Les justificatifs de dépenses utilisés dans le cadre du remboursement des états de frais peuvent être numérisés pour en faciliter la recherche et la consultation. L’URSSAF admet même ces copies numérisées, comme preuve suffisante.
Malheureusement, il est bien précisé dans les textes que le champ d’application de l’arrêté du 22 mars 2017 est strictement limité aux factures établies originairement sur support papier. Or, une facture, au sens légal, c’est un document comportant plusieurs mentions obligatoires telles que l’identité de l’acheteur (nom et adresse) et un numéro de facture unique, mentions qui figurent rarement, voire jamais, sur les justificatifs de frais.
Depuis le 23 mai 2019, avec prise d’effet au 1er Juillet 2019, le code de la sécurité sociale légifère sur la dématérialisation des justificatifs papiers des notes de frais. Ainsi, la mise en place de la procédure de cet arrêté permet aux entreprises de détruire physiquement et légalement les justificatifs papiers.