Dématérialisation des justificatifs de notes de frais

Depuis le 23 mai 2019, le code de la sécurité sociale légifère sur la dématérialisation ou plutôt la numérisation des justificatifs papiers des notes de frais.

Ce dernier donne désormais la possibilité de passer au zéro papier et de ne plus conserver les justificatifs. Attention, certaines conditions sont requises, découvrez le sujet complet ci-dessous !

Dématérialisation, numérisation ou digitalisation ?

On parle normalement de dématérialisation des documents lorsqu’il est émis directement au format électronique. Lorsque l’original du document est établi sur support papier, puis qu’une copie est réalisée sous format électronique pour être conservée, on parle alors de numérisation, ou digitalisation du document.

Pour être correct, il faudrait donc parler de numérisation ou digitalisation des justificatifs de notes de frais étant donné que l’original est initialement au format papier. Dans les faits, beaucoup de personnes ne font pas cette nuance et parlent de dématérialisation des notes de frais.

Que dit la loi sur la dématérialisation ou numérisation des factures ?

En France, l’état a initié une dynamique de dématérialisation des processus afin notamment de réduire les coûts d’archivage. Ainsi, depuis le 1er janvier 2012, la Loi de Modernisation de l’Économie dispose que les services de l’État doivent être en mesure de recevoir les factures électroniques.

En parallèle certaines entreprises ont pris les devants et ont aussi commencé à dématérialiser leurs factures. C’est-à-dire les émettre au format électronique, mais également les réceptionner et les conserver. Au niveau de la loi, la facture dématérialisée pour les entreprises fournissant l’administration publique est même devenue obligatoire depuis 2020 conformément au décret n° 2016-1478 du 2 novembre 2016 relatif au développement de la facturation électronique.

De l’autre côté, la loi « pour la croissance et l’activité » publiée en 2015, oblige toutes les entreprises à accepter les factures au format électronique.

L’arrêté du 22 mars 2017, autorise quant à lui les entreprises à numériser les factures établies sur support papier afin de les conserver sous format numérique.

L’article 153 de la loi n° 2019-1479 du 28 décembre 2019 de finances pour 2020, envisage même de rendre obligatoire la facturation électronique entre entreprises à compter de 2023.

Que dit la loi sur la dématérialisation des justificatifs de notes de frais ?

L’arrêté du 22 mars 2017 est strictement limité aux factures établies initialement sur support papier. Or, une facture, au sens légal, est un document comportant plusieurs mentions qui figurent rarement, voire jamais, sur les justificatifs de frais. Voilà pourquoi pendant quelques années la législation a été assez floue vis à vis des justificatifs de notes de frais et les entreprises pouvaient être réticentes à les dématérialiser.

C’est désormais de l’histoire ancienne depuis « l’arrêté du 23 mai 2019 fixant les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier en application de l’article L. 243-16 du code de la sécurité sociale ».

Ainsi, cet arrêté permet aux entreprises de détruire physiquement et légalement les justificatifs papiers, mais attention sous certaines conditions.

Coté secteur public, c’est la même chose. Les justificatifs de dépenses utilisés dans le cadre du remboursement des états de frais peuvent être numérisés pour en faciliter la recherche et la consultation. L’URSSAF admet même ces copies numérisées, comme preuve suffisante.

Quels sont les avantages de la digitalisation des notes de frais ?

Si vous êtes ici vous vous posez sûrement la question, pourquoi dématérialiser sa note de frais ? Adopter une solution de gestion des dépenses et frais professionnels c’est notamment :

Pour la sécurité. Les erreurs, pertes et fraudes sont évitées. Les reçus sont centralisés et sauvegardés sur des serveurs dédiés, cryptés et distants.

Pour gagner du temps. Que ce soit dans la saisie, la soumission, le traitement de sa note de frais ou bien sûr dans le remboursement des frais engagés.

Pour en finir avec le papier. L’aspect écologique, les coûts d’archivage en moins, plus besoin de conserver des classeurs ou palettes de justificatifs, ni de saisir manuellement des informations dans des fichiers Excel.

Pour avoir une meilleure visibilité. Un accès à tous vos justificatifs des 10 dernières années. La possibilité d’effectuer des recherches multi champs sur des justificatifs archivés à valeur probante, qui font foi en cas de contrôle fiscal ou URSSAF.

Quelles sont les conditions requises pour numériser ses justificatifs de frais ?

D’après l’arrêté du 23 mai 2019, afin d’être considérée comme une copie fiable, la numérisation des justificatifs papier doit être réalisée sous plusieurs conditions :

L’identification de la copie : la copie doit être au format PDF et en tout point identique à l’originale. Le procédé de reproduction utilisé doit produire des informations liées à la copie (contexte de la numérisation, date de la création de la copie, qualité du procédé de reproduction…).

L’intégrité de la copie : elle doit être attestée par le recours à une empreinte électronique (horodatage, cachet serveur ou signature électronique). Cette dernière doit garantir la détection de toute modification ultérieure de la copie.

La conservation des copies : la copie numérisée de la facture doit être conservée via un archivage à valeur probante et ce, jusqu’à la fin de la période de conservation fiscale (six ans pour les factures). Les conditions de conservation doivent éviter toute altération de la forme ou du contenu de la copie, seuls les établissements de type « prestataires de services de confiance » qualifiés reconnus permettent ce type d’archivage électronique.

Vous l’avez compris pour numériser vos justificatifs de notes de frais il ne suffit pas de les prendre en photo avec votre téléphone. Les modalités sont bien spécifiques et il est nécessaire de s’accompagner d’acteurs légitimes et compétents comme Notilus. Si vous souhaitez en savoir plus sur l’archivage à valeur probante c’est ici !

Comment dématérialiser ses notes de frais ?

Editeur Français et majeur au niveau européen, DIMO Software propose Notilus depuis 1997, un logiciel de gestion des notes de frais, déplacements professionnels et flotte automobile, qui permet entre autres la numérisation des justificatifs de notes de frais.

A l’international, Notilus est homologuée par l’Hacienda, administration fiscale espagnole, depuis plusieurs années. Nous avons entamé les démarches pour faire certifier Notilus en tant qu’application de gestion et de digitalisation conforme avec les préconisations du Parlement et du Conseil européen.

Notre offre est également complétée d’une solution d’archivage à valeur probante grâce à un partenariat avec la filiale de la Caisse des dépôts et consignations, ARKHINEO, certifiée ISO 27001, NF461 et Tiers de Confiance.  

Notilus permet à nos entreprises clientes, et notamment à leurs services financiers, de supprimer en toute sécurité les formats papiers des justificatifs et de n’archiver que la copie numérique. Une fois dématérialisés grâce à l’OCR (reconnaissance optique et automatique des caractères) présent sur notre application mobile, les justificatifs professionnels obtiennent la certification d’archivage à valeur probante. Cela leur permet d’être conformes aux obligations légales.

Participez à un webinar

Découvrez en 30 minutes chrono tous les avantages de la solution de gestion des notes de frais Notilus.

Plus de 1 500 entreprises font confiance à Notilus
pour la gestion de leurs notes de frais

Joël WAUTERS
Joël WAUTERSResponsable de domaines comptables
Lire la suite
"Ce fut une révolution quand on a demandé aux collaborateurs de saisir eux-mêmes leurs notes de frais. Les gains de temps sont significatifs en regard du temps qu’il faudrait passer en cas de contrôle URSSAF."
Jean-Jacques HUGUET
Jean-Jacques HUGUETTravel Manager
Lire la suite
"Les coûts agence de voyage ont pu être réduits de 5%. Les données sont centralisées, aussi nous gagnons énormément de temps grâce à la saisie automatique des factures."
Nicolas DESHAIRES
Nicolas DESHAIRESGestionnaire de flotte
Lire la suite
"Les saisies sont allégées, nous avons une bien meilleure vision de notre parc de véhicules."
Jean-Michel MORIN
Jean-Michel MORINResponsable comptable
Lire la suite
"Politique voyage harmonisée, 95 % de taux de réservation online, gain de productivité… : succès du projet Travel and Expense chez Gattefossé"
Thierry DRONNIER
Thierry DRONNIERD.S.I
Lire la suite
"Les collaborateurs ont gagné en temps et en productivité. Les managers apprécient la suppression du papier. Le ROI de ce nouveau process est de 3 mois. "
Bernard LOUIS
Bernard LOUISGestionnaire applicatif
Lire la suite
"Notilus a permis sur différents plans d’améliorer notre traitement des déplacements et des états de frais. Il nous a permis de réduire les délais de validation des missions."
Jean Marc PIAT
Jean Marc PIATDSI adjoint
Lire la suite
"La mise en place d'une solution telle que Notilus correspond à une maturité de l'entreprise, elle structure le process "
Valia DELAMARE
Valia DELAMAREChef de projet à la DSI
Lire la suite
"Process accéléré, remboursements plus rapides, reporting et audit facilités. Satisfaction du projet qui fait l'unanimité"
Jean-Jacques CATHERINE
Jean-Jacques CATHERINEDirecteur Administratif et Financier & Statistiques
Lire la suite
"Je suis ravi de la collaboration avec l’équipe Notilus, désormais, l'outil nous accompagnera tout au long de notre croissance."
Estelle CAMUSARD
Estelle CAMUSARDTravel Manager
Lire la suite
"L'ergonomie et la convivialité de Notilus sont évidentes."
Jean-Charles COUSINOU
Jean-Charles COUSINOUChef comptable
Lire la suite
"Au bout d'un mois, tous les collaborateurs étaient unanimes sur la souplesse et la simplicité d'utilisation. Nous sommes passés de 18 à 4 jours de traitement."
Patricia MANDRILLION
Patricia MANDRILLIONResponsable service Achats et Immobilier
Lire la suite
"Notre budget voyage annuel a baissé de 200 000€. Le délai de remboursement est passé de 3 semaines à 5 jours."
Fabien MOREL
Fabien MORELDirecteur Finance France
Lire la suite
"La solution Notilus est apparue plus structurée et plus attrayante que la concurrence. Les équipes Notilus ont été très disponibles et patientes tout au long du processus."
Nadège FERNANDES
Nadège FERNANDESCoordinatrice voyage
Lire la suite
"Une gestion simple, optimale et autonome des réservations de nos 8 000 collaborateurs. L'accompagnement a été remarquable."
Marlène CAMUS
Marlène CAMUSComptable
Lire la suite
"La mise en place de Notilus a été synonyme de gain de temps, d'efficacité et de grande simplicité."
René ALLIROT
René ALLIROTResponsable Comptable
Lire la suite
"Le projet Notilus a vraiment allégé le travail de gestion et de saisie des notes de frais. »
Claude Lelièvre
Claude LelièvreCorporate Travel Manager
Lire la suite
"Une ligne d'action claire, ferme, durable mais également modulable. La bonne solution au bon endroit, au bon moment."

Découvrez nos articles entièrement dédiés à la gestion des notes de frais

Contactez-nous

Pour toute information complémentaire vous pouvez remplir ce formulaire.

Un moyen simple et efficace d’avoir une réponse rapidement !

ou appelez-nous

Retour haut de page