Indemnités et frais de repas, que faut-il savoir ?

Indemnités repas : conditions d’obtention et plafonds d’exonération

Les indemnités repas, aussi appelées primes de panier ou paniers-repas, sont les indemnités versées par l’employeur aux salariés lorsqu’ils ne peuvent pas prendre leur repas à leur domicile : soit parce qu’ils sont en déplacement, soit parce que le lieu de travail et la durée de la pause méridienne ne le permettent pas. La prime repas est versée aux salariés qui sont contraints de se restaurer à l’extérieur, du fait de l’absence de cantine ou d’espace de restauration sur le lieu de travail : il peut donc s’agir d’une indemnité quotidienne ou ponctuelle selon les cas de figure. Notilus détaille pour vous les conditions d’obtention des indemnités repas, vous indique le plafond d’exonération actuel et vous explique le cas particulier du secteur BTP pour ces frais professionnels.

 

Quelles sont les conditions pour obtenir des indemnités repas ?

L’employeur est exonéré de cotisations pour les indemnités repas versées aux salariés qui remplissent certaines conditions. Ces derniers doivent être contraints de prendre leur repas sur leur lieu de travail, ne pas disposer d’un service de restauration collective (cantine) sur leur site de travail, et ne pas disposer d’un temps de pause suffisamment long pour pouvoir prendre leur repas à leur domicile.

Le panier-repas peut prendre la forme d’une allocation forfaitaire ou d’un remboursement sur la base des dépenses réelles, avec justificatif de la part du salarié.

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Indemnités repas dans le cadre de petits déplacements

Les salariés en déplacement bénéficient d’une indemnité repas exonérée dès lors qu’ils sont contraints de prendre leur repas au restaurant.

Indemnités repas des salariés sur chantier

Les salariés travaillant sur chantier et ne pouvant pas rejoindre le lieu de travail ni leur résidence pour prendre leur repas sont également bénéficiaires d’un panier-repas dont l’employeur est exonéré.

Salarié contraint de prendre son repas sur site

Une indemnité de restauration versée aux salariés sur site qui ne disposent pas d’un restaurant d’entreprise est également exemptée de cotisations sociales. L’exonération ne concerne que les indemnités versées aux salariés dont les conditions et horaires de travail nécessitent un repas sur le site : journée continue, travail en équipe, travail de nuit ou horaires décalés par exemple.

Les salariés répondant à plusieurs cas de figure

Les montants limites au-dessus desquels l’indemnité ne fait plus l’objet d’une exonération varient selon les cas. Ils sont également révisés chaque année. Or, certains salariés peuvent cumuler plusieurs situations : le travail en équipe, de nuit et sur un chantier par exemple. Dans ce cas, c’est l’indemnité la plus élevée qui est exemptée de cotisations sociales. Si le salarié perçoit plusieurs indemnités repas, les autres seront soumises à cotisations.

 

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Plafonds d’exonération des indemnités repas

Le plafond d’exonération des indemnités repas est revalorisé tous les ans. Dans tous les cas, ce plafond varie selon la nature de l’indemnité.

Au 1er janvier 2021, l’indemnité de restauration sur le lieu de travail est exonérée dans la limite de 6,70 euros par repas.

Dans le cas des salariés en déplacement et sur chantier, le plafond est de :

  • 19,10 euros si l’employé est contraint de prendre son repas au restaurant
  • 9,40 euros si l’employé n’est pas contraint de prendre son repas au restaurant

La convention collective peut accorder une indemnité supérieure à ces montants, mais l’excédent sera alors soumis à cotisations.

 

Particularité de l’indemnité repas dans le secteur du BTP

Dans le secteur du Bâtiment et des Travaux Public (BTP), le salarié est de fait en situation d’employé sur chantier. Son panier-repas est donc exonéré dans la limite de 9,40 euros. La prime repas peut être déduite des impôts sur le revenu en optant pour la déduction des frais réels au lieu de la déduction forfaitaire qui s’élève à 10 %. Si le salarié du BTP est contraint de prendre son repas au restaurant, le montant maximal de l’indemnité doit rester dans la limite de 19,10 euros pour qu’elle ne soit pas soumise aux cotisations.

La réglementation qui encadre les indemnités repas ou primes de panier doit être bien connue et suivie pour que l’employeur ne se retrouve pas en faute vis-à-vis de ses salariés. Il importe aussi d’être vigilant puisque les plafonds d’exonération sont revus chaque année, et ce pour chaque cas de figure.

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