Guide complet sur les notes de frais en entreprise

Notion qui concerne la majorité des entreprises, les notes de frais permettent le remboursement des dépenses professionnelles engagées personnellement par un salarié ou dirigeant. Le remboursement des notes de frais est strictement encadré par la réglementation fiscale et comptable. Leur gestion implique aussi une politique de dépenses claire de la part de l’entreprise. Notilus vous aide à comprendre les enjeux liés aux notes de frais, à décrypter les formalités sociales et fiscales qu’elles impliquent et à les gérer au mieux.

Qu'est-ce qu'une note de frais ?​

Définition d’une note de frais

La note de frais désigne le document qu’un employé ou un chef d’entreprise établit pour obtenir le remboursement de frais professionnels pris en charge sur son fond personnel. Il peut s’agir de frais de déplacement dans le cadre d’une mission professionnelle, de frais de restaurant, de notes d’hôtel, ou encore des dépenses engagées pour le télétravail.

Quelles sont les différentes notes de frais ?

Les frais de repas, qu’il s’agisse de l’achat d’un sandwich comme d’un déjeuner au restaurant, dans le contexte d’une journée travaillée.

Les frais de déplacement pour mission professionnelle, remboursés sous forme d’indemnités kilométriques lorsque le salarié utilise son véhicule personnel, ou sous forme de remboursement de péage, frais de carburant, billets de transport.

Le frais d’hébergement, correspondant aux nuitées d’hôtel lors des déplacements professionnels du salarié à plus de 50 km de son domicile et à plus d’1h30 de transport en commun.

Les frais de télétravail, en partie remboursables : forfaits internet et téléphoniques, aménagement de l’espace de travail, fraction du loyer correspondant à l’espace dédié à l’activité professionnelle

Comment faire une note de frais ?

Quels sont les critères pour qu’une note de frais soit valide, que faire en cas de perte, quels sont les délais accordés à l’employeur pour rembourser les frais engagés ? 

Comment établir une note de frais valide ?

Il n’existe pas de modèle officiel obligatoire pour les notes de frais. En revanche, certaines informations doivent impérativement apparaître sur le document établi pour que la note soit valide et conforme à la réglementation fiscale.

Pour toute note de frais, quel que soit le type de dépenses concerné, doivent ainsi apparaître la date de la dépense, son montant et son motif. D’autres mentions obligatoires peuvent concerner spécifiquement les notes de frais kilométriques (lieu de mission, kilométrage, puissance fiscale du véhicule le cas échéant), les notes de frais de restaurant (le nom et la fonction des convives le cas échéant), ou les notes de frais d’hébergement (nombre de nuitées et solde réglé). 

Pour ne négliger aucune information et simplifier votre gestion des notes de frais en entreprise, il est cependant possible d’utiliser des outils pratiques et préconçus comme notre modèle de notes de frais téléchargeable gratuitement ou encore un vrai logiciel de gestion des notes de frais.

Comment gérer la perte d'une note de frais ?

La note de frais et ses justificatifs associés sont indispensables en cas de contrôle fiscal : les remboursements des dépenses professionnelles, effectués par l’entreprise, sont en effet exonérés de charges sociales dans la limite d’un plafond fixé par l’administration fiscale. Les remboursements sont susceptibles de faire l’objet d’un contrôle et peuvent entraîner un risque de redressement. En tant que salarié ou dirigeant, vous devez donc fournir une note valide et les justificatifs exigés pour que l’entreprise effectue le remboursement en conformité. En cas de perte de ces justificatifs, plusieurs solutions sont possibles :

Quel délai pour rembourser les notes de frais ?

La loi prévoit un délai de 5 ans pour le remboursement d’une note de frais par l’employeur, à compter de la présentation de la note par le salarié. En pratique, les notes de frais sont généralement remboursées dans le mois. La rapidité de remboursement dépend de la fluidité de gestion des notes de frais au sein de l’entreprise, et notamment de l’efficacité des circuits de validation mis en place. Du côté de l’employé, il peut être imposé par toute entreprise un délai plafond entre la date de la dépense et la date de présentation de la note de frais pour remboursement.

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Comment rembourser les notes de frais de ses salariés ?

Rembourser les notes de frais au forfait

Le remboursement des notes de frais au forfait consiste à verser mensuellement au salarié un montant forfaitaire déterminé en fonction des barèmes de l’URSSAF. L’avantage de cette solution est qu’elle dispense l’employé de recourir à des justificatifs systématiques. Pour l’entreprise, le remboursement forfaitaire a pour atout une meilleure maîtrise des dépenses liées au remboursement des frais professionnels.

Rembourser les notes de frais au réel

On appelle remboursement aux frais réels le remboursement des frais professionnels réellement avancés par le salarié ou dirigeant, c’est-à-dire les montants exacts des sommes engagées. Au cours d’une mission professionnelle, le collaborateur concerné doit donc conserver tous les justificatifs témoignant des dépenses effectuées pour son déplacement, ses repas, son hébergement. L’entreprise n’a pas la visibilité immédiate de ces frais.

Comment gérer les notes de frais de ses salariés en comptabilité ?

Règles de calcul, spécificités ou comptabilisation comptable, on vous dit tout !

Quelles sont les règles de calcul de la TVA sur les notes de frais ?

L’entreprise peut récupérer la TVA sur les frais nécessaires à son fonctionnement et à son développement. Lorsque l’employeur rembourse les notes de frais de ses salariés, il peut bénéficier d’une déduction de la TVA sur certaines dépenses, comme les frais repas : les justificatifs fournis doivent donc bien faire apparaître le taux de TVA appliqué, son montant, ainsi que le montant de la facture TTC. À noter que toutes les factures de restauration réglées dans le cadre d’une mission professionnelle permettent la récupération de la TVA. Pour les autres types de dépenses, il existe des spécificités.

Quelles sont les spécificités de la TVA sur les notes de frais ?

Repas, hébergements ou frais de déplacements, il y a certaines spécificités à prendre en considération. 

Spécificités pour les frais de déplacement

Seuls certains frais de déplacements permettent la récupération de TVA : les tickets de péages autoroutiers, l’entretien ou la location de véhicule utilitaire, les dépenses de stationnement dans certains cas précis, les carburants avec des restrictions.

Dans le cas où le collaborateur utilise un véhicule dit de tourisme, la récupération de la TVA n’est possible qu’à 80 % sur le gazole et l’E85 et à 50 % sur le GPL. Il n’y a pas de récupération de TVA possible sur l’essence, de SP95 et 98, l’E10.

Dans le cas où un véhicule utilitaire est concerné, l’essence, le SP95 et 98 et l’E10 ne permettent pas non plus de déduire la TVA. En revanche, la récupération se fait à 100 % sur les autres types de carburants.

Les indemnités kilométriques versées à un salarié qui utilise son propre véhicule ne sont pas concernées par la récupération de la TVA. Les billets de train, de bus, d’avion comme de bateau n’offrent pas de possibilité de récupération, de même que les tickets de parking classiques et que les frais de location de véhicules de tourisme.

Spécificités pour les frais de repas

Les frais de repas dans le cadre d’un déplacement ou d’une mission professionnelle, de même que les repas d’affaires et frais de réception, sont concernés par la récupération de la TVA. Il est en revanche indispensable que les factures soient libellées au nom de l’entreprise et mentionnent, le cas échéant, le nom des invités, celui de leur entreprise et leur fonction dans cette dernière.

Spécificités pour les frais d'hébergement

La déduction de la TVA n’est pas possible pour les frais d’hébergement, quels qu’ils soient : ni les factures d’hôtel, ni les frais de location d’appartement ne peuvent donner lieu à une récupération de TVA pour l’entreprise. La part repas d’une note d’hôtel pourra en revanche prétendre à la déduction, à condition qu’elle fasse l’objet d’une ligne distincte sur la facture.

Comment comptabiliser les notes de frais ?

Les notes de frais sont comptabilisées dans le journal comptable, ou journal des achats de l’entreprise. Le montant doit être saisi dans le journal, puis les comptes de charges doivent en être débités. Le cas échéant, doit être également débité le compte de TVA déductible. Le compte 467 du salarié est enfin crédité du remboursement des frais engagés.

Comment réduire le temps de traitement des notes de frais ?

4 façons concretes de réduire le temps de traiter des notes de frais au sein de votre entreprise : 

Auditer le poste des dépenses en notes de frais

Réaliser un audit des dépenses en entreprise est la première étape pour optimiser la gestion des notes de frais. L’audit a pour but d’identifier les sources de dépenses et d’analyser leur répartition. Vous en retirerez une vision plus globale de votre trésorerie d’entreprise, et tout particulièrement du poste des dépenses professionnelles. Le bilan de l’audit vous permettra de corriger d’éventuels excès et de communiquer avec vos collaborateurs sur le sujet.

Définir un plafond des dépenses

La maîtrise des coûts passe par la définition de règles claires, qui peuvent être adaptées aux différents types de poste et aux contraintes qu’ils impliquent (agents sur le terrain, commerciaux, agents sédentaires…). Les dépenses de frais repas, notamment, peuvent être plafonnées pour éviter les excès des collaborateurs les plus dépensiers. Les frais de déplacement peuvent être également mieux encadrés, avec des recommandations de choix plus économiques, comme le transport collectif au-delà de 200 km, par exemple.

Mettre en place une politique de dépenses claire

Pour que les règles mises en place soient respectées et la gestion des notes de frais optimisée, il est important de mettre en place une politique de dépenses claire, rendue accessible aux employés sous la forme d’un document (de n’importe quel format) qui précisera :

Optimiser le circuit de validation des notes de frais

Pour fluidifier le circuit de validation des notes de frais et ainsi gagner du temps dans leur gestion, il est important de veiller à réduire au maximum le nombre d’intervenants de la chaîne de traitement. Dans le cas de la plupart des opérations standards (frais de repas, de déplacement, d’hébergement), une double vision, opérationnelle à N+1 et comptable/administrative suffit pour l’évaluation de la validité de la note de frais au regard de la politique de dépenses de l’entreprise. Davantage d’étapes peuvent être nécessaires uniquement dans le cas où un dépassement de frais est constaté ou si une dépense est à refacturer.

Opter pour la dématérialisation des notes de frais

La gestion des notes de frais est une tâche chronophage pour les services financiers d’une entreprise, qui empiète bien souvent sur les cœurs de métier des comptables et experts-comptables, contrôleurs de gestion ou directeurs administratifs. La dématérialisation des notes de frais que permet un logiciel de gestion dédié fait gagner du temps en simplifiant et fluidifiant considérablement les tâches à faible valeur ajoutée que constituent les étapes de saisie, de validation et de traitement des notes de frais.

Le stockage des notes de frais représente par ailleurs un coût non négligeable pour une entreprise : les justificatifs doivent en effet être conservés jusqu’à 5 ans pour pouvoir être présentés en cas de contrôle fiscal. La dématérialisation sécurisée des notes de frais offre la possibilité de numériser les justificatifs. Les versions papier peuvent être jetées (et recyclées) : la solution est idéale pour les collaborateurs comme pour les gestionnaires, avec une réduction de l’espace et du coût de stockage, mais aussi une réduction du risque de perte.

Avantages de la dématérialisation des notes de frais

La dématérialisation des notes de frais est une étape importante dans la transformation numérique des entreprises : par ses nombreux avantages, elle participe en effet à rendre les sociétés plus compétitives et plus efficaces dans leur gestion. La simplification du traitement des notes de frais permise par les logiciels de dématérialisation entraîne un gain multiple de temps, de sécurité, d’argent et d’espace.

Des économies pour l'entreprise

Le traitement d’une note de frais représente un coût important pour l’entreprise, à plusieurs niveaux : du fait du temps de travail rémunéré qu’implique la gestion manuelle des notes, mais aussi du fait de la nécessité de stockage des justificatifs. Dans le cas d’un traitement manuel, il faut en effet compter le temps de saisie des dépenses professionnelles sur Excel, la transmission de la note dans le circuit de validation pour contrôle, la vérification de la validité administrative de la note, les éventuels échanges au sujet d’erreurs ou demandes de justificatifs oubliés, et enfin l’archivage papier des justificatifs en prévision d’un éventuel contrôle de l’administration fiscale. 

Ce processus chronophage est aussi coûteux pour l’entreprise. Il peut être radicalement simplifié grâce à un logiciel d’automatisation et de dématérialisation des notes de frais. Une gestion des dépenses simplifiée entraîne de fait une trésorerie mieux maîtrisée !

Un gain de temps pour l'entreprise et ses salariés

De la création de la note jusqu’à son archivage, les étapes de gestion des dépenses professionnelles sont automatisées grâce à un logiciel de traitement des notes de frais. Le gain de temps est considérable, non seulement pour le salarié qui engage les dépenses, mais aussi pour les collaborateurs impliqués dans la validation des notes ou dans leur traitement comptable. Le nombre des interventions nécessaires est réduit. L’automatisation de la saisie permet de se passer de double vérification.

Les données peuvent être exportées facilement, de manière à simplifier également le travail du service comptable et à éviter les doubles saisies. Les remboursements peuvent être effectués plus rapidement, avec un effet positif sur l’image de l’entreprise et la fidélisation des salariés.

Un risque d'erreurs limité

La saisie automatisée grâce à la reconnaissance optique des caractères , la dématérialisation des justificatifs et la centralisation des données relatives aux dépenses professionnelles permettent d’éviter les erreurs de saisie et les risques de perte de documents. Un bon logiciel de gestion des notes des frais soutient le travail des gestionnaires grâce à des fonctionnalités de détection des doublons et de contrôle automatique de la conformité des demandes avec la politique de dépenses de l’entreprise. Le traitement automatique de la TVA récupérable et la lecture automatisée des justificatifs numérisés vous assurent aussi de gérer les notes de frais en toute conformité avec les réglementations fiscales et sociales.

Un processus de validation simplifié

La gestion des validations de notes de frais dans le cloud facilite la transmission des demandes de remboursement par vos collaborateurs et fluidifie le circuit de validation. En choisissant un logiciel configurable, vous pourrez paramétrer les flux de validation pour les adapter précisément au fonctionnement de votre structure, avec des circuits spécifiques selon de type de dépenses, les montants ou les services concernés. Le personnel intervenant dans le processus de validation des notes de frais est automatiquement averti lorsqu’une note leur a été envoyée. C’est l’ensemble de la gestion des notes qui est facilité, de leur validation à leur intégration comptable et à leur remboursement.

Le stockage numérique des notes de frais

L’archivage papier n’est plus obligatoire depuis la loi de mars 2017 qui autorise l’archivage numérique à travers une solution normalisée. On parle d’archivage numérique à valeur probante : les documents archivés sous format numérique conservent désormais la même valeur légale que les archives papier. Les avantages de l’archivage dématérialisé sont multiples : la pérennité des justificatifs est assurée grâce à une réduction des risques de perte et d’altération. Le stockage des documents sur serveur offre un gain de temps et d’espace considérable. Les justificatifs de notes de frais restent accessibles très facilement en cas de contrôle. La limitation de papier relève enfin d’un enjeu écologique actuel incontournable.

La gestion des frais professionnels est un incontournable en entreprise, qui entraîne un coût important et des tâches chronophages à faible valeur ajoutée. Des logiciels sont aujourd’hui développés qui simplifient l’ensemble des process de validation et de remboursement des dépenses effectuées dans le cadre professionnel par les salariés ou par les chefs d’entreprise. Tournant majeur dans l’évolution des entreprises, la transformation numérique passe par une automatisation et une dématérialisation de la gestion RH. Les solutions dédiées au traitement des notes de frais s’inscrivent dans cette transformation digitale devenue nécessaire aux entreprises pour rester compétitives et optimiser leur gestion administrative et comptable.

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