Notilus InOne répond aux attentes et aux spécificités du secteur public et des comptes assimilés

  • Garantie de la protection et de la confidentialité des données
  • Société et solution 100% française, les données sont protégées par la loi française
  • Dématérialisation des états de frais : Interface Xémélios standardisée (homologation par la DGFIP)
  • Disponible en mode achat (Intranet) ou location (mode SaaSCloud privé hébergé en France)
  • Application des règles présentes dans les textes et décrets en vigueur
  • Intégration des barèmes de mission et des taux de chancellerie du MINEFI pour les déplacements en France et à l’étranger

L’offre Notilus InOne accompagne l’agent tout au long de son déplacement : ordre de mission, gestion automatique des frais et l’intégration des factures.

gestion deplacements professionnels

LES + DE NOTILUS InOne

  • Une offre sur-mesure dédiée pour le secteur public : mission, état des frais, facture pour une meilleure visibilité sur vos budgets et engagements
  • Workflow complet de validation
  • Comptabilisation sans ressaisie de l’ensemble des pièces en comptabilité générale et analytique
  • Solution 100% française, choisie par les plus grandes institutions
  • Connecté avec plus de 40 banques et organismes financiers

Vos bénéfices

  • Gagnez 50% de temps sur votre gestion et votre contrôle des états de frais
  • Fluidifiez vos processus internes et externes
  • Suivez vos budgets et engagements
  • Gérez les mandats et les liquidations de dépenses
  • Facilitez votre pilotage et votre prise de décision
gestion deplacements professionnels

Détail des fonctionnalités de Notilus InOne

etat de frais notilus

Ordre de mission

Pré-réservation des billets (avion, train, hôtel, location de véhicules)

  • Réservation en ligne et/ou connectée aux outils de l’agence de voyages
  • Intégration des devis dans l’ordre de mission

Valorisation de l’ordre de mission et calcul de l’engagement prévisionnel

  • Calcul automatique des indemnités journalières et gestion des dégrèvements
  • Gestion des frais prévisionnels et des demandes d’avances
  • Devis prévisionnel de l’agence de voyages

Circuit d’approbation de la demande de mission

  • Contrôle de disponibilité du budget (alerte ou blocage en cas de dépassement)
  • Engagement juridique de dépenses et commande des billets lors de la validation

Etats des frais

Alimentation automatique de l’état de frais à partir des données de l’ordre de mission

  • Report des indemnités journalières et des frais prévisionnels
  • Intégration des dépenses réalisées avec une carte affaire ou saisie à l’aide de l’application mobile

Saisie des dépenses complémentaires éventuelles

  • Contrôle de conformité de la dépense avec la politique de remboursement
  • Gestion des règles de remboursement aux frais réels, réels plafonnés, forfaits,…
  • Barèmes kilométriques selon la puissance fiscale du véhicule utilisé ou équivalences SNCF 1ère et 2nde classes

Numérisation des justificatifs par l’agent ou un centre d’aide par le travail (type ESAT)

Circuit d’approbation de la demande de remboursement

  • Contrôle de cohérence avec l’ordre de mission et gestion d’alertes
  • Imputation des avances octroyées et gestion des trop perçus
  • Mandatement ou liquidation de la dépense

Actualisation de la consommation budgétaire (réelle/prévisionnelle)

etat de frais notilus expense
etat de frais notilus invoice

Factures

Intégration des relevés d’opérations des cartes logées

  • Réconciliation automatique des factures et de l’ordre de mission
  • Détection des écarts éventuels entre le devis prévisionnel et la facturation réelle
  • Contrôle de l’application des frais d’agence négociés

Circuit d’approbation de la demande de remboursement

  • Traitement des anomalies et gestion des avoirs
  • Mandatement ou liquidation de la dépense

Actualisation de la consommation budgétaire (réelle/prévisionnelle)

NOS RÉFÉRENCES

  • « Notilus a permis sur différents plans d’améliorer notre traitement des déplacements et des états de frais. Il nous a aussi incité à améliorer notre organisation interne notamment au niveau de notre workflow et ainsi de réduire les délais de validation des missions »