Erreurs dans les notes de frais : facteurs de risques et enjeux

Les différentes erreurs de gestion des notes de frais de mission professionnelle et leurs conséquences.

 

Les erreurs sont courantes dans le traitement des notes de frais, surtout si celui-ci est assuré manuellement. Quels sont les risques d’erreurs les plus fréquents, et quelles conséquences impliquent-ils pour l’entreprise ? Notilus vous dit tout sur les enjeux des erreurs de saisie, de remboursement ou de conformité dans la gestion des notes de frais.

 

Quels sont les risques d’une erreur dans les notes de frais ?

Les risques encourus par l’entreprise en cas d’erreur dans une note de frais varient selon le type de manquements : de la non-conformité fiscale au trop-perçu par un salarié, les conséquences ne sont pas les mêmes.

 

Redressement URSSAF à la suite d’un contrôle

Sous la double tutelle de Bercy et de la branche recouvrement du régime général de la Sécurité sociale, l’URSSAF contrôle scrupuleusement les notes de frais remboursées par l’employeur. Source de fraude potentielle, les notes de frais sont aussi susceptibles de receler des erreurs involontaires. Une inspection de l’URSSAF peut ainsi révéler des dépassements des plafonds d’exonération de charges, un non-respect des barèmes en vigueur, des dépenses irrationnelles ou non justifiées. L’entreprise court alors le risque d’un redressement accompagné de sanctions financières.

 

Risque de trop rembourser un collaborateur ou pas assez

Le trop-perçu par un salarié dans le cadre d’une mauvaise gestion des notes de frais est une situation problématique à plusieurs niveaux : elle constitue une perte d’argent inutile pour l’entreprise, qui peut ne jamais s’en rendre compte ; elle peut être détectée lors d’un contrôle URSSAF et donner lieu à un redressement ; elle peut être source de conflits en interne lorsqu’elle doit être rétroversée par le salarié. Lorsqu’un collaborateur n’est pas remboursé à la hauteur de ses dépenses, à la suite d’une erreur de traitement de sa note de frais, le risque de conflit est, là encore, présent. L’impact financier sur la trésorerie personnelle de l’employé peut avoir des conséquences sur son quotidien et sa famille.

trop rembourser erreur notes de frais (1)

 

Quelles sont les principales erreurs en matière de notes de frais ?

Défaut de conformité légale, perte financière ou défaut de versement qui entraîne un conflit interne, les risques d’erreurs sont nombreux lorsqu’il s’agit de note de frais. Le traitement des remboursements de dépenses professionnelles nécessite un processus complexe de saisie, de contrôle et de validation, dont chaque étape constitue un risque d’erreurs ou d’oublis. Zoom sur les manquements les plus fréquents.

 

Erreur sur les indemnités kilométriques

Lorsqu’un collaborateur utilise son véhicule personnel à des fins professionnelles, le remboursement de ses frais de déplacement est effectué par l’entreprise sur la base d’un barème établi annuellement par l’URSSAF. Ce barème prend en compte une fourchette de nombre de kilomètres parcourus et la puissance fiscale du véhicule pour établir un forfait de remboursement au kilomètre. Le barème a également fonction de plafond pour les exonérations de cotisations sociales auxquelles donnent lieu les indemnités versées à l’employé. Les erreurs les plus fréquentes se font sur le nombre de kilomètres parcourus. Le risque de fraude existe aussi, qui consiste à faire passer en frais professionnels des déplacements effectués à titre personnel.

 

Erreur sur les repas d’affaires

Le remboursement des repas d’affaires est également encadré par des règles strictes, qui fixent notamment des obligations de justifications précises : doit apparaître le motif du repas, mais aussi l’identité et la fonction des invités le cas échéant. Pour que la dépense ne soit pas considérée irrationnelle, le repas doit avoir un intérêt véritable pour le fonctionnement ou le développement de l’entreprise. Des plafonds de remboursement sont par ailleurs imposés par repas individuel, et le nombre d’invitations est limité périodiquement.

 

oubli ou perte sont des erreurs notes de frais

Oubli ou perte d’une facture justifiant une note de frais

Lors de déplacements fréquents, il est possible d’égarer ses justificatifs de dépenses, qui peuvent prendre la forme de petits tickets volatiles comme le sont les reçus de péage autoroutier ou les notes de restaurant. Une entreprise ne peut pas rembourser de frais non accompagnés de justificatifs, au risque de subir un redressement lors d’un contrôle des services fiscaux, c’est pourquoi il est très important de conserver tous ses justificatifs de notes de frais. L’entreprise perd par ailleurs le bénéfice financier de la récupération de la TVA. Dans le cas de certaines sommes peu importantes, il est possible d’accompagner la note de frais d’une attestation sur l’honneur de l’employé, mais cette solution doit rester exceptionnelle. Idéalement, en cas de perte, il faudra essayer d’obtenir un duplicata de facture auprès de l’établissement ou du marchand concerné.

 

Justificatif de notes de frais incomplet

Le détail des notes de frais est strictement encadré, et les factures justificatives doivent comporter certaines mentions obligatoires pour être valides. Dans le cas d’une invitation de collaborateurs au restaurant par exemple, la note devra stipuler l’identité de chaque invité, son entreprise d’origine et sa fonction dans celle-ci. Le taux de TVA appliqué, le montant HT et le montant TTC doivent apparaître sur la facture pour toute récupération de TVA (restauration ou carburant). Dans le cas d’une note de restaurant, les boissons et les plats doivent faire l’objet d’une ligne distincte. Les notes d’hôtel doivent être également détaillées, avec le nombre de nuitées, le prix de la chambre, et les différents frais annexes, de restauration par exemple.

Remboursement de la même dépense deux fois

Les doublons de remboursements de notes de frais sont une source fréquente de perte financière pour l’entreprise, et de risque de redressement. Manuellement, il est parfois difficile de détecter les notes en doublon, qui peuvent avoir pour cause une tentative de fraude comme une simple erreur de la part du collaborateur. Seul un recoupement précis des dates et horaires, du montant et de l’établissement où ont été effectuées les dépenses peut permettre d’identifier l’erreur, ce qui est fastidieux lorsque sont traitées manuellement un grand nombre de notes de frais dans une entreprise.

 

Comment éviter les erreurs en matière de notes de frais ?

Une communication claire auprès des employés, au sujet des règles à respecter et des risques encourus, est la première étape pour limiter les erreurs. Cela implique aussi de mettre en place une politique de dépenses professionnelles accessible à tous. Éviter les erreurs et les fraudes n’est vraiment possible qu’à travers un processus de gestion optimal des notes de frais, avec a minima un modèle de notes de frais utilisable en interne pour harmoniser les process, et idéalement une solution de gestion automatisée. Un logiciel de gestion des notes de frais simplifie tous les process liés à la saisie, au contrôle, à la validation, au remboursement et à l’archivage des notes de frais. Les justificatifs sont numérisés, les doublons, fraudes et erreurs automatiquement détectés, les calculs de TVA et contrôles de conformité aux barèmes légaux entièrement automatisés. Le risque de redressement pour erreur est strictement minimisé.

 

Une mauvaise gestion des notes de frais, qui favorise les erreurs et manquements, peut être préjudiciable à plusieurs niveaux pour l’entreprise qui encourt alors des sanctions fiscales, mais peut aussi se retrouver en situation de péril financier. La paix sociale et la fluidité de l’organisation interne de l’entreprise sont aussi en jeu. Une application d’automatisation des process comme celle proposée par Notilus simplifie et sécurise le traitement des notes de frais, en permettant d’éviter ou de limiter drastiquement le risque d’erreurs et leurs conséquences.

 

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Avec notre OCR tous les champs tels que la TVA, la devise ou le montant, sont automatiquement détectés. Avec l’archivage à valeur probante, vos justificatifs de frais sont conservés dans un cloud sécurisé, fini le papier.

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