Logiciel de gestion des notes de frais

Le temps passé à saisir, valider puis rembourser les notes de frais est un gouffre financier qui empêche tous les collaborateurs d’une société de se concentrer sur leur métier.

Afin d’en finir avec ces tâches à faible valeur ajoutée, nous avons créé en 1997, l’un des premiers logiciels de gestion des notes de frais : Notilus.

Qu'est-ce qu'un logiciel de note de frais ?

Un logiciel de gestion des notes de frais est une application, une solution, un outil informatique qui permet d’optimiser la saisie, le traitement ou encore le reporting de ce centre de coûts, que sont les dépenses ou frais professionnels

Pourquoi utiliser un logiciel de note de frais ?

Les solutions technologiques qui vous permettent de simplifier la gestion de vos notes de frais sont très souvent recherchées et adoptées par les entreprises qui souhaitent tout simplement améliorer leur process internes et en outre, réduire leurs coûts.

Les bénéfices d’un logiciel de gestion des notes de frais sont multiples. On remarque notamment un gain de temps significatif à tous les niveaux :

Pour les utilisateurs finaux qui réalisent leurs notes de frais, la saisie est plus rapide et par conséquent les délais de remboursement sont réduits.

Pour les managers ou responsables, la vérification et la validation ou non des frais engendrés par les membres de leur service sont grandement facilitées.

Pour les services financiers ou comptabilité, le traitement des notes de frais n’est plus une corvée. Leur métier évolue, il n’y a plus de saisie, toutes les irrégularités sont automatiquement détectées.

Finalement pour l’entreprise tout entière c’est une bien meilleure vision de l’un de ses principaux postes de dépenses. Le reporting et l’analyse de ce dernier sont simplifiés, voir automatiquement réalisé.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de notes de frais ?

Au fil des ans, les principaux logiciels de gestion des notes de frais se sont étoffés et maîtrisent désormais pléthore de fonctionnalités dont il serait ardu de dresser une liste exhaustive.

Aux balbutiements de l’informatique, les premiers logiciels de gestion des notes de frais ont été inventés essentiellement pour faciliter le quotidien des services comptables, experts comptables et financiers. Petit à petit et notamment grâce aux diverses innovations technologiques, l’utilisateur final a de plus en plus été pris en compte.

Aujourd’hui, un bon logiciel de gestion de notes de frais va permettre de faciliter le quotidien de tous les collaborateurs d’une entreprise :

Certaines solutions comme Notilus vont encore plus loin puisqu’elles permettent de gérer aussi les frais de déplacements professionnels et les réservations. Avec cette possibilité les collaborateurs réservent directement leur hébergement et moyens de transport dans la solution. Automatiquement la note de frais est créée et tout est lié au logiciel de gestion des notes de frais.

Combien coûte un logiciel de note de frais ?

Le coût d’une solution de gestion des notes de frais va dépendre de multiples facteurs. Il est à noter que la plupart des acteurs sur le marché, facturent un coût d’implémentation puis un coût par licence ou profil, ou par utilisateur actif. L’investissement total va donc dépendre de vos besoins, de la taille de votre société, du nombre de licences ou encore des différents pays, ou filiales dans lesquels vous souhaitez l’utiliser.

Comment choisir un logiciel de notes de frais ?

Afin de choisir la bonne solution, il y a des nombreuses questions que vous devez vous poser en amont :

En réalité, un logiciel de gestion des notes de frais est un projet sensible et transverse. C’est un changement qui va concerner tous les collaborateurs d’une société et il est donc vital de bien identifier en amont tous vos besoins et attentes.

Pour choisir un logiciel de gestion des notes de frais, la plupart des sociétés réalisent un benchmark, un comparatif des différentes solutions sur le marché. En parallèle il est préférable de formaliser ses besoins dans une note de cadrage ou un cahier des charges, cela permettra d’avoir le même niveau de compréhension et d’attente de la part de toutes les parties prenantes au projet.

Quel est le meilleur logiciel pour gérer mes notes de frais ?

Avec 25 ans d’expérience sur le marché, nous avons mis en place et mené à bien des milliers de projets en France et à l’international. Ce sont d’ailleurs nos 2 000 000 d’utilisateurs qui en parlent le mieux : « Innovations technologiques, un éditeur français, un haut niveau de sécurité, une solution simple à utiliser et sur mesure, une proximité avec les utilisateurs, etc. ».

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Pourquoi choisir Notilus ?

La mobilité en entreprise est gérée dans son ensemble.

En finir avec les erreurs et les fraudes aux notes de frais

Nous vous proposons de bénéficier de la technologie de l’OCR, reconnaissance optique des caractères la plus fiable du marché, avec un taux de reconnaissance supérieur à 90 %.

Vos collaborateurs ne saisissent plus la nature, le type de dépense, le montant, la date, ni même la TVA de leurs tickets de caisse. Finie la saisie manuelle mais surtout finies pour vous les erreurs et le double traitement chronophage et coûteux des notes de frais.

Dématérialisez vos notes de frais avec l’application mobile

Le coût de stockage des notes de frais dans une entreprise peut vite grimper et en outre cela prend une place considérable. En cas de contrôle fiscal, ou URSSAF personne n’a envie de ressortir tous les justificatifs de notes de frais des trois dernières années.

En partenariat avec Arkhinéo, solution d’archivage à valeur probante certifiée ISO 27001, NF461 et Tiers de Confiance, vous avez la possibilité de passer au 0 papier avec Notilus

L’application mobile de gestion des notes de frais Notilus est mise à disposition de tous nos clients. Elle est disponible gratuitement sur Android et iOS et permet à vos collaborateurs de stocker leurs justificatifs de notes de frais, dans un coffre-fort sécurisé pendant 10 ans.

Maîtrisez et sécurisez vos données

Parce que la dématérialisation des justificatifs de notes de frais c’est bien, mais pouvoir exploiter ses données c’est encore mieux, Notilus automatise pour vous la création de reporting personnalisés.

En un rien de temps, vous pouvez regrouper les données, les synthétiser, les analyser et les extraire sous le format de votre choix. Obtenez ainsi une visibilité à 360° de vos dépenses professionnelles et ce en temps réel !

Vous craignez une fuite des données ? Nous sommes certifiés ISO 27001, notre hébergement se trouve en France et nous sommes en accord avec le RGPD. Avec notre logiciel pour note de frais, protection des données assurée.

Des connexions avec tout votre environnement

Notre logiciel de gestion des frais s’intègre à la plupart des logiciels comptable, de gestion RH, des ERP… du marché.

Notilus automatise les saisies liées à la gestion des notes de frais : rapprochement et gestion comptable (général et analytique), données pour la paie, récupération et traitement automatique de la TVA, etc.

Par ailleurs, vous pouvez interfacer Notilus à tout votre écosystème : cartes affaires, cartes de paiement, factures fournisseurs, agendas et rendez-vous, SIRH, etc.

Plus qu’une relation de fournisseur : celle de partenaire

Nos équipes dédiées vous accompagnent durant toutes les phases de votre projet : avant, pendant et après, notamment avec notre service support en France. Vous disposez d’un interlocuteur unique durant le déploiement de votre projet puis d’un chargé de compte qui vous suivra par la suite.

Tous les ans nous vous donnons rendez-vous lors d’un club utilisateurs, une journée qui vous est dédiée. Entre convivialité, échanges et co-construction, c’est tout un réseau en activité. Editée par le groupe Français DIMO Software depuis 1997, Notilus compte plus de 100 salariés qui œuvrent chaque jour pour rendre votre quotidien plus simple !

Plus de 1 500 entreprises font confiance à Notilus
pour la gestion de leurs notes de frais

Joël WAUTERS
Joël WAUTERSResponsable de domaines comptables
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"Ce fut une révolution quand on a demandé aux collaborateurs de saisir eux-mêmes leurs notes de frais. Les gains de temps sont significatifs en regard du temps qu’il faudrait passer en cas de contrôle URSSAF."
Jean-Jacques HUGUET
Jean-Jacques HUGUETTravel Manager
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"Les coûts agence de voyage ont pu être réduits de 5%. Les données sont centralisées, aussi nous gagnons énormément de temps grâce à la saisie automatique des factures."
Nicolas DESHAIRES
Nicolas DESHAIRESGestionnaire de flotte
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"Les saisies sont allégées, nous avons une bien meilleure vision de notre parc de véhicules."
Jean-Michel MORIN
Jean-Michel MORINResponsable comptable
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"Politique voyage harmonisée, 95 % de taux de réservation online, gain de productivité… : succès du projet Travel and Expense chez Gattefossé"
Thierry DRONNIER
Thierry DRONNIERD.S.I
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"Les collaborateurs ont gagné en temps et en productivité. Les managers apprécient la suppression du papier. Le ROI de ce nouveau process est de 3 mois. "
Bernard LOUIS
Bernard LOUISGestionnaire applicatif
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"Notilus a permis sur différents plans d’améliorer notre traitement des déplacements et des états de frais. Il nous a permis de réduire les délais de validation des missions."
Jean Marc PIAT
Jean Marc PIATDSI adjoint
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"La mise en place d'une solution telle que Notilus correspond à une maturité de l'entreprise, elle structure le process "
Valia DELAMARE
Valia DELAMAREChef de projet à la DSI
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"Process accéléré, remboursements plus rapides, reporting et audit facilités. Satisfaction du projet qui fait l'unanimité"
Jean-Jacques CATHERINE
Jean-Jacques CATHERINEDirecteur Administratif et Financier & Statistiques
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"Je suis ravi de la collaboration avec l’équipe Notilus, désormais, l'outil nous accompagnera tout au long de notre croissance."
Estelle CAMUSARD
Estelle CAMUSARDTravel Manager
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"L'ergonomie et la convivialité de Notilus sont évidentes."
Jean-Charles COUSINOU
Jean-Charles COUSINOUChef comptable
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"Au bout d'un mois, tous les collaborateurs étaient unanimes sur la souplesse et la simplicité d'utilisation. Nous sommes passés de 18 à 4 jours de traitement."
Patricia MANDRILLION
Patricia MANDRILLIONResponsable service Achats et Immobilier
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"Notre budget voyage annuel a baissé de 200 000€. Le délai de remboursement est passé de 3 semaines à 5 jours."
Fabien MOREL
Fabien MORELDirecteur Finance France
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"La solution Notilus est apparue plus structurée et plus attrayante que la concurrence. Les équipes Notilus ont été très disponibles et patientes tout au long du processus."
Nadège FERNANDES
Nadège FERNANDESCoordinatrice voyage
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"Une gestion simple, optimale et autonome des réservations de nos 8 000 collaborateurs. L'accompagnement a été remarquable."
Marlène CAMUS
Marlène CAMUSComptable
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"La mise en place de Notilus a été synonyme de gain de temps, d'efficacité et de grande simplicité."
René ALLIROT
René ALLIROTResponsable Comptable
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"Le projet Notilus a vraiment allégé le travail de gestion et de saisie des notes de frais. »
 Claude Lelièvre
Claude LelièvreCorporate Travel Manager
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"Une ligne d'action claire, ferme, durable mais également modulable. La bonne solution au bon endroit, au bon moment."

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