Application mobile de gestion des notes de frais

Il existe des applications mobiles qui vous permettent de gérer vos notes de frais. L’avantage de ces applications est notamment de permettre aux collaborateurs d’effectuer leurs notes de frais lors de leurs déplacements professionnels. Notilus, l'expert de la note de frais depuis plus de 25 ans fait le point sur tout ce qu'il y a à savoir sur le sujet !

Les applications mobiles de notes de frais, une finalité logique

En 1997, lorsque nous étions aux prémices des premières solutions pour gérer ses notes de frais via l’informatique, les logiciels de notes de frais étaient stockés sur disquette puis sur CD-ROM (oui, oui nous étions déjà là à l’époque). Au fil des innovations technologiques les supports se sont dématérialisés et l’installation « on premise » des solutions s’est répandue. L’architecture de ces programmes était alors stockée en local sur les postes clients ou sur les serveurs de l’entreprise. Ces dix dernières années, le Cloud s’est aussi démocratisé et a apporté son lot de nouveautés : les solutions SaaS et les applications mobiles. L’intérêt d’une solution SaaS est de pouvoir l’utiliser partout, n’importe quand, de bénéficier des dernières mises à jour et d’un haut niveau de sécurité. Créer une solution SaaS qui marche de concert avec une application mobile de notes de frais était une finalité logique pour le secteur.

 

Qu’est-ce qu’une application de note de frais ?

Une application note de frais est une application mobile, programme informatique disponible sur smartphone (ou tablette), qu’une entreprise peut acquérir dans l’objectif de simplifier la gestion de ses notes de frais. La plupart du temps ces applications seront téléchargeables sur les stores (Android et IOS) gratuitement mais en complément d’un logiciel plus complet.

 

Quelles sont les fonctionnalités d’une application de notes de frais ?

Une application mobile de gestion des notes de frais va intervenir à plusieurs niveaux :

  • Cela va surtout servir à l’utilisateur final, le collaborateur qui pourra saisir (souvent grâce à un OCR, reconnaissance optique des caractères) puis soumettre plus facilement sa note de frais, notamment lors des déplacements professionnels.
  • Les valideurs, responsables ou services comptables pourront valider ou non les différents frais des membres de leurs services.

Évidemment ce n’est pas une liste exhaustive car cela va dépendre de l’application de notes de frais que vous utilisez.

 

Quelle est la meilleure application notes de frais ?

C’est Notilus. Car l’application va encore plus loin que la simple saisie et le traitement automatique : en reconnaissant automatiquement les caractères de vos justificatifs de notes de frais, en vous offrant la possibilité de jeter le papier grâce à l’archivage numérique à valeur probante et même en allant jusqu’à intégrer la réservation de vos déplacements professionnels.

Ne serait-ce pas merveilleux si vous pouviez retrouver à un seul endroit toutes les informations concernant votre voyage d’affaires ? Moyens de transport, réservations d’hôtels ou de trains, location de voiture ou encore vos rendez-vous ? Toujours au même endroit, imaginez pouvoir lier tous vos justificatifs de frais et y soumettre directement votre note… et bien cet endroit existe, c’est le logiciel notes de frais Notilus et son application mobile.

L'application mobile Notilus

Rejoignez une communauté de 2 millions d’utilisateurs. Dématérialisez vos notes de frais avec notre OCR, réservez vos voyages dans l’outil.

Disponible sur Android et iOS gratuitement (application réservée à nos clients).

Si vous désirez en savoir plus nous avons créé un top 10 des meilleures applications mobiles de notes de frais.

 

Quels sont les avantages d’une application de note de frais ?

Les bénéfices d’une application mobile de notes de frais sont très simples : elle va tout simplement permettre à un salarié de simplifier la saisie, l’envoi, le traitement et le remboursement de ses notes de frais et ce depuis son smartphone, qu’il soit chez lui, sur son lieu de travail ou en déplacement professionnel.

Côté entreprises, les données seront fiabilisées, la dématérialisation des justificatifs de notes de frais permettra de soulager tous les services de l’entreprise, le calcul des frais, le reporting et l’analyse ainsi que l’audit des notes de frais sera grandement simplifié.

interface de l'OCR notes de frais de Notilus pour la dématérialisation de vos justificatifs

Pourquoi choisir Notilus ?

  • 25 ans d’expérience
  • Co-construction clients
  • Une plateforme unique
  • Un outil standard, un projet sur mesure

 

Quel est le prix d’une application de note de frais ?

Il est compliqué d’obtenir le prix d’une application de note de frais car bien évidemment cela va dépendre de nombreux facteurs. Souhaitez-vous passer au zéro papier avec l’archivage à valeur probante, combien de profils actifs ou de licences votre entreprise nécessite elle, dans combien de pays ou filiales l’outil doit il s’implanter, quelles sont les interfaces nécessaires avec votre système d’information (SIRH, ERP, outils comptables, cartes de paiement, etc.) ?

En fait une application de note de frais n’est pas un simple programme que vous allez installer sur votre téléphone. C’est un vrai projet qui va totalement changer la gestion en interne de votre principal poste de dépenses que sont les frais professionnels. Une application mobile pour gérer vos notes de frais est donc forcément reliée à un vrai logiciel ou solution plus complète qui sera disponible sur un ordinateur et qu’il faudra paramétrer selon vos besoins.

quel est le prix d’une application de note de frais

 

Comment ma vie a changé avec une application notes de frais ?

Il y a peu j’étais dans la même situation que vous :

  • Je passais 1 heure à faire ma note de frais,
  • J’attendais plus de 10 jours mon remboursement de notes de frais,
  • Le traitement des notes (administratif et comptable) coûtait plus de 100 € à mon entreprise.

Laissez-moi vous immerger dans ma vie quand j’étais dans la société TOUTMANUEL avant l’utilisation d’une application mobile de gestion de notes de frais. Je vous expliquerai après plus en détail comment tout a changé quand j’ai intégré l’entreprise TOUTDIGITAL.

 

Avant c’était comme ça :

  • Je suis commercial dans la société TOUTMANUEL, c’est le 30 du mois.
  • Lorsque mon portefeuille déborde de justificatifs, tickets de caisse et de facturettes, c’est qu’il est temps de faire ma note de frais mensuelle !
  • Un petit tour dans la voiture pour récupérer le reliquat derrière le pare-soleil, dans la boite à gants, sous les sièges, et en avant pour la corvée… Et c’est là que l’injustice commence.
  • Je vais tout d’abord trier tous mes justificatifs par date et par type de dépenses professionnelles, pointer les frais avec mon relevé de carte affaire, si j’en ai une, remplir un formulaire Excel.
  • Ensuite je vais saisir le montant TTC puis HT, le montant de la TVA, indiquer dans la remarque le nom des 3 clients que j’ai invités, le lieu de ma dépense… et voire même, affecter un code comptable à ma dépense, un peu au hasard avouons-le.
  • Un coup de vent balaye subitement mon bureau en dispersant mes précieux justificatifs partout, ce qui me conduit à mettre tout en vrac dans une enveloppe (la comptable fera le tri). Une heure plus tard, je dépose ma note de frais sur le bureau de mon responsable, qui est en déplacement.
  • La semaine suivante, mon responsable, relancé par les experts comptables, découvre mon enveloppe sous une pile de dossiers. Il signe, sans regarder et porte l’enveloppe au service comptabilité. Mazette, il y a du travail !!
  • Il manque un justificatif, les frais de repas ne respectent pas les plafonds, il faut que je rectifie les taux de TVA sur l’hôtel, et il y a 3 repas du midi le même jour… Retour à l’envoyeur et 18 minutes de perdu par note de frais corrigée, selon une étude menée par HRS !
  • Une fois que le collaborateur a modifié sa note de frais, que le directeur commercial l’a revalidée, que le directeur financier l’a visée, le comptable peut enfin insérer ses lignes de frais dans une matrice Excel pour les ressaisir plus facilement dans son logiciel comptable. Il transmettra les informations au service RH, qui va ressaisir les montants à rembourser dans le logiciel de paie.

ma vie avant une application note de frais

 

Comme on est moderne chez TOUTMANUEL, et qu’on a arrêté les chèques depuis 3 ans, les RH vont aussi saisir les ordres de virement. 15 jours plus tard, je suis enfin remboursé ! Et la banque me facture un découvert… mais heureusement je quitte ma boîte et je suis embauché chez TOUTDIGITAL.

 

Désormais ma vie va changer :

  • Fini la note de frais mensuels car je peux les faire au fil de l’eau tellement c’est simple et intuitif
  • Je suis à la terrasse d’un petit restaurant, et je viens de terminer le déjeuner avant de reprendre la route. On m’apporte le café et l’addition. Je dégaine mon portable, j’ouvre l’application mobile notes de frais Notilus, et là, c’est magique : Clic, je viens de prendre une photo de mon justificatif, je peux même jeter le papier. Les champs se remplissent tous seuls grâce à l’OCR, notre reconnaissance optique de texte fiable à 95 %. Un clic, j’intègre mes frais d’hôtel, de restaurants et de taxi d’hier (vive la carte corporate) Et clac, j’envoie en validation !
  • J’en profite pour vérifier que ma réservation d’hôtel a bien été approuvée (oui, c’est bon), les horaires de mon train, je valide le déplacement en formation de mon nouveau stagiaire.
  • Ah, ça y est, mon chef a validé ma note de frais, mon taxi (booké lui aussi sur l’application mobile Notilus) arrive !

ma vie apres une application note de frais

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