L’intelligence artificielle et la note de frais

La gestion des notes de frais semble être une des tâches les plus fastidieuses et ennuyeuses des entreprises.
Cependant, au-delà que ce traitement reste l’un des plus chronophages, les entreprises négligent qu’il constitue une source d’économie lorsque ce processus se numérise et s’automatise
Intelligence artificielle et la note de frais simplifiée avec Notilus

La mobilité des notes de frais

Adoptez la technologie dans le processus de traitement de vos notes de frais ! Cela vous permet de faciliter sa création avec la reconnaissance intelligente des caractères et d’embarquer une fluidification de tout le processus de traitement.

Faire appel à une solution qui automatise et simplifie le traitement de vos notes de frais, cela vous fera gagner du temps, de l’argent au service financier mais aussi à l’ensemble de vos collaborateurs

Une note de frais saisie automatiquement...

La reconnaissance optique des caractères, appelée plus communément OCR, quezako ? C’est un procédé informatique qui traduit du texte sur une image (photos, PDF…etc.) en fichier texte. Avec l’aide d’un smartphone, la note de frais est scannée !

La solution embarquée, via une application qui dispose de l’OCR, s’active et là c’est fini. La technologie (différente selon les acteurs) reconnaît la nature (fourniture, taxi, restaurant…), la date et le montant. Il permet même de reconnaître les différentes devises et de différencier la TVA. Le collaborateur gagne en temps et en productivité, mais pas que !

Tous les acteurs sont concernés par cette automatisation de la saisie. Fini la corvée pour le service financier, grâce à l’OCR, il n’a plus à ressaisir des champs erronés.  Un gain de temps et d’argent considérable ! Il faut savoir que chaque note de frais coûte en moyenne 48€ à votre entreprise et une vingtaine de minutes !

Une technologie qui n’assiste pas uniquement l’émetteur de la note de frais ! 

Quand la note de frais se saisie toute seule avec l'intelligence artificielle de Notilus

… pour un traitement de vos notes de frais plus fluide

Pour des processus de notes de frais plus fluides avec Notilus, le logiciel de gestion de vos notes de frais

Vous l’avez compris, la note de frais ne se fait plus uniquement sur ordinateur. L’entrée du mobile pour sa création mais aussi pour le processus qu’elle embarque : la consultation des notes de frais, la validation, le refus, l’état des dépenses…etc. permet de fluidifier l’ensemble du traitement.

Que ce soit le collaborateur ou le manager ou encore un acteur du service financier, peu importe où et peu importe quand, grâce à votre smartphone et la solution note de frais embarquée plus besoin d’attendre pour agir ! Productivité assurée !

Finis les plaintes de vos collaborateursapprenez à optimiser votre politique de remboursement ! 

La « cloudisation » des notes de frais

Une « cloudisation » des notes de frais ? Le Cloud (cloudisation) change le traitement des notes de frais, celles-ci deviennent numériques et leurs données sont centralisées.

Le coût lié à l’archivage « physique » des documents internes n’est pas à négliger. Il faut prendre en compte l’espace dédié et aussi les coûts associés au matériel, aux les charges salariales  et bien d’autres.. mais il ne faut pas négliger les coûts liés à la recherche de la donnée, si bien rangée, et le cas échéant, le coût lié à la rectification… autant dire une grande histoire de coût et de praticité.

Le 0 papier des notes de frais avec l'intelligence artificielle

Le 0 papier des notes de frais, enfin possible grace à la dématérialisation et Notilus

Avec la promulgation de l’arrêté du 22 mars 2017 une possibilité s’ouvre afin de pouvoir numériser les justificatifs papiers et par conséquent de stocker numériquement les originaux. C’est ce qu’on appelle l’archivage à valeur probante. Cependant cet archivage n’est pas à prendre à la légère. Afin d’être sûr de pouvoir adoptez le « 0 papier », il faut s’assurer de s’entourer d’une solution, comme par exemple CDC Arkhineo. Cela vous garantit l’exactitude des données que contiennent les justificatifs et vous permet d’être en conformité avec vos obligations légales, notamment vis-à-vis de l’URSAFF.  

Comment cela se matérialise ? Si vous disposez d’un outil qui vous permet de pouvoir scanner vos notes de frais, couplez-y la possibilité de pouvoir « envoyer » ces scans vers un prestataire d’archivage, qui stockera vos justificatifs pour la durée légale de conservation (en général 10 ans).

À coup sûr le stockage « digitalisé » va permettre une réduction des coûts de stockage au sein de votre entreprise !

Sécurisez et centralisez vos données

Passer vos notes de frais sur le Cloud n’est pas synonyme de perte de donnée ni de perte de sécurité.

Après avoir dématérialisé vos notes de frais, celle-ci doivent être sécurisées à tous les niveaux. Au niveau du prestataire de stockage (cf CDC Arkhineo) mais aussi au niveau de la solution qui centralise vos données. Une certification ISO 27001 est indispensable !

Si un outil centralise l’ensemble des notes de frais de vos collaborateurs dans un seul et même endroit alors vous passez de l’analyse à un outil d’aide à la décision. En effet, si l’ensemble des données sont centralisées, intégrant vos workflow (et en bonus connectée à votre ERP/SIRH ou logiciel comptable), en quelques secondes, il vous sera possible de sortir des reporting, tableaux de bords des dépenses professionnelles filtrées selon vos besoins (par collaborateur/service, par situation géographique, sur une période…etc.). Pour aller plus loin, comparez d’une année à l’autre, analysez les évolutions et prévoyez les tendances de dépenses.

Et ce en temps réel ! C’est l’atout majeur du Cloud, l’instantanéité de la donnée. Accédez en temps réel à vos données peu importe où , peu importe quand !

Sécurisez et centralisez vos données de notes de frais grâce à Notilus

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Aller plus loin...

Dans notre démarche de "mobility management", notre solution Notilus ne s'arrête pas à la simplification de votre traitement des notes de frais. Notre credo est de simplifier tous les processus liés à la mobilité externe de vos collaborateurs : les déplacements professionnels, la gestion de la flotte automobile...

Vous êtes du secteur public ? Conscient de vos spécificités et attentes, nous avons une offre dédiée à vous proposer.

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