Simplifiez votre gestion des notes de frais avec Notilus Expense

Avec le module Notilus Expense, édité par DIMO Software, le collaborateur saisit rapidement et simplement sa note de frais. Le logiciel vous permet d’orchestrer tout le processus lié à la gestion des notes de frais.

En utilisant l’application mobile de Notilus Notes de frais, vous accompagnez le collaborateur partout, à tout moment et facilitez la gestion des dépenses professionnelles.

Grâce à l’OCR, plus besoin de remplir la date, ni la nature ni même le montant lors de la création de vos notes de frais !

gestion deplacements professionnels

LES + DE NOTILUS EXPENSE

  • Application mobile pour créer ses notes de frais en mobilité
  • Technologie OCR : reconnaissance automatique du la nature de la date et du montant de la note de frais
  • Dématérialisation des notes de frais : avec un archivage à valeur probante
  • Vérification automatique des pièces justificatives (GED)
  • Automatisation des contrôles
  • Workflow complet de validation des notes de frais
  • Récupération de la TVA
  • Génération des paiements (connectés avec plus de 40 banques et organismes financiers)
  • Comptabilisation sans ressaisie de l’ensemble des pièces en comptabilité générale et analytique
  • Interface avec le système d’information de l’entreprise (ERP)

VOS BÉNÉFICES

  • Augmentez votre productivité
  • 0 papier, 0 saisie
  • Réduisez vos coûts : 70% d’économies sur le traitement des notes de frais
  • Gagnez en visibilité sur l’ensemble des dépenses liées aux déplacements professionnels
  • Assurez la satisfaction de vos collaborateurs en divisant par 2 les délais de remboursement
  • Améliorez de 90% le respect de votre politique de remboursement
  • Gagnez en fiabilité en évitant les erreurs de saisie des notes de frais
gestion deplacements professionnels

Dématérialisez vos notes de frais

Notes de frais archivage à valeur probante

Grâce au partenariat avec CDC Arkhinéo, ne vous encombrez plus des justificatifs papiers !

Supprimez en toute sécurité vos formats papiers des justificatifs et n’archivez que la copie numérique avec la certification d’archivage à valeur probante.

Fini la conservation du format papier des notes de frais.

Nous proposons plusieurs solutions de « dématérialisation des justificatifs » adaptées à votre besoin.

Vos notes de frais se créent toutes seules !

Encore plus de simplicité et de facilité pour les utilisateurs avec la reconnaissance intelligente des caractères (OCR).

Depuis son smartphone, il suffit de prendre en photo le justificatif. Plus besoin de remplir ni la date, ni la nature, ni même le montant, Notilus s’occupe de tout.

Faire sa note de frais devient simple et rapide !

Notes de frais OCR

Notilus Expense, l’allié du service Financier

ordre de mission

Faites respecter votre politique de remboursement

La souplesse de paramétrage de Notilus permet d’intégrer toutes vos règles de remboursement et spécificités (barèmes kilométriques, barème fiscal, alerte, réel plafonné ou forfait). Les collaborateurs sont guidés dans la réalisation de leur note de frais en toute simplicité.

Facilitez la récupération de la TVA

Les économies réalisées grâce à l’automatisation de la récupération sont très importantes et augmentent significativement le ROI de Notilus. La finesse de paramétrage de Notilus permet de récupérer très simplement et rapidement la TVA. Le collaborateur saisit sa note de frais sans se préoccuper de la TVA, calculée automatiquement par Notilus. Les erreurs de TVA sont réduites. Le service comptable a tous les moyens nécessaires pour contrôler et compléter si besoin.

notes de frais
organisation déplacement professionnel

Soyez prêt pour vos audits de conformité

Les règles de remboursement et de politique voyages, la récupération de TVA, les workflows de validation sont intégrés dans Notilus et rationalisent tous les processus liés aux notes de frais et aux déplacements de vos collaborateurs. Ainsi, les auditeurs internes ou externes retrouvent facilement l’information à contrôler.

NOS RÉFÉRENCES NOTILUS EXPENSE
  • « Notre budget voyage annuel (1,4M€) a baissé de 200 000€. La mise en place de Notilus nous a permis :

    – L’intégration d’un workflow
    – Un meilleur encadrement
    et une meilleure lisibilité des dépenses

    – La maîtrise des coûts
    – L’économie d’un poste à temps plein au service comptable
    Un délai de remboursement rapide »

    Extrait du témoignage de Patricia Mandrillon, Responsable service Achats & Immobilier et de Catherine Vani-Treanton, Chargée de qualité.

  • Se mettre en phase avec les nouvelles technologies pour optimiser et rationaliser le process global de gestion des voyages d’affaires : tel était le point de départ de la réflexion du Groupe AFNOR.

    Le chef de projet DIMO Software a effectué un travail remarquable tant en termes d’analyse, de paramétrage et de tests. L’accompagnement DIMO Software a été primordial dans la réussite de ce projet que j’abordais avec appréhension. Disponibilité, pédagogie, professionnalisme, écoute et patience sont autant d’atouts qui caractérisent le chef de projet Notilus.
    Extrait du témoignage de Marie-Lise Hennere, Responsable du pôle accueil réunions et voyages