Vous avez des questions sur l’implémentation de Notilus au sein de votre entreprise ?
Découvrez notre FAQ répondant à vos interrogations sur la mise en place de la solution.
Pour toute autre demande de renseignements, contactez-nous !

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Mise en oeuvre de Notilus

Puis-je tester votre solution ?

Le risque d’essayer Notilus c’est de l’adopter immédiatement, et comme nous sommes joueurs, nous proposons à nos futurs clients de prendre ce risque.
Nous mettons à disposition de nos futurs clients une base de démo qu’ils peuvent tester pendant quelques jours.

Dois-je rédiger un cahier des charges ?

L’idéal est effectivement de rédiger un cahier des charges en amont de votre projet.
Si toutefois vous n’êtes pas inspirés, nous sommes en mesure de vous accompagner dans cette démarche.
Nous proposons des prestations d’audit et d’accompagnement dans la définition de vos besoins et dans la rédaction de votre cahier des charges.

Y a-t-il un nombre de collaborateurs minimum pour mettre en place Notilus ?

La souplesse de Notilus permet de l’adapter aussi bien à des structures de 25 collaborateurs qu’à des multinationales de plusieurs dizaines de milliers.

Quel peut être mon R.O.I sur le projet ?

La mise en œuvre de Notilus permet un retour sur investissement rapide et garanti. Il peut varier de quelques semaines à quelques mois selon d’où vous partez évidemment.
Généralement, nos clients bénéficient d’un retour sur investissement allant en moyenne de 3 à 6 mois.

Collaborateurs

Mes collaborateurs ont-ils besoin d’une formation ?

Dans le cadre de la mise en œuvre de Notilus et à titre de transfert de compétence, nous proposons des formations aux utilisateurs clés et/ou à des formateurs internes.
Par ailleurs, nous mettons à disposition de nos clients des guides utilisateurs en complément de l’aide en ligne qui est disponible par défaut dans l’application. Néanmoins, Notilus est réputé « enfantin » à utiliser. Chacune des pages de Notilus a été pensée de manière à ce qu’aucun doute ne soit permis quant à l’action attendue de l’utilisateur.
Le contenu des pages ainsi que la succession de celles-ci sont très simples et intuitifs. L’utilisateur est réellement guidé du début à la fin du processus.

Est-ce que mon collaborateur peut utiliser Notilus en situation de mobilité ?

Bien entendu, l’application mobile Notilus permet à son utilisateur de se connecter n’importe où et de traiter ses notes de frais à tout moment.
La validation des demandes de voyages et des frais par le gestionnaire est également possible en mobilité.

Est-ce que ma carte affaires est compatible avec Notilus ?

La grande majorité de nos clients utilise des cartes affaires, aussi appelées cartes corporate, qu’elles soient à débit entreprise ou à débit collaborateur. Les dépenses issues des cartes affaires sont disponibles automatiquement dans Notilus, au jour le jour, et il leur suffit alors de 2 clics pour faire leur note de frais puisque la plupart des informations sont déjà renseignées.
Nous intégrons en standard et de manière sécurisée une quarantaine de formats bancaires, français et étrangers, directement depuis votre banque, via un protocole EBICS.

Services administratifs et financiers

Est-ce que je suis autonome dans la gestion de la solution ?

Ce qui caractérise DIMO Software c’est son savoir-faire dans l’accompagnement de ses clients pour la mise en œuvre et l’adoption de ses solutions.
Notilus a été conçu dans le but de favoriser l’autonomie des administrateurs dans leur gestion au quotidien et sur le long terme de la solution.
Nous sommes d’ailleurs régulièrement surpris d’apprendre que certains de nos clients ont déployé Notilus dans plusieurs pays dans le monde sans même nous avoir sollicité au préalable.
En complément, pour les clients qui souhaitent bénéficier de notre expérience et notre savoir-faire, nous proposons une offre d’accompagnement sur-mesure pour le déploiement de la solution sur leurs entités en France ou à l’étranger.

Est-ce que Notilus gère ma politique de remboursement et de voyages ?

Vous pouvez définir directement le cadre de vos politiques de remboursement et de voyages dans Notilus.
Un circuit de validation (workflow) guidera vos collaborateurs dans la réalisation de leur ordre de mission ou de leur note de frais.
Leurs choix seront partiellement validés en fonction de vos critères, avant envoi au gestionnaire pour validation définitive.

Quelle est la flexibilité du circuit de validation dans Notilus ?

En 20 ans d’expérience, nous avons enrichi le circuit de validation des notes de frais de tellement de fonctionnalités que nous pouvons nous adapter à toutes les complexités des plus grands groupes internationaux, et à toutes vos particularités. Le tout en restant visuel, graphique et souple : un de nos points forts !

Puis-je analyser l’ensemble des dépenses liées aux déplacements de mes collaborateurs ?

Que ce soit pour les voyageurs, le contrôle de gestion ou les valideurs hiérarchiques, Notilus propose des tableaux de bord et des états standard, mais aussi la possibilité de créer les rapports qui vous correspondent.
En rapprochant factures et frais, les analyses vous permettent de piloter l’ensemble des dépenses liées aux déplacements : le coût total des frais engagés, par service, projet, client, établissement…, voire par personne, est disponible en un clic.

Notilus gère-t-il les paiements et les virements ?

Notilus permet de générer les écritures comptables des paiements, mais aussi d’exporter automatiquement les ordres de virements des frais professionnels directement depuis Notilus, ce qui garantit un remboursement rapide de vos salariés.

Questions techniques

Mes données sont-elles hébergées en Europe ?

Nous hébergeons vos données dans un data-center privé certifié ISO 27001.
Le site principal est situé en région Lyonnaise et aucune donnée n’est hébergée en dehors du territoire français.

Puis-je connecter Notilus à mon ERP ?

Historiquement, notre cœur de métier est l’intégration comptable des notes de frais. A ce jour, Notilus est interfacé avec plus de 70 systèmes d’information différents comme SAP, Oracle, Sage, ou Microsoft Dynamics parmi tant d’autres.

Nous traitons aussi bien les interfaces en entrée (RH, centres de coût, code projet, cours du change, véhicules, frais CB, factures fournisseurs…) que les interfaces en sortie (notes de frais, avances, paiement, virement, frais généraux…).

Et nous avons la capacité de vous proposer des interfaces standard si vous avez les ressources et les compétences nécessaires pour les traiter ou des interfaces sur-mesure si vous préférez, pour une solution clés en main.

Puis-je dématérialiser mes justificatifs sans risque fiscal ?

Il convient d’abord de préciser ce qu’on entend par dématérialisation des justificatifs : on parle de dématérialisation lorsque le document est émis directement au format électronique, ce qui n’est pas le cas des justificatifs de frais. Lorsque l’original du document est établi sur support papier et sauvegardé en format électronique, on parle alors de numérisation, ou digitalisation du document.

Notilus propose depuis plus de 10 ans à tous ses clients la numérisation des justificatifs. En Espagne, Notilus est déjà homologuée par l’Hacienda, l’administration fiscale espagnole, depuis plus d’un an : nos clients espagnols ne sont donc plus tenus d’archiver les justificatifs papier.

En France, ce n’est pas si simple… Beaucoup d’entreprises pensent, à tort, que l’arrêté du 22 mars 2017, qui permet la numérisation des factures, signe aussi la fin du papier pour les justificatifs de frais professionnels. Or, cet arrêté est strictement limité, justement, aux factures. L’URSSAF admet clairement les copies numérisées. Côté administration fiscale, pas de cadre juridique spécifiquement applicable à la numérisation des justificatifs de frais professionnels :  les entreprises qui choisissent de ne pas conserver les documents originaux prennent donc pour le moment un risque non négligeable en cas de contrôle.

Heureusement, nous avons pris les devants et engagé les démarches pour faire certifier Notilus en tant que solution de digitalisation conforme avec les préconisations du Parlement et du Conseil européen. De plus, dans quelques mois, l’offre Notilus sera aussi complétée d’une solution d’archivage à valeur probante, ce qui permettra à nos clients d’avancer dans leur politique « Zéro papier », écologique et économique, en toute sécurité !

Quelles sont les langues disponibles sur Notilus ?

Nous avons 6 langues standard livrées avec Notilus : Français, Espagnol, Anglais, Italien, Allemand, « Néerlando-flamand ».
Pour les langues non standard, plusieurs options sont disponibles.