Comment simplifier le traitement de mes notes de frais ?

Le cycle de vie d’une note de frais implique plusieurs acteurs : le collaborateur, le manager, la comptabilité, le service paie, le DAF...

Il convient donc de simplifier l’ensemble de ce cycle et de permettre à chaque acteur de se concentrer sur l’essentiel :
Simplifiez vos notes de frais

Ne voyez plus la gestion des notes de frais comme une corvée !

Le tout grâce à la volonté d’une dématérialisation des processus soutenue par l’Etat et avec l’aide des nouvelles technologies. Nous utilisons l’OCR (Optical Character Recognition ou reconnaissance optique de caractères) , avec cette avancée, la gestion des frais professionnels n’est plus laborieuse.

Notre logiciel SAAS de gestion des notes de frais Notilus vous facilite l’ensemble du traitement de la note de frais.

Par quel moyen facilitons-nous la saisie de la note de frais ?

Très simplement, votre collaborateur,  d’une simple photo de son justificatif, via son smartphone, n’a plus à remplir la nature, la date, le montant, ni même la TVA de celui-ci. Le tout est rempli automatiquement grâce à l’OCR!

Ce procédé réduit significativement les erreurs de saisie et les fraudes de notes de frais. C’est un gain de temps considérable. La dématérialisation des justificatifs de frais, dit plus communément l’archivage à valeur probante, permet à ce collaborateur de ne plus s’encombrer de la version papier de son justificatif.

Il n’aide pas seulement le collaborateur : l’archivage à valeur probante et la réduction des erreurs de saisies sont aussi des avancées pour une meilleure visibilité et un contrôle optimisé pour les services financiers.

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Découvrez en 30 minutes chrono tous les avantages de la solution de gestion des notes de frais Notilus.

Notilus, allié du service financier

DAF, chef comptable, contrôleur de gestion… notre outil est conçu pour vous accompagner tout au long de votre processus de gestion des frais professionnels au quotidien. En prime, Notilus est connecté à votre système comptable.

Comment Notilus vous aide dans votre quotidien ?

  • Écritures comptables.
  • Réduction des saisies.
  • Visibilité et l’analyse des dépenses en temps réel pour un pilotage optimisé.

Intégré à votre ERP et certifié ISO 27001 (Système de Management de la sécurité et de l’information), notre outil a été conçu pour que vous n’appréhendiez plus en fin de mois la corvée du traitement des notes de frais. Le tout sur l’ensemble de son traitement, jusqu’au remboursement des collaborateurs. 

Accédez à vos données à tout moment avec une solution SaaS disponible sur tous les supports : ordinateur, tablette et smartphone.

Note de frais et service financier

Que dit la loi sur la dématérialisation des notes de frais ?

Depuis quelques années, notamment depuis janvier 2012, l’État français prend de nouvelles mesures favorisant la dématérialisation des processus et la réduction des coûts d’archivage.

Note de frais - que dit la loi ?

L’arrêté du 22 mars 2017 autorise les entreprises à numériser les factures sur support papier et à n’en garder que le format numérique. Ce dernier a donc soulevé la question du traitement des notes de frais. Cependant, le rapprochement entre traitement des factures et traitement des notes de frais semble être un raccourci trop vite pris.

  • Qu’en est-il réellement ? Peut-on adopter le « 0 papier » grâce à « l’archivage à valeur probante » ?
  • Quels sont les processus à respecter et à mettre en place ? Sont-ils légitimes lors d’un audit/contrôle par les services financiers?  

L'intelligence artificielle et la note de frais

La technologie, intégrée dans le processus de traitement des notes de frais, permet un gain de temps à tous les niveaux. La note de frais s’automatise et s’alimente toute seule… mais comment ?

La possibilité de numérisation des justificatifs de frais constitue une première grande avancée dans le processus de traitement des notes de frais. Mais ce n’est pas tout, la technologie de la reconnaissance intelligente des caractères (OCR) permet d’aller plus loin dans la simplification de la gestion des notes de frais.

Qu’est-ce que l’OCR ? C’est la technologie qui supprime toutes saisies des informations concernant les notes de frais ! c’est-à-dire ? Et bien avec une simple photo de vos justificatifs, fini la saisie manuelle de toutes les informations ! 

Il se charge de tout reconnaître et pré remplit les champs adéquats, l’OCR, une méthode qui a fait ses preuves.

L'intelligence artificielle et les notes de frais

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