Remboursement des notes de frais, 8 solutions pour l’optimiser

Voici quelques pistes de réflexion que vous pouvez mener en interne afin de mettre en place (ou de restructurer) votre politique de remboursement de notes de frais.

« Pourquoi je ne suis toujours pas remboursé ? »

« Je peux réserver un hôtel quel que soit son prix ? »

« Pourquoi vous me remboursez moins que mon collègue du service Marketing ? »

« J’ai perdu mon justificatif, c’est grave ? »

Si vous avez déjà entendu les phrases suivantes de la part de vos collaborateurs, alors vous pouvez continuer la lecture de cet article.

Soyons honnête, vous avez tous forcément l’envie de réduire les coûts et le temps liés au traitement de notes de frais. Oui, mais la structure de mon entreprise le permet-elle ? Mes collaborateurs sont-ils prêts à accepter la mise en place de règles ? Quelle que soit la réponse à ces questions, rien ne coûte de s’y pencher 2 minutes et de voir quels bénéfices cela peut apporter à votre entreprise.

 

1- Fixer des plafonds de remboursement de notes de frais

Si vous souhaitez que vos collaborateurs ne soient pas aux frais réels, sachez qu’il vous faut empêcher le collaborateur de ne dépenser plus que ce qu’il a le droit. Vous pouvez par exemple mettre des plafonds en fonction :

  • Du type de la dépense (restaurant, hôtel, invitation interne, invitation clients, train, avion…)
  • De la catégorie du collaborateur (Commerciaux/ Codir / Salarié non cadre …)
  • Par lieu (France/Etranger, Grandes villes françaises, Province…)

 

2- Gérer les exceptions

Il arrive que le collaborateur n’ait pas eu d’autre choix que de dépasser le plafond de dépenses autorisées. Par exemple en période d’évènements sportifs, il n’y avait plus de disponibilités dans les hôtels 2 étoiles et il a été obligé de réserver un hotel 4 étoiles.. c’est ballot mais Bernard est content, pas vous.

Il vous faut alors songer à ces cas de figure :

  • Dans quelles mesures j’autorise ce dépassement ?
  • Est-ce que ce dépassement doit au préalable être validé par un manager ?

 

3- Mettre en place un workflow de validation

Mettre en place un circuit de validation est complexe mais vous permettra à terme de faciliter le traitement des notes de frais de vos collaborateurs.

  • Combien de niveaux hiérarchiques doit-il y avoir entre la création de la note de frais et la validation finale par le service comptable ?
  • Est-ce que tous les collaborateurs ont le même circuit de validation ? Quelles sont les exceptions ?

 

4 – Lister les dépenses non remboursables par notes de frais

Et oui par exemple si votre collaborateur s’est fait plaisir avec le minibar dans l’hôtel, de l’alcool au restaurant et meme en frais de repas du homard avec la carte entreprise ?  Sacré Bernard !

 

5 – Mettre en place des règles

Le collaborateur a besoin de savoir si la dépense qu’il va engager lui sera finalement remboursée.

Pour cela, n’hésitez pas à lui lister les règles à respecter. Par exemple : le remboursement du petit déjeuner pris à la gare est uniquement valable pour les départs avant 06h00.

 

6 – Faciliter la saisie de la note de frais par le collaborateur

Disposer d’un outil de saisie de note de frais permet au collaborateur de pouvoir saisir sa note de frais à n’importe quel moment et quel que soit le lieu sur lequel il se trouve. Cet outil doit dans tous les cas être simple d’utilisation et visuellement agréable.

Il s’agit ici d’un avantage indéniable pour le collaborateur.

 

7 – Accroître le suivi de la note de frais par le collaborateur 

C’est un second avantage pour le collaborateur.

Si ce dernier peut suivre l’état de validation de la note de frais et encore mieux, savoir quand il sera remboursé, alors les règles mises en place en amont seront moins difficiles à assimiler par le collaborateur.

 

8 – Enfin… Soyez intransigeant

En revanche, le succès de cette politique de remboursement ne pourra se faire sans stratégie de « Change Management » forte.

Je vous l’accorde, le changement est souvent le plus compliqué à mettre en place en entreprise. Il fait parfois même peur, mais il conviendra à vous, acheteurs, travel manager ou encore responsable comptable de savoir adopter le bon langage et les bonnes techniques. Le tout pour que ce changement ne soit pas vu seulement comme une contrainte par vos collaborateurs (parce que on ne va pas se le cacher, il s’agira probablement de leur 1ère réaction) mais également comme un avantage pour eux.

 

Et j’ai découvert Notilus

Une application mobile sur les stores et une version SaaS au bureau… mon visage s’est transformé. Bon plus sérieusement… sachez que Notilus accompagne le voyageur tout au long de son déplacement professionnel.

Avant son déplacement,

Avec la réservation des différentes étapes directement dans Notilus. Très concrètement il pourra réserver son hôtel, son taxi, son train, il visualisera à toutes ces étapes sur la feuille de route dans Notilus. Bien sûr tout est paramétrable, vous pourrez continuer à utiliser vos fournisseurs actuels (outil de réservation de voyages, agences de voyages etc.). Bernard n’aura plus à faire l’avance des frais, ni à chercher pendant des heures sur les sites de booking les meilleures possibilités.

Pendant son déplacement,

Il pourra effectuer sa note de frais avec l’application mobile de gestion des notes de frais Notilus et l’OCR le plus performant du marché avec 95% de taux de reconnaissance. Il pourra même jeter le ticket de caisse (oui, oui c’est légal depuis 2019 !). Grâce à l’archivage à valeur probante et ses 10 ans de stockage dans un cloud sécurisé.

Après son déplacement,

Il aura accès à toutes les informations, rdv, moyens de transports, notes de frais : tout est centralisé dans Notilus. Avec la configuration de votre politique voyages ou de remboursement directement dans l’outil, Bernard ne pourra plus commander de homard avec la carte du boulot…c’est ballot. Ah oui et pour finir bien sur, il obtiendra le remboursement de ses notes de frais professionnels en un temps record !

Finis les erreurs et fini le papier pour vos collaborateurs !

  • SCANNEZ vos justificatifs de frais avec votre smartphone et grâce à notre OCR (95% de taux de reconnaissance)
  • Les champs sont reconnus AUTOMATIQUEMENT tels que la date, le montant, la nature, le taux de TVA, la devise, ou encore le nombre de litres de carburant.
  • JETEZ vos justificatifs papier grâce à l’archivage à valeur probante (stockage numérique sécurisé pendant 10 ans) qui fait foi en cas de contrôle fiscal
  • CONSULTEZ en temps réel la liste complète de tous vos justificatifs, où que vous soyez
  • ENVOYEZ directement votre note de frais pour contrôle et validation par votre manager
Notilus est disponible sur Google Play et App Store

A lire également : Peut-on faire confiance à l’OCR ?

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