Tout savoir sur la politique achat

Cet article est consacré à un volet précis du management des achats, la politique d’achat. Qu’est-ce que la fonction achat ? Qu’est-ce qu’une politique achat ? Quelles sont les dernières évolutions qui l’influencent comme la RSE ou la digitalisation des entreprises ? Réponses ci-dessous !

Depuis décembre 2019, toutes les économies du monde ont été touchées avec, pour premier effet, un arrêt total de l’activité à la suite des confinements décrétés par les différents gouvernements.  Certaines industries, comme l’aéronautique et l’automobile, ont subi de graves perturbations en raison de la chute des approvisionnements. Leurs fournisseurs n’étant plus capables d’honorer leurs engagements avec la rupture des chaînes logistiques et les arrêts de production. Cette crise notamment dans les approvisionnements, a mis en avant une fonction devenue stratégique dans les entreprises, la fonction achats. Il faut bien reconnaître que, au plus fort de la crise, les directions des achats ont dû remplir pleinement leur mission tant bien que mal. En partie grâce à une réorganisation interne pour plus de flexibilité, au sourcing sur le continent européen, ou encore à l’utilisation intensive des outils digitaux pour maintenir le lien avec les fournisseurs.  

 

Courte présentation de la fonction achats

On ne peut pas parler de la politique d’achats des entreprises si elle n’est pas rattachée à la fonction achats qui a pris, ces dernières années, une importance considérable. 

 

Un peu d’histoire de la fonction achats

Sans remonter loin dans l’histoire, la fonction achats a traversé plusieurs étapes :

  • Apparue d’abord dans l’industrie au début du 20ème siècle, elle avait une approche administrative des achats se contentant de passer les commandes ordonnées par la production. Il faut attendre la fin de la seconde guerre mondiale, avec l’essor du management aux Etats-Unis, pour que cette fonction soit pleinement reconnue. Dans une économie en pleine croissance (Trente Glorieuses) et dominée par une demande supérieure à l’offre, on demandait à la fonction achats d’assurer un approvisionnement régulier et au meilleur prix-qualité.
  • Avec la crise des années 70 et l’accroissement de la concurrence, la fonction achats devient un élément essentiel de la compétitivité coût des entreprises.
  • Les années 1990 vont propulser la fonction au rang de fonction stratégique avec la globalisation des chaines logistiques (poids des pays à bas coût dans les achats), la complexification des process de production pour fabriquer des produits toujours plus sophistiqués.
  • Aujourd’hui, les achats ont acquis un véritable statut de puissance dans l’entreprise (60 % du chiffre d’affaires) au point où tous les achats, quelques soient leur nature, doivent passer par les procédures d’achat internes. Mêmes les achats immatériels sont concernés tels que le recours à des consultants ou le lancement d’une campagne de communication. La seule recherche de réduction des coûts n’est plus le seul objectif, il faut y ajouter l’évolution des relations avec les fournisseurs vers plus de partenariat, le management des risques propre à la fonction. Au total, les achats participent désormais à la performance globale de l’entreprise et la création de valeur.

 

Place dans l’organisation

La position des achats dans l’organisation dépend naturellement de la taille de l’entreprise. Pour une TPE, le chef d’entreprise est seul responsable des approvisionnements. Dans la PME, on note la création d’un service achats structuré avec, à sa tête, un vrai professionnel formé à ce métier. Enfin, dans la grande entreprise ou le grand groupe, c’est une direction centrale épaulée, éventuellement, par des directions achats au niveau des business unit pour les entreprises internationalisées. Pour illustration, le groupe SUEZ gère 7,3 milliards d’euros de dépenses au titre des achats et compte 126 000 fournisseurs répartis sur les 5 continents.

place dans l organisation des achats

 

Comment définir la politique d’achats ?

On proposera, ci-dessous, une définition de la politique d’achats souvent citée par différents auteurs : « La politique d’achats consiste à établir des orientations et intentions générales relatives aux achats et approvisionnements d’un organisme telles qu’elles sont formulées par la direction de l’organisme acheteur. ». Dans cette définition, il est loisible de constater que la politique d’achats est située très en amont du processus achats à l’échelon stratégique (orientations et intentions générales formulées par la direction de l’organisme acheteur) où sont fixés les objectifs généraux.  Si donc des objectifs globaux sont fixés par les responsables des achats c’est pour les aider à mieux les piloter à condition qu’ils soient traduits en actions concrètes sur le terrain. C’est pourquoi, dans la suite de cet article, nous allons replacer la politique d’achats dans le processus général de management des achats pour mieux en comprendre sa portée.

 

La place de la politique d’achats dans le management général des achats

Pour bien cerner la notion de politique d’achats, il nous semble utile de la replacer dans le management général des achats.  

  • Quels sont les objectifs généraux de l’entreprise ? Politique d’entreprise
  • Quels objectifs atteindre pour la politique d’achats ? Politique d’achats
  • Comment les atteindre ? Stratégie d’achat
  • Par quelles actions et avec quels moyens ? Plan d’action
  • Mesure des résultats

 

Les objectifs de la politique achats

Dans ce schéma, les objectifs de la politique d’achats sont fixés, pour une période donnée, en tenant compte des objectifs généraux de l’entreprise. Ils doivent permettre de répondre efficacement aux besoins de l’entreprise pour tous ses achats et, par-là, participer à la mise en œuvre de la politique d’entreprise.

Les objectifs de la politique d’achats sont déclinés ensuite en stratégies (par catégories d’achat) et actions à conduire ainsi que les moyens à mobiliser (ressources humaines, financières, etc.), organisation et procédures retenues.

quels sont les objectifs de la politique achats

 

Exemple d’une politique achats

Pour illustration, prenons le cas d’un client Notilus ayant témoigné sur le site : Groupe Aéroports de Paris qui a défini l’objectif de sa stratégie générale comme suit : « Devenir le groupe leader mondial en matière de conception, construction et gestion aéroportuaire et également référence européenne en matière de Responsabilité Sociétale de l’Entreprise (RSE). »

Au niveau de leur politique achats, la « politique d’achat 2015 » a été bâtie autour de 3 orientations :

  1. La qualité au meilleurs prix dans les meilleurs délais.

Objectif : Contribuer à l’amélioration de la profitabilité, de la performance et de la satisfaction client du groupe

  1. La relation fournisseur.

Objectif : Faire de leurs fournisseurs des partenaires sur le long terme au service de leur réussite

  1. Les achats responsables.

Objectif : Mettre en œuvre tous les moyens assurant le respect de l’éthique, de l’environnement et des considérations sociales tout au long du processus achats et approvisionnements.

Enfin pour chacun de ces objectifs, des actions sont définies précisément.

 

Comment formaliser la politique achat ?

Différents documents sont rédigés pour une diffusion interne auprès des collaborateurs mais aussi une diffusion externe auprès des fournisseurs notamment (code de conduite des fournisseurs, code de déontologie, charte RSE). Il faut y ajouter également des outils de suivi tels que des tableaux de bord.

Le degré d’élaboration de la politique d’achats, qui a été décrit, dépend bien entendu de la taille de l’entreprise et du poids de la fonction achats. Dans les TPE, on s’attache à s’assurer de la viabilité du processus d’achat courant et du respect de certaines règles. Pour la grande entreprise ou la PME dynamique, la politique d’achats et sa mise œuvre est sans doute plus structurée.

Comment formaliser la politique achat

 

Les politiques d’achats publics

Enfin un mot sur les politiques d’achats publics. Ces dernières sont bien entendu très encadrées par le code de la commande publique en France. Cependant, on note l’usage de techniques d’achat en vigueur dans le secteur privé notamment pour les petites commandes.

 

Les politiques d’achats au regard des nouvelles évolutions

Pour terminer cet article, nous pouvons mentionner les évolutions de ces dernières années qui ont un impact direct sur les politiques d’achat dans les entreprises en l’occurrence la Responsabilité Sociale des Entreprise (RSE) et la digitalisation de la fonction achats.

 

La Responsabilité Sociale des Entreprise (RSE) et politique achats responsable

La RSE selon la définition « regroupe des pratiques mises en place par les entreprises dans le but de respecter les principes du développement durable c’est-à-dire être économiquement viable, avoir un impact positif sur la société mais aussi mieux respecter l’environnement ».

L’application de ces règles n’est pas une obligation légale mais est fortement encouragée par les pouvoirs publics, par les normes reconnues d’assurance qualité (ISO 26 000) ou sous la pression des consommateurs. C’est pourquoi de nombreuses entreprises, pas assez sans doute au regard des menaces environnementales à venir, ont intégré la RSE dans leur gestion stratégique et opérationnelle.

Les politiques d’achats ne pouvaient pas échapper à ce mouvement en intégrant dans les objectifs fixés une dimension RSE et déclinée dans tout le processus achats, on parle d’ailleurs aujourd’hui d’achats responsables. Par exemple pour les relations avec les fournisseurs voire leur sélection, le respect d’un code de bonne conduite ou d’une charte est exigée contenant des éléments RSE.

la responsabilite sociale des entreprises politique achat

 

La digitalisation de la fonction achats  

La digitalisation gagne du terrain dans les entreprises et elle s’accélèrera dans le monde post COVID qui se dessine.  Beaucoup d’entreprises sont déjà équipés en logiciels de gestion des achats qui facilite la gestion au quotidien. D’autres vont beaucoup plus loin grâce à l’e-procurement qui permet de dématérialiser les transactions d’achat via des plateformes électroniques (de la sélection des produits jusqu’au paiement).  Pour la définition des politiques d’achats et leur mise en œuvre telle que nous l’avons schématisé plus haut, la digitalisation facilite l’exercice en le rendant moins bureaucratique et plus participatif pour l’ensemble des collaborateurs impliqués.

 

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