Application mobile de gestion des notes de frais

Découvrez l'histoire de Caroline et comment sa vie a changé grâce à l'application mobile de gestion des notes de frais Notilus. Une solution mobile, un logiciel de gestion, un OCR fiable à 90% et bien plus qu'une simple solution de gestion des notes de frais !

Il y a peu j’étais dans la même situation que vous :

    • Je passais 1 heure à faire ma note de frais,
    • J’attendais plus de 10 jours mon remboursement,
    • Le traitement administratif et comptable coûtait plus de 100 € à mon entreprise.

Mais j’ai finalement changé d’entreprise et maintenant tout va pour le mieux.

  • La saisie de mes notes de frais n’a jamais été aussi facile, c’est magique !
  • Mon remboursement se fait en un rien de temps.
  • Et en plus la comptable fait des économies de temps et d’argent.

Laissez-moi vous immerger dans ma vie quand j’étais dans la société TOUTMANUEL avant l’utilisation d’une application mobile de gestion de notes de frais. Je vous expliquerai après plus en détail comment tout a changé quand j’ai intégré l’entreprise DIGITAL 2.0.

L'application mobile Notilus

Rejoignez une communauté de 2 millions d’utilisateurs. Dématérialisez vos notes de frais avec notre OCR, réservez vos voyages dans l’outil.

Disponible sur Android et iOS gratuitement (application réservée à nos clients).

Ma vie sans application mobile de gestion des notes de fais 

Je suis commercial dans la société TOUTMANUEL, c’est le 30 du mois.

Lorsque mon portefeuille déborde de justificatifs, tickets de caisse et de facturettes, c’est qu’il est temps de faire ma note de frais mensuelle !

Un petit tour dans la voiture pour récupérer le reliquat derrière le pare-soleil, dans la boite à gants, sous les sièges, et en avant pour la corvée… Et c’est là que l’injustice commence.

Je vais tout d’abord trier tous mes justificatifs par date et par type de dépenses professionnelles, pointer les frais avec mon relevé de carte affaire, si j’en ai une, remplir un formulaire Excel (à défaut d’avoir une application mobile de gestion des notes de frais comme Notilus). 

Puis je vais chercher dans les listes déroulantes la nature « Autre », correspondant à mon petit déjeuner d’affaire qui n’existe pas dans la liste. Ensuite je vais saisir le montant TTC, le montant HT, le montant de la TVA, indiquer dans la remarque le nom des 3 clients que j’ai invités, le lieu de ma dépense (et oui, à Paris, c’est plus cher !)… voire même, affecter un code comptable à ma dépense, un peu au hasard avouons-le.

Un coup de vent balaye subitement mon bureau en dispersant mes précieux justificatifs partout, ce qui me conduit à mettre tout en vrac dans une enveloppe (la comptable fera le tri). Une heure plus tard, je dépose ma note de frais sur le bureau de mon responsable, qui est en déplacement à Hong-Kong.

La semaine suivante, mon responsable, relancé par les experts comptables, découvre mon enveloppe sous une pile de dossiers. Il signe, sans regarder et porte l’enveloppe au service comptabilité. Mazette, il y a du travail !!

Il manque un justificatif, les frais de repas ne respectent pas les plafonds, il faut que je rectifie les taux de TVA sur l’hôtel, et il y a 3 repas du midi le même jour… Retour à l’envoyeur et 18 minutes de perdu par note de frais corrigée, (soit 48 € perdu en moyenne par note de frais erronée, selon une étude menée par HRS !).

Une fois que le collaborateur a modifié sa note de frais, que le directeur commercial l’a revalidée, que le directeur financier l’a visée, le comptable peut enfin insérer ses lignes de frais dans une matrice Excel pour les ressaisir plus facilement dans son logiciel comptable. Il transmettra les informations au service RH, qui va ressaisir les montants à rembourser dans le logiciel de paie.

Comme on est moderne à la Sté TOUTMANUEL, et qu’on a arrêté les chèques depuis 3 ans, les RH vont aussi saisir les ordres de virement. 15 jours plus tard, je suis enfin remboursé ! Et la banque me facture un découvert…Ma boite va mal, je démissionne et suis embauché dans une autre société qui s’appelle DIGITAL 2.0.

Ma vie va changer… Non, non, je ne vais pas « faire » ma note de frais mensuelle. Non, non, je ne vais pas passer une heure au milieu de mes justificatifs triés par date, montant, nature, pour vérifier que je n’ai rien oublié… et surtout tout saisir manuellement..

Non, non, je ne vais pas avoir d’agios bancaires ! Ça c’était avant, quand j’étais commerciale dans la société TOUTMANUEL. Maintenant, chez DIGITAL 2.0, ma nouvelle boite, NO STRESS ! Je suis « Focus on the essential » comme ils disent, c’est-à-dire à fond sur mes dossiers clients !

 

Ma vie avec Notilus, l’application mobile de gestion des notes de frais

Enfin là, je suis à la terrasse d’un petit restaurant, vers Avignon, et je viens de terminer le déjeuner avant de reprendre la route. On m’apporte le café et l’addition. Je dégaine mon portable, j’ouvre l’application mobile de gestion des notes de frais Notilus, et là, c’est magique : Clic, je viens de prendre une photo de mon justificatif, je peux même jeter le papier grâce à l’archivage à valeur probante, un cloud sécurisé pendant 10 ans pour vos justificatifs. Oui, oui c’est fini les conteneurs remplis de notes de frais.

Clic clic, je complète les informations obligatoires, je dirai même, les champs se remplissent tous seuls grâce à l’OCR. Les informations sont remplis et traitées automatiquement. Notre OCR prends en charge de nombreux champs.. Oups, je suis en dépassement, mais bon je reviens avec un gros contrat, mon directeur commercial devrait accepter… Un clic, j’intègre mes frais d’hôtel, de restaurants et de taxi d’hier (vive la carte corporate) Et clac, j’envoie en validation ! 

J’en profite pour vérifier que ma réservation d’hôtel a bien été approuvée (oui, c’est bon), les horaires de mon train, je valide le déplacement en formation de mon nouveau stagiaire, qui a bien pris un billet seconde cette fois-ci …car oui Notilus c’est aussi une solution pour gérer son déplacement professionnel de A à Z.

Ah, ça y est, mon chef a validé ma note de frais, mon taxi (booké lui aussi sur l’application mobile Notilus) arrive. Je suis prête pour une nouvelle mission client ! Vraiment, chez DIGITAL 2.0, on pense au confort des collaborateurs, et on aime les process simples à utiliser et efficaces pour tous les services .

Ma copine de la compta me dit qu’elle a gagné plus de 75 % de temps sur la gestion des frais professionnels, et qu’elle peut enfin se consacrer au contrôle plutôt qu’à la saisie, ça lui change la vie ! Du coup, elle vient de refuser le Mojito d’hier sous prétexte que ce n’est pas remboursé par l’entreprise… Vive la Technologie !

Finis les erreurs et fini le papier pour vos collaborateurs !

  • SCANNEZ vos justificatifs de frais avec votre smartphone et grâce à notre OCR (95% de taux de reconnaissance)
  • Les champs sont reconnus AUTOMATIQUEMENT tels que la date, le montant, la nature, le taux de TVA, la devise, ou encore le nombre de litres de carburant.
  • JETEZ vos justificatifs papier grâce à l’archivage à valeur probante (stockage numérique sécurisé pendant 10 ans) qui fait foi en cas de contrôle fiscal
  • CONSULTEZ en temps réel la liste complète de tous vos justificatifs, où que vous soyez
  • ENVOYEZ directement votre note de frais pour contrôle et validation par votre manager
Notilus est disponible sur Google Play et App Store

A lire également : L’intelligence artificielle, force motrice de l’amélioration continue des solutions Notilus

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