6 bonnes raisons de dématérialiser ses notes de frais

Quels sont les inconvénients d’une gestion papier des notes de frais ? Qu’est-ce que la dématérialisation des justificatifs ? Comment y parvenir ?

Entretien avec Cédric Dubuisson, en charge du parc client Notilus, qui a accompagné de nombreuses entreprises dans leur projet de dématérialisation des justificatifs de notes de frais.

 

Le calvaire de la gestion des notes de frais papier

Aujourd’hui, encore beaucoup d’entreprises qui ne sont pas équipées d’une solution de gestion des notes de frais, sont dans une gestion manuelle (et chronophage) des justificatifs de notes de frais papier.

Cédric DUBUISSON témoigne :

« Les façons de faire vont dépendre des entreprises, mais dans la plupart des cas les justificatifs papier ou factures d’hôtels sont conservés, et sont ensuite agrafés, adossés ou numérotés à une note de frais imprimée et remplie à la main. Parfois, il y aura aussi un fichier Excel à renseigner. La plupart du temps le collaborateur mettra tout dans une enveloppe qu’il remettra par la suite à son manager ou au service comptabilité. C’est seulement dans un second temps que des vérifications seront faites pour rapprocher les frais, modifier ou vérifier qu’il n’y ait pas d’erreur ou de fraude et que la politique de remboursement de l’entreprise soit bien respectée. »

 

Comment dématérialiser la gestion de ses notes de frais

Comment dématérialiser la gestion de ses notes de frais ?

En France, il est possible grâce aux évolutions technologiques et aux nouvelles législations, de dématérialiser ses notes de frais. Vous pouvez prendre un justificatif papier et le dématérialiser via l’intermédiaire d’un appareil photo sur votre smartphone ou d’une imprimante avec scanner.

 

En effet, avec une application mobile de gestion des notes de frais comme Notilus, vous allez pouvoir prendre en photo le justificatif et le raccrocher à un frais que vous allez déclarer. Ceci est rendu possible par l’utilisation de l’OCR : la reconnaissance optique de caractères. Ainsi, cette technologie va vous permettre de lire la photo de votre justificatif, puis de compléter automatiquement les champs du frais : TVA, montant, devise, date, nature, etc.

 

Cédric DUBUISSON précise :
« Par la suite, la note de frais va rentrer dans ce qu’on appelle un « workflow de validation ». Elle suivra un cheminement défini par l’entreprise, par exemple la vérification et validation par le N+1 puis par le service qui vérifie les notes de frais (RH, comptables, etc.). »

Il ajoute :
« À l’international, il y a des spécificités selon les pays. En effet, les devises, la TVA ou même parfois les alphabets ne sont pas les mêmes. Aujourd’hui, Notilus accompagne ses clients à l’international. Il faut bien avoir en tête que Notilus est un produit qui évolue dans une démarche de co-conception avec nos utilisateurs. »

 

Comment dématérialiser le stockage des justificatifs de notes de frais ?

En France, l’URSSAF peut remonter sur une période de 10 ans pour contrôler les justificatifs de notes de frais. Tous ces justificatifs papier vont remplir des classeurs et cartons qui devront être stockés dans les entreprises, si le processus est manuel.

« C’est un calvaire pour retrouver un justificatif précis. De plus, avec les années les justificatifs papier peuvent s’effacer. Avec une moyenne de 10 justificatifs par déplacement, vous vous retrouvez avec une montagne de justificatifs papier à stocker », poursuit Cédric DUBUISSON.

Mais depuis 2019, il est possible de dématérialiser le stockage des justificatifs de notes de frais grâce à l’archivage à valeur probante : un coffre-fort sécurisé qui va conserver vos justificatifs de notes de frais pendant 10 ans. Pour en savoir plus, découvrez notre guide complet sur l’archivage à valeur probante.

 

6 bonnes raisons de dématérialiser vos notes de frais

6 bonnes raisons de dématérialiser vos notes de frais

  1. Un gain de temps considérable. Vous évitez la saisie manuelle pour vos collaborateurs. Le contrôle et le remboursement du frais sont beaucoup plus rapides !
  2. Une meilleure sécurité. Avec une solution certifiée ISO 27001 et l’archivage à valeur probante, tous vos justificatifs de notes de frais sont en sécurité dans un coffre-fort virtuel.
  3. Des archives consultables à tout moment. En cas de contrôle, plus besoin de déballer les cartons pour retrouver un justificatif papier vieux de 10 ans !
  4. Une meilleure visibilité. Responsable hiérarchique, service comptable ou RH, collaborateurs, tous auront une visibilité en temps réel du frais et pourront y accéder en un clic.
  5. Un meilleur contrôle. Une vision rapide sur la politique de remboursement de l’entreprise. Les papiers perdus ou qui trainent au fond des poches, c’est fini. Avec Notilus il est même possible de faire des vérifications automatiques, comme dans le cas d’un doublon.
  6. Une accélération des processus et des délais de remboursement. Avec la configuration de votre workflow de validation, le valideur est notifié et peut approuver le frais en quelques instants.

 

« En une demi-heure vous pouvez saisir un mois de frais, ce qui auparavant vous prenait presque une demi-journée ! »

 

Présentation de l’auteur

Depuis plusieurs années, Cédric DUBUISSON s’occupe du parc client Notilus. Son travail est de permettre aux clients d’accéder à des nouveautés et aux évolutions que les nouvelles versions proposent. La dématérialisation des justificatifs papier des notes de frais est un sujet central lors des échanges avec les clients.

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