Logiciel OCR ou reconnaissance optique de caractères

Expert depuis plus de 25 ans sur le marché, Notilus est entre autres un logiciel de gestion des notes de frais qui utilise la technologie OCR et vous permet de dématérialiser vos justificatifs. Enfin une solution pour une saisie, un traitement, un remboursement des notes de frais et un reporting simplifié !

Qu'est-ce qu'un logiciel OCR ?

Le sigle OCR signifie « Optical Character Recognition » soit reconnaissance optique des caractères. Bien qu’inventée dans les années 1930, cette technologie s’est démocratisée ces 20 dernières années et grandement améliorée notamment grâce à l’intelligence artificielle (IA) et ses multiples possibilités.

Concrètement ce procédé technologique va permettre d’extraire d’une image, d’un document papier, certaines informations. Selon la fiabilité de l’OCR utilisé tout le contenu pourra être extrait de l’image initiale : textes, chiffres, etc. Dans certaines situations les OCR vont même jusqu’à conserver le style du texte (police de caractères, alignements, graisses, soulignages, etc.) L’intérêt de l’OCR est simple, il est de récupérer le contenu automatiquement dans un programme informatique sans devoir le saisir manuellement, en soit convertir des fichiers papiers au format numérique.

Toutes vos questions sur l’OCR

Où est utilisée majoritairement la reconnaissance de texte, comment cela fonctionne, quelles sont les différentes solutions, toutes les réponses à vos questions ci-dessous !

Dans quels secteurs utilisent-on l’OCR ?

La reconnaissance optique des caractères va être utilisée dans pléthore de situations et d’activités dont il est compliqué de dresser une liste exhaustive.

  • A titre personnel, par exemple il est courant d’utiliser un logiciel OCR pour extraire le contenu d’une facture ou d’un document papier afin de le retravailler en format TXT ou format PDF.
  • Mais c’est surtout dans le monde professionnel que l’utilisation de l’OCR est la plus répandue. Dans les centres postaux elle va servir à détecter automatiquement les adresses sur les courriers, dans les banques ce sera pour le triage des chèques. D’une manière plus globale, cette technologie est très utilisée dans le domaine juridique, médical ou celui de l’industrie.

Dans notre situation chez Notilus, nous mettons à disposition notre OCR afin de dématérialiser les justificatifs de notes de frais de nos clients.

Comment fonctionne l'OCR ?

Sans trop rentrer dans les détails, un système OCR va analyser et scanner tous les pixels d’une image. Lorsque chaque caractère va être mis en évidence, le logiciel OCR va alors chercher à comprendre s’il signifie d’une lettre, d’un chiffre ou d’un symbole. Il va ensuite le retranscrire informatiquement dans un programme.

Quels sont les meilleurs OCR ?

Pour juger un logiciel OCR on va surtout regarder sa fiabilité et sa rapidité. Chaque acteur prétend avoir le meilleur OCR du marché, en réalité chacun a ses spécificités et le mieux est de vous faire une opinion par vous-même.

Pour une utilisation personnelle

Il existe de nombreux outils gratuits de reconnaissance optique des caractères. La plupart sont même disponibles en ligne et ne nécessitent pas d’installation, vous avez l’embarras du choix !

Dans le monde professionnel

Une entreprise qui souhaite développer son propre OCR pourra partir sur une base open source ou alors plus simple à utiliser et moins laborieux, utiliser la technologie proposée par Amazon ou Google.

Découvrez en images les possibilités de Notilus !

Le workflow de validation des notes de frais

  • Parcours de validation personnalisé
  • Respect de la politique de remboursement
  • Gestion des notes de frais et réservations de voyages

OCR + intelligence artificielle = scan intelligent

En combinant technologies de « Machine learning » et « Deep learning » à un OCR, on améliore grandement sa fiabilité. En réalité l’OCR va même progresser automatiquement de jour en jour. Les algorithmes de l’intelligence artificielle vont solliciter le logiciel OCR continuellement et mimer le raisonnement humain. En parcourant des bases plus ou moins grandes de données, cela leur permettra d’améliorer leur taux de prédiction.

L’OCR dans le cadre des notes de frais et factures fournisseurs

Avec la promulgation de l’arrêté du 22 mars 2017 et celui du 23 mai 2019, est arrivé la possibilité de dématérialiser ses factures fournisseurs et de numériser ses justificatifs de notes de frais.

Alors que certaines études estiment que le temps moyen à effectuer sa note de frais est de 20 minutes, on imagine le gain de temps phénoménal qu’il est possible d’apporter à une entreprise et son service comptable, qui effectue beaucoup de déplacements professionnels.

Afin de stocker numériquement les justificatifs de dépenses professionnelles on utilise l’archivage à valeur probante. Un archivage sécurisé qui est une obligation légale et qui conserve vos justificatifs dans un coffre-fort sécurisé. Notilus utilise la technologie d’Arkhinéo pour certifier la valeur probante de vos justificatifs et les rendre disponibles pendant 10 ans. Ces derniers font foi en cas de contrôles fiscaux ou URSSAF.

Grace à notre logiciel OCR professionnel, la saisie des frais est alors entièrement automatisée, le collaborateur n’a plus qu’un rôle de vérification afin de s’assurer que toutes les informations sont exactes. La dématérialisation des notes de frais apporte quant à elle un meilleur contrôle, une réduction des coûts et un haut niveau de sécurité.

L’OCR de Notilus pour simplifier la saisie de vos notes de frais

Afin d’en finir avec la corvée des notes de frais et la perte de temps qu’elle engendre, la cellule intelligence artificielle de Notilus, a développé notre propre technologie logiciel OCR. Ce procédé technologique reconnaît automatiquement le contenu des justificatifs de frais ou tickets de caisse qui lui sont soumis.

Pour l’utiliser, pas besoin de sortir votre appareil photo numérique, ouvrez simplement l’application mobile Notilus et prenez en photo votre justificatif. En temps réel la langue, la nature, la date, le montant, le taux de TVA, la devise, le pays, etc. sont reconnus. Les champs sont traités et complétés automatiquement.

Il faut en moyenne 2 à 3 secondes à l’OCR de Notilus pour retranscrire votre contenu. Cette vitesse peut s’expliquer grâce à notre base de 7,9 millions de justificatifs de frais qui sont parcourus en permanence par le logiciel OCR et ses algorithmes d’IA. De plus, notre OCR est très fiable avec un taux de reconnaissance d’en moyenne 95 %. Le plus simple c’est de le tester et pour ça contactez-nous !

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pour la gestion de leurs notes de frais

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