Gérer vos notes de frais : misez sur des outils spécifiques

« Adieu formulaires papier et fichiers Excel ! Pour gérer leurs notes de frais, les entreprises peuvent désormais se faire épauler par des outils spécifiques. De plus en plus élaborés, ils allient mobilité, reconnaissance des caractères et justificatifs à valeur probante. »

[…] La gestion des notes de frais peut se révéler un véritable casse-tête. Collecte et archivage des factures, validation, transfert dans l’outil comptable… Pourquoi ne pas adopter un outil spécifique ? Ils remplacent idéalement les formulaires papier et les fichiers Excel, encore légion dans les entreprises.

Mobilité, OCR et valeur probante

D’autant plus que ces outils sont de plus en plus élaborés. Première évolution : la mobilité. “Les outils de gestion de frais se transforment en compagnons de voyage, observe Stéphane Donders, CEO de Traveldoo. Des fonctionnalités de géolocalisation permettent de sélectionner le bon établissement et la reconnaissance vocale donne la possibilité de dicter des précisions, comme le nom des compagnons de voyage. L’objectif est de réaliser le moins de saisie possible”. Les outils proposent même aux utilisateurs de photographier leurs factures et un outil d’OCR (optical character recognition, c’est-à-dire reconnaissance optique de caractères) retranscrit les données présentes sur le document. Ces informations sont ensuite validées par la hiérarchie grâce à un workflow de validation avant de procéder à un remboursement. Et les données recueillies grâce à l’OCR sont automatiquement envoyées dans l’outil comptable.

“L’objectif est de prémâcher le travail des employés qui déclarent leurs frais, notamment avec l’OCR, mais aussi de faciliter le travail de toute la chaîne : validation, traitement comptable et analytique… Il est par exemple facile de récupérer la TVA mais aussi de générer des remboursements”, indique Gilles Bobichon, co-fondateur de Notilus par Dimo Software. Autre évolution : depuis mars 2017, les documents numérisés peuvent avoir la même valeur que les documents papier auprès de l’administration fiscale, à condition que l’archivage ait été réalisé à valeur probante. C’est ce que proposent différents éditeurs, comme Dimo Software. […]

 

Un article de Ève Mennesson, publié le mardi 23 octobre 2018, que vous pouvez retrouver intégralement à l’adresse suivante : http://courriercadres.com/management/en-pratique/gestion-des-notes-de-frais-miser-sur-des-outils-specifiques-23102018

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