Management fees ou frais de gestion : tout comprendre

Quelles sont les modalités de fonctionnement, de calcul et de comptabilisation ? Notilus vous guide dans les méandres de ces rétributions, évitant les écueils juridiques et fiscaux.

Nombreuses sont les entreprises qui appartiennent à un groupe. Souvent, ces filiales bénéficient de services rendus par leur société mère contre rémunération. On parle alors de management fees ou plus simplement de frais de gestion.

Management fees ou frais de gestion : définitions et avantages

Par leur traduction littérale, frais de gestion, les management fees semblent un concept flou et générique. Ainsi, il est préférable de parler d’honoraires ou, moins équivoque encore, de frais de siège.

Il s’agit en effet de sommes qu’une filiale verse au siège social de son groupe, sa holding ou autre société mère. Ces versements représentent une compensation financière pour les prestations rendues par la maison mère à cette filiale.

Il s’agit donc de rémunérations payées en contrepartie :

  • d’activités administratives, comptables, financières, commerciales,
  • de prestations informatiques, logistiques, juridiques,
  • ou encore d’accompagnement en matière de communication, marketing, ressources humaines, conseil stratégique, etc.

Plus généralement, les management fees correspondent à l’ensemble des prestations, le plus souvent sur des fonctions support, que la filiale choisit de confier à la société mère.

L’avantage est ici organisationnel. D’une part, cette démarche permet d’aller chercher au niveau du groupe des compétences qui ne sont pas disponibles en interne. D’autre part, elle contribue à réduire le recours à des prestataires extérieurs.

Enfin, les management fees présentent un intérêt fiscal, dont nous allons examiner la portée et les conditions.

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Comptabilisation des frais de gestion siège ou management fees

Les management fees trouvant leur origine dans des prestations reçues, il est logique que l’entreprise les enregistre comptablement en tant que charges externes. On comprend donc cet avantage non négligeable : les frais de siège, déductibles du résultat, permettent à la filiale de payer moins d’impôt sur les sociétés (IS).

Concrètement, la comptabilisation de ces frais de gestion s’effectue ainsi :

  • créditer le compte « 401 – fournisseurs »,
  • débiter le compte « 628 – Autres services extérieurs – Divers »,
  • débiter le compte « 44566 – Taxes sur le chiffre d’affaires déductibles – TVA sur autres biens et services ».

Mais attention ! L’administration fiscale et la jurisprudence encadrent strictement cette comptabilisation de frais de gestion.

 

Règles juridiques et fiscales

Comme pour tout service externalisé, les paiements effectués à la filiale pour ses services rendus sont donc :

  • soumis à la TVA,
  • déductibles du résultat de l’exercice.

Pour bénéficier de ce régime, il faut bien évidemment respecter plusieurs conditions. Ainsi, les management fees doivent correspondre à des prestations qui sont :

  • engagées dans l’intérêt de la filiale qui les paie,
  • effectivement réalisées,
  • impossibles à réaliser en interne par la filiale elle-même,
  • facturées au prix du marché, sans excès à la baisse ou à la hausse.
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Quels sont les risques ?

L’administration fiscale scrute ces paiements qui remontent à la société mère. Il convient alors de conserver tous les justificatifs comptables et extracomptables en prévision de contrôles.

Les types de fraude pourchassés par le fisc sont principalement les dividendes déguisés et l’abus de bien social. Faute de rigueur dans le respect des règles, les risques sont donc majeurs : redressements sur l’IS, la TVA et les cotisations URSSAF, nullité de la convention de management fees, lourdes amendes voire peines de prison.

Pour réduire le risque, il est recommandé de limiter les frais de gestion siège aux prestations techniques. À l’inverse, et en particulier lorsque le dirigeant de la filiale qui les verse dirige aussi la holding qui les encaisse, les prestations de type conseil stratégique sont à exclure.

 

Qu’est-ce que la convention de management fees ?

Avant de mettre en œuvre ces honoraires entre filiale et siège, il faut impérativement que les deux entités formalisent un accord écrit. Cette convention de management fees liste les prestations incluses, les règles de fonctionnement et la méthode de calcul.

Elle doit être rédigée avec soin et mise à jour aussi souvent que nécessaire. Il est important de la faire valider par des juristes et fiscalistes.

 

Quelle méthode de calcul ?

Pour conclure, il faut veiller à bien calculer le montant des management fees. L’administration peut en demander le détail lors de ses contrôles.

Il faut impérativement appliquer des prix supérieurs au prix de revient. Si possible, il est bon de se baser sur les prix pratiqués communément par les prestataires sur le marché. Une autre option consiste à définir un tarif forfaitaire au temps passé, également dans un intervalle raisonnable par rapport au marché.

Enfin, certaines holdings facturent un pourcentage sur le chiffre d’affaires de la filiale. Cette dernière méthode est toutefois plus difficile à justifier et le risque d’annulation de la convention de management fees est important.

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