Peut-on faire confiance à 100 % à l’OCR ?

Plus performant qu’un simple scanner, l’OCR a la capacité de capter les caractères d’un document au format papier pour le transcrire dans un format éditable. Dans le cas de la gestion de notes de frais, ce procédé permet d’éviter la saisie des informations et les erreurs de frappe qui vont avec.

Les nouvelles technologies se développent à grande vitesse afin d’automatiser les processus dans les entreprises. L’Optical Character Recognition (OCR) ou reconnaissance optique de caractères en français, est un outil qui s’inscrit parfaitement dans cette démarche puisque c’est une technique permettant à un système informatique de reconnaître automatiquement un texte.

Bien que sujet à certaines limites dû à sa récente commercialisation, cette innovation représente un gain de temps considérable vis-à-vis du traitement des notes de frais.

L’OCR et la note de frais

Cette technique peut s’avérer très utile dans la gestion des notes de frais puisque la saisie des frais est alors automatisée. Finie la saisie manuelle avec des justificatifs que l’on accumule et que l’on peut facilement égarer. Avec l’OCR, il suffit à l’utilisateur de prendre une photo de son justificatif de dépense pour que les informations telle que la date, le montant total, la TVA, la devise et le type de la dépense soient reconnues par le logiciel. Ensuite le logiciel va retranscrire ces informations dans la solution des gestions des frais de déplacement.

Lorsqu’elle est maîtrisée, cette technique permet d’optimiser considérablement le processus de saisie des frais professionnels :

  • Economie de temps (une saisie réduite au minimum),
  • Contrôle facilité (réduit les erreurs de saisie par exemple),
  • Amélioration de l’expérience utilisateur

Ainsi, le collaborateur n’a plus qu’un rôle de vérification afin de s’assurer que les informations sont exactes. Il complète les lignes des informations analytiques / variables (codes projet, mission, …) non disponibles sur le justificatif.

Pour l’’entreprise c’est la réduction globale des coûts de traitement qui est particulièrement appréciée.

La technologie s’est beaucoup améliorée et a atteint une reconnaissance presque sans faille sur les documents imprimés.

Quelles sont les limites connues ?

Bien évidemment, les logiciels ne lisent pas les écritures avec la même précision que l’Homme. C’est le cas des factures de taxis éditées à la main. Pour autant, cette profession se digitalise également et de plus en plus d’artisans taxis et VTC éditent des facturent informatisées.

Les tickets de parking peuvent parfois poser des problèmes aux OCR. Le fait que des informations soient peu lisibles, écrites dans plusieurs sens, voire en surimpression ne facilite pas la tâche des machines.

Dans ces cas, le collaborateur doit revenir à la saisie manuelle des champs qui n’ont pas été reconnus. Pour autant, le justificatif aura déjà été scanné et stocké dans l’outil (voire à valeur probante pour l’administration fiscale).

Certains OCR obtiennent déjà des résultats impressionnants et on constate 90 % des justificatifs saisis de manière totalement automatisés, là où d’autres sont à 75%. Certes, ils nécessitent toujours le contrôle humain mais permettent une très grande optimisation du processus de saisie des notes de frais. La vie des utilisateurs est simplifiée tout comme la qualité de l’information saisie pour l’entreprise.

 

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