Guide complet des justificatifs de notes de frais

Durée et mode de conservation des justificatifs de notes de frais : le numérique, allié de votre conformité.

Les justificatifs de notes de frais sont les documents à produire par une entreprise à l’administration fiscale pour bénéficier d’exonérations de charges sociales et, dans certains cas, récupérer la TVA sur le remboursement des frais professionnels réglés par les salariés. Ces justificatifs doivent donc accompagner les notes de frais qu’il s’agisse de dépenses de repas, de transport ou d’hébergement effectuées pour les besoins d’une mission professionnelle. Document qui atteste de la dépense et de sa pertinence, le justificatif de note de frais peut prendre la forme d’une facture d’hôtel, d’un billet de transport en commun, d’un ticket de caisse ou d’une note de restaurant. Le justificatif doit comporter plusieurs mentions, comme la date, la structure et le taux de TVA appliqué.

 

Pourquoi conserver les justificatifs de notes de frais de son entreprise ?

La comptabilité des entreprises répond à des exigences strictes, notamment dictées par la réglementation fiscale et sociale. Lorsqu’un employeur rembourse des dépenses à ses salariés, ces remboursements sont éligibles à des exonérations de cotisations sociales sous des plafonds strictement définis par l’URSSAF : l’absence de fraude en la matière doit donc pouvoir être contrôlée à tout moment par l’administration fiscale. Un contrôle URSSAF peut survenir plusieurs années après le traitement de notes de frais : il faut alors être en mesure de prouver la réalité des dépenses, mais aussi leur légitimité vis-à-vis des activités de l’entreprise, ainsi que la validité des notes au regard des limites et plafonds réglementaires.

Plusieurs types de frais permettent par ailleurs aux entreprises une récupération de la TVA : il s’agit des frais repas et de certains carburants lors des déplacements (Gazole et E85, en partie ou en totalité selon le type de véhicule utilisé). Là encore, un contrôle peut être réalisé par les services fiscaux. En dehors de ces exigences légales et de l’impératif de conformité comptable, la conservation des justificatifs est importante pour la réalisation de contrôles et d’audits en interne par l’entreprise, afin d’ajuster sa politique de dépenses professionnelles ou de détecter les abus. Les documents justificatifs doivent ainsi rester accessibles et intacts après le traitement des notes de frais pour consultation ultérieure.

pourquoi conserver ses notes de frais

 

Combien de temps conserver des justificatifs de notes de frais ?

Les justificatifs des notes de frais sont des pièces comptables, et à ce titre ils doivent être conservés 10 ans à partir de la clôture de l’exercice durant lequel ils ont été reçus. Cette durée de conversation est fixée par l’article L 123-22 du code du commerce. Les règles fiscales sont quant à elles différentes : selon le Livre des Procédures Fiscales (LPF), la conservation des pièces justificatives liées aux notes de frais doit être de 6 ans dans le cas d’un archivage papier, et de 3 ans dans le cas d’un archivage numérique. Durant ces délais, l’administration fiscale est donc susceptible d’effectuer un contrôle de conformité et un redressement en cas de fraude.

 

Comment conserver les notes de frais de son entreprise ?

L’archivage papier a longtemps été le seul mode de conservation valable pour l’administration fiscale. Mais depuis l’arrêté du 23 mai 2019 fixant les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier, les entreprises peuvent détruire les justificatifs papier après les avoir numérisés pour archivage. Cette possibilité nouvelle s’inscrit dans un tournant digital global qui concerne tous les niveaux de gestion des entreprises. La dématérialisation des notes de frais et l’archivage numérique des justificatifs ne représente que des avantages pour les sociétés de toutes tailles et de tous secteurs. Le premier de ces avantages est sans doute la durée légale de conservation des justificatifs digitaux, réduite à 3 ans par l’administration fiscale.

Les autres avantages, multiples, mêlent sécurité, gain de temps, économies et simplification des process. La conservation numérique des justificatifs de notes de frais limite en effet le risque de perte des justificatifs (et donc de non-conformité), ou de dégradation. Certaines encres de tickets sont notamment réputées s’effacer avec le temps. L’archivage papier est par ailleurs soumis aux risques variés de vols, d’incendies, d’intempéries.

L’archivage numérique résout de fait les problématiques d’espace que pose le stockage des archives papier. Il induit une réduction importante des coûts de conservation des documents. L’accessibilité aux justificatifs numériques est, elle aussi, simplifiée, ce qui facilite les contrôles en interne ou audit de notes de frais et permet une réactivité bienvenue en cas de contrôle de l’administration fiscale.

Solution fiable, la conservation des justificatifs de notes de frais sous format numérique offre aux dirigeants et gestionnaires d’entreprise davantage de sérénité, avec l’assurance permanente de conformité et la réduction du risque de conflit interne.

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Notilus comme solution pour conserver ses justificatifs de notes de frais

Notilus vous propose un logiciel de gestion des notes de frais performant et intuitif, conçu pour automatiser et sécuriser la conservation numérique de vos justificatifs. Notre logiciel vous aide à réduire le coût de stockage dans votre entreprise en intégrant une solution de dématérialisation sécurisée avec archivage à valeur probante, certifiée NF461 et ISO 27001. Notre solution numérique vous offre la possibilité de stocker vos justificatifs durant 10 ans, soit la durée maximale de conservation des pièces comptables prescrite par le code du commerce, et bien au-delà des délais fiscaux de contrôle. Notre logiciel de gestion des notes de frais est un atout pour vos collaborateurs à tous les niveaux : il offre une simplicité d’usage inédite aux salariés émetteurs de notes de frais, mais aussi aux intervenants du circuit de validation des notes et à l’administration comptable. La lecture numérique des justificatifs permet de réduire les contrôles de conformité et évite les doublons de saisie. Les documents sont accessibles avec la même simplicité à toutes les étapes du traitement, de la demande jusqu’après l’archivage.

 

Parfois simples tickets de caisse ou notes de restaurant sur format A7, les justificatifs des notes de frais sont pourtant des documents comptables essentiels, qu’il est impératif de pouvoir présenter en cas de contrôle fiscal et qu’il faut donc pouvoir archiver durant plusieurs années. Pour éviter les risques de perte et de détérioration, il est aujourd’hui possible de conserver ces justificatifs de manière numérique : une solution économique et fiable qui simplifie la gestion des notes des frais et réduit drastiquement les coûts d’archivage. Contactez Notilus pour découvrir un logiciel de gestion de notes de frais avec fonctionnalité d’archivage sécurisé durant 10 ans !

 

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Avec notre OCR tous les champs tels que la TVA, la devise ou le montant, sont automatiquement détectés. Avec l’archivage à valeur probante, vos justificatifs de frais sont conservés dans un cloud sécurisé, fini le papier.

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