Solutions de gestion des notes de frais en entreprise

Pourquoi opter pour une gestion automatisée des dépenses professionnelles en entreprise ?

Parmi les principaux enjeux du service financier, la gestion des dépenses professionnelles se complexifie à mesure que l’entreprise se développe et que son effectif augmente. La gestion manuelle des notes de frais entraîne une charge de travail et un coût de traitement exponentiel, de la récupération des données au remboursement et à l’archivage des justificatifs, en passant par les différentes étapes de validation, de vérification et de comptabilisation. Les solutions de gestion offertes par un logiciel dédié permettent de fluidifier, simplifier et centraliser le traitement des notes de frais en entreprise.

 

Automatiser la gestion des notes de frais pour optimiser les dépenses et contrôler le budget de son entreprise

Pratique encore courante dans les entreprises, la gestion papier des notes de frais entraîne un processus de traitement long, et des tâches chronophages pour les différents intervenants du circuit de validation et de comptabilisation. La vision financière globale et la maîtrise des dépenses professionnelles sont complexifiées. Les avantages d’une solution de gestion automatisée sont donc multiples et concernent plusieurs niveaux d’organisation de l’entreprise.

 

Avoir une vision globale et détaillée des dépenses

L’automatisation de la gestion des notes grâce à une solution digitale est un atout global pour l’entreprise, qui permet un meilleur contrôle de la politique des dépenses. L’utilisation d’un logiciel de gestion des notes de frais permet d’accéder à des données précises et à des indicateurs détaillés. Avec une meilleure visibilité, la gestion des dépenses est optimisée et l’entreprise gagne en réactivité. Les solutions numériques offrent aussi la possibilité de planifier les frais à venir et de piloter ces dépenses en fonction des projets de l’entreprise et des missions des collaborateurs.

 

Faciliter le travail du service administratif et financier

Le travail des services administratifs et financiers est facilité par les fonctionnalités d’un logiciel de gestion des notes de frais : les gestionnaires et dirigeants ont accès à toutes les informations liées aux dépenses professionnelles des salariés et à des outils de contrôle qui permettent l’identification automatique des problèmes de conformité. Les erreurs de saisie, courantes dans le cas d’une gestion manuelle, sont évitées : la solution digitale repère instantanément les doublons, les incohérences, les justificatifs manquants. Les solutions de gestion automatisées bénéficient de mises à jour automatiques qui intègrent les éventuels changements réglementaires, pour une assurance de conformité permanente.

faciliter le travail du service administratif et financier

 

Réaliser des économies pour l’entreprise

Le coût de la gestion des notes de frais est considérablement diminué lorsqu’une entreprise passe d’un usage papier à une solution digitale. Grâce à une vision en temps réel des dépenses professionnelles engagées, la politique de frais peut être rapidement ajustée, ou les collaborateurs les plus dépensiers recadrés. Le gain de temps offert par une solution automatisée dans le traitement des demandes et des justificatifs réduit également le poste de dépenses RH. Les gestionnaires financiers et administratifs peuvent se concentrer sur leurs missions principales, soulagés de ces tâches à faible valeur ajoutée. La dématérialisation des documents permet enfin de réduire significativement les frais de stockage et d’archivage.

 

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Automatiser la gestion des notes de frais pour optimiser le processus de gestion

Avec l’automatisation de la gestion des dépenses professionnelle, c’est l’ensemble du processus de gestion qui est optimisé : la simplification de tâches chronophages, la diminution des conflits internes, l’assurance sereine de conformité légale et la fluidification de gestion des entreprises internationales sont autant de gains garantis par un logiciel de gestion de notes de frais.

 

Soulager les collaborateurs d’une tâche fastidieuse

La gestion manuelle des notes de frais est réputée être une tâche chronophage pour les différents services concernés : le traitement d’une note papier nécessite de la part du collaborateur la saisie d’une demande appuyée par des justificatifs de paiement (ticket, facture, billet) ; la demande entre ensuite dans un circuit de validation parfois complexe, puis sa validité sera contrôlée par les services administratifs et financiers avant de donner lieu à un traitement comptable puis à un archivage. Ce processus de traitement manuel est source d’erreurs et peut entraîner des retards de remboursements.

Une solution digitale fait gagner du temps à tous les acteurs de l’entreprise. Au niveau des demandes d’abord, elle permet aux salariés de saisir plus rapidement leurs notes et de numériser leurs justificatifs avant tout risque de perte ou de détérioration. Elle leur offre aussi des outils de simplification pratiques permettant, par exemple, le calcul automatique des indemnités kilométriques. Les managers chargés de contrôler et de valider les notes de frais bénéficient d’une meilleure visibilité et d’une simplification des démarches. Ils peuvent être avertis par notification ou email des demandes à valider numériquement. Les flux de validation peuvent être organisés en fonction du type de demande, des différents services ou des montants engagés. Il est aussi possible de réduire et de simplifier l’ensemble du circuit de validation, avec une simple intervention à n+1 avant transmission au service administratif et financier.

Le travail des services financiers est également soulagé d’étapes de saisies et de contrôle fastidieuses : détection des taux de TVA, montants à rembourser, report automatique des données des justificatifs, contrôles de conformité légale.

 

Augmenter la satisfaction de ses collaborateurs

Parce que l’expérience des collaborateurs est fluidifiée lorsqu’ils doivent établir une note de frais, un logiciel de gestion automatisée augmente la satisfaction générale du personnel, et donc le climat social au sein de l’entreprise. Lorsque les employés règlent le prix de leur repas ou de leur hébergement en déplacement professionnel, l’impact financier n’est pas négligeable sur leur trésorerie personnelle. Ils attendent un remboursement dans les meilleurs délais. L’automatisation de la gestion des notes de frais réduit le temps de traitement des notes et permet un remboursement plus rapide. Les dépassements ou les manques de justificatifs sont aussi détectés directement par l’application. Les risques de conflits internes sont ainsi diminués sous plusieurs rapports. Les situations problématiques liées à la perte des justificatifs ou à l’illisibilité de ces derniers sont évitées. Les collaborateurs gagnent du temps en ne cherchant plus leurs documents perdus et en n’étant plus sollicités pour rectifier des oublis ou des saisies erronées de leurs notes. L’organisation interne et la communication entre les services sont optimisées.

augmenter la satisfaction de ses collaborateurs

 

Faciliter le travail de calcul de la TVA

Les remboursements de notes de frais donnent parfois lieu à une possibilité de récupération de la TVA pour l’employeur. C’est notamment le cas des dépenses de repas et de certains carburants. Lorsqu’elle est réalisée manuellement, la démarche de récupération de la TVA est une tâche complexe et chronophage. De nombreux montants sont perdus dans le cadre d’une gestion papier. L’utilisation d’un logiciel automatise et systématise le processus de récupération de la TVA. Le traitement est simplifié, mais aussi sécurisé, avec l’assurance que toutes les sommes récupérables le soient. Les services financiers n’ont plus besoin de vérifier manuellement chaque ticket pour distinguer les taux de TVA appliqués, par exemple, aux boissons ou à la nourriture sur une facture repas. Le calcul automatisé est rapide et sans erreurs.

 

Éviter les erreurs de saisie et pertes de données

Toute tâche manuelle, surtout lorsqu’elle est complexe et qu’elle implique différents intervenants ou des saisies multiples, est source d’erreur. La gestion des notes de frais est l’un des processus les plus délicats, qui peut prendre des proportions importantes dans les grandes entreprises et revêtir des enjeux financiers cruciaux. L’automatisation diminue les interventions humaines dans le traitement des notes de frais, et réduit ainsi considérablement les risques de pertes financières ou de non-conformité fiscale liés à :

  • La perte de documents justificatifs
  • Les erreurs de saisie
  • Les erreurs de calcul
  • Les doublons
  • Les tentatives de fraude
  • Les demandes non conformes à la politique de dépenses de l’entreprise
  • Les incidents d’archivage

 

oubli ou perte sont des erreurs notes de frais

 

Aider à la gestion des entreprises internationales

La gestion des notes de faits dans une entreprise d’envergure internationale peut s’avérer particulièrement complexe, du fait de la difficulté à centraliser les données en provenance de différents pays : les frais engendrés par les missions professionnelles varient selon les destinations, les devises sont différentes, mais aussi les réglementations fiscales et les droits des travailleurs. Un logiciel de gestion et d’automatisation du traitement des notes de frais est l’outil indispensable pour permettre aux entreprises internationales d’optimiser leur politique de remboursement des frais professionnels et de bénéficier d’une visibilité sur ce poste de dépenses. Une solution numérique permet un transfert rapide et sécurisé des données à l’échelle mondiale. Les variants sont pris en compte et des fonctionnalités d’analyse offrent une visibilité globale sur la gestion des notes de frais à l’international.

 

Se doter d’une application de gestion des notes de frais est aujourd’hui une étape incontournable dans la transformation digitale des entreprises : PME comme grandes entreprises internationales y gagnent en sécurité et en efficience. Solution utile pour l’ensemble des collaborateurs, un logiciel d’automatisation des notes de frais permet un gain de temps et d’argent, tout en réduisant considérablement le risque de conflits internes et de situations de non-conformité avec la réglementation fiscale.

 

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