Quelles sont les meilleures applications de gestion des notes de frais ?

Remboursement des frais professionnels et traitement des notes de frais : quel logiciel de gestion des dépenses pour un gain de temps et d’argent ?

La gestion des notes de frais mobilise plusieurs acteurs de l’entreprise. Laborieuse et chronophage, elle nécessite beaucoup de rigueur : le remboursement des frais professionnels est une tâche sensible pour les services financiers d’une entreprise, qui implique une conformité absolue avec la réglementation en vigueur et les barèmes d’exonération fixés par l’administration fiscale. La saisie manuelle des notes de frais et l’archivage papier des justificatifs sont des modes de gestion particulièrement fastidieux. Les nouvelles technologies permettent aujourd’hui d’opter pour des solutions dématérialisées très performantes : des applications complètes, comme celle de Notilus, constituent un allié précieux pour les services comptables, permettant de gagner du temps, de réduire les erreurs de saisie et d’éviter les fraudes aux notes de frais. Une gestion simplifiée qui profite aussi aux employés en permettant un remboursement plus rapide grâce à l’automatisation de la saisie des notes.

 

Notilus

Application mobile dédiée à la gestion des notes de frais, acteur innovant du secteur et leader depuis 1998, Notilus a développé pour les entreprises privées et administrations publiques un logiciel SAAS de gestion des notes de frais d’une grande performance. Notilus utilise pour son logiciel une technologie de reconnaissance optique de caractère (OCR, pour Optical Character Recognition) ultra innovante, au taux de reconnaissance exceptionnel. L’une des forces de la solution proposée par Notilus est de combiner cette technologie d’automatisation de saisie à une intelligence artificielle développée spécifiquement pour simplifier l’ensemble du process de gestion des notes de frais, tout particulièrement pour les services financiers des grandes entreprises.

La technologie OCR transforme les images en texte et l’intelligence artificielle les interprète à travers le lancement simultané de plusieurs algorithmes. Les nouvelles versions de Notilus intègrent toujours davantage de données reconnues, pour offrir aux services comptables des entreprises la meilleure solution mobile de gestion des frais professionnels. L’archivage à valeur probante permet par ailleurs une conservation des justificatifs de notes de frais conforme aux exigences légales, avec une durée d’archivage en coffre-fort numérique de 10 ans.

L’application Notilus permet aux collaborateurs de scanner directement leurs justificatifs et de les insérer dans une note de frais certifiée. Le logiciel de gestion des notes de frais Notilus s’intègre enfin aux logiciels de comptabilité et de gestion RH les plus couramment utilisés en entreprise, afin d’automatiser l’ensemble des saisies liées à la gestion des frais professionnels.

Au-delà du justificatif de notes de frais dématérialisé, Notilus se différencie par sa gestion de l’avant, du pendant et de l’après déplacement professionnel. Toujours dans l’application mobile vous pouvez réserver vos différents moyens de transport et les différentes étapes de votre déplacement (loueurs de voitures, taxis, trains, avions, etc.). Le tout afin de respecter la politique voyage de votre entreprise et en étant relié à ses différents prestataires (agences de voyages, bookings, etc.).

L'application mobile Notilus

Rejoignez une communauté de 2 millions d’utilisateurs. Dématérialisez vos notes de frais avec notre OCR, réservez vos voyages dans l’outil.

Disponible sur Android et iOS gratuitement (application réservée à nos clients).

 

Onexpense

Onexpense permet aux salariés de photographier leurs reçus. Le montant des frais est reconnu par l’application. Conçue pour la prise en charge des frais kilométriques, elle propose aussi aux entreprises des modèles de notes de frais pour les autres types de dépenses : repas, hébergement, carburant. Les notes sont créées sur l’application sous format PFF, CSV ou Excel et peuvent ensuite être envoyées directement au service financier pour remboursement.

 

Mooncard

Mooncard propose un outil numérique aux entreprises pour simplifier le traitement des notes de frais. Son application permet une gestion automatisée des remboursements de frais. Elle est associée à des cartes bancaires utilisées pour les dépenses professionnelles et permet de les paramétrer à distance. Les salariés utilisent la carte pour payer leurs dépenses de repas, d’hébergement ou de transport : un sms de validation leur rappelle de prendre en photo le reçu pour justificatif fiscal. Les dépenses des collaborateurs peuvent être validées en temps réel par les encadrants.

 

iZyFrais

La plateforme IZyFrais s’adapte aux besoins des entreprises de petite taille avec un système de paiement sur mesure : l’entreprise achète des crédits qui lui permettent de ne payer l’utilisation de la plateforme qu’à hauteur de ses besoins. L’outil numérique IZyFrais permet aux salariés un envoi global de toutes leurs photos de justificatifs de dépenses professionnelles. Les notes de frais peuvent ensuite être validées par les managers ou les RH puis être exportées vers le logiciel comptable. L’application permet également la création de tableaux récapitulatifs.

 

Expensya

Solution de gestion des notes de frais sur support web et application mobile, Expensya est un logiciel à la tarification dégressive selon la taille de l’entreprise et le nombre d’utilisateurs du logiciel. Parmi les fonctionnalités de la plateforme Expensya figurent la reconnaissance OCR des justificatifs scannés ou photographiés, le calcul automatique des indemnités kilométriques, la récupération des factures sur sites marchands connectés, la gestion des TVA multiples, ainsi qu’un processus de validation simplifié qui permet un gain de temps notable et des remboursements plus rapides.

 

Concur

Les solutions Concur s’adressent aux moyennes et grandes entreprises, avec une tarification sur devis. Elles permettent un gain de temps dans la gestion des déplacements et des frais professionnels d’un grand nombre de salariés. Concur est un service relativement complet : son application Concur Expense permet une création automatisée des notes de frais. La validation par les responsables passe aussi par l’appli. La solution Concur intègre aussi Concur Drive, une fonctionnalité de gestion des frais kilométrique qui passe par la technologie GPS.

 

N2F

L’application N2F est un outil dédié aux notes de frais, qui a notamment pour atout sa technologie de conversion automatique dans les devises de 170 pays. Avec plus d’une dizaine de langues d’utilisation et des modes de saisie provisoire pour les situations où le collaborateur n’a pas le temps de réaliser la saisie complète de sa note de frais, c’est une application pratique pour les entreprises qui se développent à l’international.

 

iPaidThat

Le logiciel de facturation iPaidThat propose une solution globale d’automatisation de gestion comptable, qui intègre l’automatisation de la saisie et du traitement des notes de frais. L’outil est 100 % en ligne, ce qui permet un usage nomade. Le logiciel est responsive, et donc utilisable facilement sur tablette ou smartphone. Une application permet de scanner les notes de frais : la technologie OCR identifie les montants qui sont ensuite importés sur le logiciel iPaidThat.

 

Rydoo

Simple d’utilisation, l’application Rydoo présente des fonctionnalités intéressantes, comme le repérage automatique des doublons lorsqu’un même justificatif est soumis deux fois. L’outil offre aux encadrants la possibilité de valider les dépenses de leurs collaborateurs en temps réel. La politique des notes de frais de l’entreprise peut être intégrée au logiciel. Les données et les bilans peuvent être exportés sous différents formats vers la plupart des logiciels comptables utilisés en entreprise. Rydoo intègre l’archivage à valeur probante qui permet au salarié comme à l’entreprise de ne pas conserver les justificatifs au format papier.

 

Evoliz

L’application mobile Evoliz propose aux salariés de photographier leurs justificatifs de dépenses professionnelles et à l’entreprise de dématérialiser toutes ses factures par le même biais. L’application permet d’exporter les données vers le logiciel comptable, pour un traitement automatisé des factures et des remboursements de notes de frais. Le mode hors connexion est un atout pour cette application d’utilisation nomade, pratique lors des déplacements professionnels. Elle s’adresse aux entreprises dès 5 salariés.

 

Cleemy

Logiciel de notes de frais, Cleemy propose une application mobile pour photographier reçus et factures. Il intègre plusieurs fonctionnalités intéressantes, parmi lesquelles la gestion des frais kilométriques et l’archivage numérique à valeur probante. Les tarifs sont dégressifs en fonction du nombre d’utilisateurs. C’est une solution assez complète pour une entreprise à partir de 10 salariés. Le processus de validation des notes est automatisé, les remboursements sont accélérés pour les salariés, et les écritures peuvent être générées vers les logiciels comptables. En option, Cleemy propose aussi des cartes business en partenariat avec la banque professionnelle Anytime.

 

La gestion des indemnités repas, de déplacement et autres frais professionnels est un point sensible pour les entreprises : exonérés de cotisations dans certaines conditions et sous certains plafonds, ces remboursements sont rigoureusement encadrés par l’administration fiscale et peuvent faire l’objet de contrôles jusqu’à 4 ans plus tard. Pour suivre au mieux les notes de frais de son entreprise, éviter les erreurs de saisie, lutter contre la fraude aux notes de frais et veiller à l’application de la politique patronale en matière de dépenses professionnelles, il est essentiel de choisir un outil complet, fiable et innovant. La solution Notilus est adaptée pour les entreprises qui souhaitent opter pour un outil performant, pointu et global, aux fonctionnalités nombreuses et simples d’utilisation. Elle est conçue pour simplifier au maximum les process et offrir un gain de temps considérable aux services financiers des entreprises et collectivités.

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