Indemnités de télétravail, quels frais doivent être remboursés aux salariés ?

Remboursement des frais de télétravail supportés par le salarié : règles et conditions d’exonération

La généralisation du télétravail dûe au covid a permis aux entreprises d’en mesurer les avantages. Les outils de communication actuels permettent un travail à distance efficace : le télétravail permet le plus souvent un gain de productivité et des économies de frais à l’entreprise. Les réunions peuvent se faire par visio-conférence et évitent des déplacements de site en site, les travailleurs équipés d’outils pour le télétravail sont plus mobiles, et ce mode de fonctionnement entraîne également une diminution de l’absentéisme. Dans le cadre du télétravail, quels frais doivent être remboursés aux salariés et comment sont encadrés ces remboursements ? Notilus vous dit tout sur les indemnités de télétravail, leurs modalités de versement et les dépenses concernées.

 

Qu’est-ce que le télétravail ?

Le terme de télétravail désigne un type d’organisation professionnelle en vertu duquel le travail qui pourrait être effectué sur le site de l’entreprise est réalisé en dehors des locaux, au moyen des technologies actuelles de l’information et de la communication. Est considéré comme télétravail la réalisation régulière des tâches professionnelles à distance. Le télétravail n’implique pas nécessairement l’idée de travail à domicile : il peut être effectué de manière nomade, dans un espace de coworking, dans un télécentre ou sur une annexe du site de l’entreprise.

Le ministère de l’économie introduit dans la définition de télétravail la notion de volontariat de la part du salarié. Les technologies de l’information et de la communication permettent une participation des travailleurs en temps réel à la vie de l’entreprise et une interaction entre les différents collaborateurs. Être équipé de ces technologies est donc un prérequis pour la pratique du télétravail.

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Quels frais donnent lieu à une indemnité de télétravail ?

Le remboursement par l’employeur des frais engagés par un collaborateur en situation de télétravail fait l’objet d’une exonération de charges sociales. Les frais supportés par le salarié pour remplir ses missions professionnelles en télétravail sont de différents types. On distingue les frais fixes, les frais variables, les dépenses d’acquisition de mobilier, les frais liés à l’adaptation du logement, les matériels informatiques, les consommables et les frais de connexion ou d’abonnement aux réseaux de téléphonie et d’internet.

Les frais fixes

Les frais fixes incluent le montant du loyer ou la valeur locative brute, les taxes foncières et d’habitation, les taxes locales d’enlèvement des ordures ménagères, les charges de copropriété et les assurances habitation. Il est entendu que seule la quote-part des dépenses correspondant à la surface réellement affectée à un usage professionnel peut faire l’objet d’une participation patronale.

Les frais variables

Il s’agit des frais de chauffage ou de climatisation ainsi que des factures d’électricité. Là encore doit être déterminée la quote-part correspondant à la superficie affectée au télétravail.

L’acquisition de mobilier pour le télétravail

Peuvent être inclus dans les dépenses de mobilier pour le télétravail, les achats de bureaux et de fauteuils ergonomiques, d’étagères et de meubles de rangement, ainsi que de lampes de bureau.

Dépenses pour adapter les locaux

Il s’agit des frais liés à l’installation de prises électriques, ou à des travaux d’aménagement qui ont pour but de mettre le local en conformité avec la législation du travail.

L’achat de matériel informatique

Ces dépenses incluent les frais d’acquisition d’ordinateurs, de modems et de périphériques : scanners, imprimantes. Il est aussi possible pour l’entreprise d’effectuer un prêt de matériel.

Consommables et frais de connexion

Peuvent aussi faire l’objet d’un remboursement par l’employeur, sur justificatif, les consommables comme le papier et l’encre, ainsi que les abonnements téléphoniques et frais de connexion à internet.

 

interface de l'OCR notes de frais de Notilus pour la dématérialisation de vos justificatifs

Notilus est une solution de gestion des notes de frais

Lorsque vous allez acquérir du matériel dans le cadre de votre télétravail vous devrez créer une note de frais et joindre vos justificatifs.

Mais savez vous qu’il est possible de dématérialiser vos notes de frais ?

 

Comment sont remboursées les indemnités de télétravail ?

Les indemnités de télétravail peuvent prendre différentes formes : les frais supportés par le salarié pour réaliser son travail à distance peuvent ainsi faire l’objet de remboursement sur la base de la valeur réelle ou d’allocations forfaitaires.

Il est possible pour l’employeur de procéder à un remboursement forfaitaire : l’allocation d’indemnités de télétravail est alors automatiquement exonérée de contributions sociales tant qu’elle reste dans les limites fixées en fonction du nombre de jours télétravaillés : au maximum 10 euros par mois pour une journée hebdomadaire télétravaillée, soit jusqu’à 50 euros mensuels pour 5 jours par semaine de télétravail. Au-delà de cette limite, les remboursements seront exonérés sur justificatifs, selon les modalités détaillées ci-après.

Les frais fixes, les frais variables et les frais liés à l’adaptation de l’espace de travail sont remboursés à valeur réelle, proportionnellement à la surface affectée à l’usage professionnel dans le logement.

Les besoins en mobilier peuvent faire l’objet d’un prêt de la part de l’entreprise, sans dépenses pour le salarié ni remboursements de la part de l’employeur. Il est aussi possible de faire entrer le prêt de mobilier dans le cadre des avantages en nature si l’employeur concède un abandon définitif de ce mobilier au profit de son employé. L’avantage en nature est alors évalué sur la base réelle de la valeur résiduelle. Si l’employé achète du mobilier lui-même pour un usage professionnel, le remboursement effectué par l’employeur est exonéré de cotisations dans la limite de 50 % de la valeur réelle des achats (sur présentation des justificatifs).

Les consommables (papiers, encres, etc.) ainsi que les frais de téléphonie et d’internet font enfin l’objet de remboursements exonérés de cotisations, factures ou justificatifs à l’appui.

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