/Enjeux

Les « consommateurs » de notes de frais chez ATOL sont les chargés d’expansion (recrutent des magasins), les opticiens animateurs (garants de la mise en œuvre de la communication institutionnelle dans les magasins) et les managers. 70 nomades sont donc concernés par le sujet des notes de frais.

Plusieurs raisons ont incité Jean-Marc Piat, Directeur Adjoint des SI, à mettre en place une solution d’automatisation du process de gestion des notes de frais :

  • Circuit de validation trop lourd à tous les niveaux : collaborateur, n+1, contrôle de gestion et Direction Générale,
  • Délai de remboursement très long pour les « grands voyageurs » qui s’élève parfois à un mois et demi pour le remboursement des frais,
  • Temps de traitement trop long.

A l’origine du projet, JM Piat a dérogé au principe en vigueur au sein de la société ATOL qui est de développer les outils en interne. « Cette solution aurait été difficile à maintenir malgré les 36 personnes qui travaillent au sein de la DSI, compte tenu des évolutions juridiques permanentes qui touchent le secteur des frais professionnels ». JM Piat privilégie alors le choix d’une solution métier externe.

Le choix Notilus

Séduit par Notilus, JM Piat n’a pas véritablement fait d’étude concurrentielle : « J’ai eu l’occasion d’échanger avec des clients et des utilisateurs Notilus au Forum DIMO, un événement institutionnel organisé annuellement par DIMO Software, éditeur de Notilus. Ils m’ont apporté leur retour d’expérience sur la mise en place et l’utilisation de Notilus. Ils m’ont livré leur analyse des produits concurrents de Notilus et m’ont fait part des raisons de leur choix pour cette solution. Finalement, ce sont les clients qui m’ont vendu la solution ! »

Les 3 raisons de mon choix :

  • Coût de la solution
  • Ergonomie
  • Excellent retour des clients

Processus de mise en oeuvre

En concertation avec le DAF, JM Piat a constitué un dossier afin de le présenter au Directeur Général (coût, ROI, consultation auprès des commerciaux). « Après acceptation du projet, nous nous sommes fixé comme objectif d’être opérationnel en janvier 2009. Je me félicite de la tenue du calendrier, les délais ont été respectés ».

  • L’installation s’est faite au cours du dernier trimestre 2008,
  • Un consultant DIMO Software a formé une dizaine de personnes (utilisateurs clés, qui ont eux-mêmes formé les équipes ATOL,
  • Décembre 2008 (1 mois) : mise en oeuvre de Notilus auprès d’un groupe pilote constitué de 3 personnes (Directeur commercial,
  • Directeur commercial adjoint, Directeur animation pour les opticiens animateurs),
    Déploiement en janvier 2009.

Bénéfices de la nouvelle organisation

Au niveau de l’entreprise

    • Gain de temps
    • Respect de la politique de remboursement. « Les règles ont été repensées et formalisées à l’occasion de la mise en place de Notilus, puis elles ont été intégrées dans la solution »,

Au niveau des utilisateurs finaux

    • Gain de temps
    • Satisfaction de la part des collaborateurs qui sont remboursés plus rapidement et ont la possibilité de tracer la note de frais et connaître son statut dans le traitement. Avant la mise en place, le processus était long et peu fiable. « Par l’utilisation de Notilus, le collaborateur a acquis un réel effort ».

« La mise en place d’une solution informatique telle que Notilus correspond à une maturité de l’entreprise : elle structure les process, supprime le papier. Aujourd’hui, Notilus est un avantage que je mets en avant vis-à-vis des nouveaux collaborateurs ! ».