Il convient d’abord de préciser ce qu’on entend par dématérialisation : on parle de dématérialisation des documents lorsque le document est émis directement au format électronique.
Lorsque l’original du document est établi sur support papier, puis qu’une copie est réalisée sous format électronique pour être conservée, on parle alors de numérisation, ou digitalisation du document.
En France, de nouvelles mesures ont pour objet de favoriser la dynamique de dématérialisation des processus initiés par l’État et réduire les coûts d’archivage.
Ainsi, depuis janvier 2012, les entreprises peuvent dématérialiser les factures. C’est-à-dire les émettre au format électronique, mais également les réceptionner et les conserver. C’est même une obligation depuis 2017 pour tous les fournisseurs du secteur public qui devront progressivement s’y conformer avant le 1er janvier 2020.
En parallèle, la loi « pour la croissance et l’activité » publiée en 2015, oblige toutes les entreprises à accepter les factures au format électronique.
L’arrêté du 22 mars 2017 autorise quant à lui les entreprises à numériser les factures établies sur support papier afin de les conserver sous format numérique.
Afin d’être considérée comme une copie fiable, la numérisation des factures papier doit être réalisée sous plusieurs conditions :
Les justificatifs de dépenses utilisés dans le cadre du remboursement des états de frais peuvent être numérisés pour en faciliter la recherche et la consultation. L’URSSAF admet même ces copies numérisées, comme preuve suffisante.
Malheureusement, il est bien précisé dans les textes que le champ d’application de l’arrêté du 22 mars 2017 est strictement limité aux factures établies originairement sur support papier. Or, une facture, au sens légal, c’est un document comportant plusieurs mentions obligatoires telles que l’identité de l’acheteur (nom et adresse) et un numéro de facture unique, mentions qui figurent rarement, voire jamais, sur les justificatifs de frais.
Il n’existe pas pour le moment, en France, de cadre juridique spécifiquement applicable à la numérisation des justificatifs de frais professionnels et donc à la suppression des notes de frais papier, comme c’est le cas dans d’autres pays. Les entreprises restent toujours tenues de conserver les documents originaux, qui peuvent être exigés par la cour des comptes ou l‘administration fiscale, sous peine de prendre le risque d’un redressement fiscal.
Editeur majeur au niveau européen, DIMO Software propose avec Notilus, une solution de gestion des déplacements et frais professionnels, incluant depuis plus de 10 ans la numérisation des justificatifs, certifiée ISO 27001.
Notilus est déjà homologuée par l’Hacienda, l’administration fiscale espagnole, depuis plus d’un an, et nous avons entamé les démarches pour faire certifier Notilus en tant que solution de digitalisation conforme avec les préconisations du Parlement et du Conseil européen.
Notre offre est également complétée d’une solution d’archivage à valeur probante grâce à un partenariat avec la filiale de la Caisse des dépôts et consignations, CDC ARKHINEO, certifiée ISO27001, NF461 et Tiers de Confiance.
Cela permet à nos entreprises clientes, et notamment à leurs services financiers, de supprimer en toute sécurité les formats papiers des justificatifs et de n’archiver que la copie numérique.
Une fois dématérialisés grâce à l’OCR ces justificatifs professionnels obtiennent la certification d’« archivage à valeur probante ». Cela leur permet d’être conformes aux obligations légales.
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