Scotts

Témoignage client Notilus Scotts
La mise en place de Notilus a été synonyme de gain de temps, d’efficacité et de grande simplicité.

L’entreprise

Le géant américain Scotts, l’un des plus importants producteurs mondiaux de produits de traitement et de nutrition pour le jardin, est présent en France à travers Scotts France. La société conçoit, fabrique et distribue des engrais et des produits de traitement servant à la protection des plantes d’intérieur et de jardin, et commercialisés sous les marques Scotts (Fertiligène, KB, Substral et Miracle-Gro).

Contexte et enjeux

Avant, les notes de frais étaient traitées via Excel. Ce traitement manuel engendrait de nombreuses erreurs dans la saisie, les formules de calcul étaient parfois fausses, le délai de validation beaucoup trop long. Il arrivait que des justificatifs envoyés par la Poste soient égarés. D’un point de vue comptable, il était difficile de corriger les montants. Ce travail de ressaisie long, fastidieux et peu intéressant était aussi source d’erreurs sur les montants ou les personnes.

Le choix Notilus

Fort de ce constat, le Service comptabilité lance le projet Notilus en 2005. « La solution Notilus de DIMO Software remporte l’adhésion face à la solution américaine déjà implantée au siège aux Etats Unis qui nous paraissait trop chère et moins conviviale. Notilus nous semblait être la solution la plus adaptée à nos besoins ».

Mise en œuvre du projet

Le cahier des charges est rédigé par le Responsable comptable et Marlène Camus avec l’aide des consultants DIMO Software, « nous avons été très bien suivis par les équipes DIMO Software qui nous ont accompagnés dans notre réflexion et notre démarche ». « Il est fondamental d’anticiper l’ensemble des besoins, de bien réfléchir au workflow en amont du projet… « La politique de déplacements en vigueur est intégrée au sein même de l’outil qui gère les plafonds différents en fonction de la hiérarchie et du profil des collaborateurs ».

« Le logiciel est tellement simple qu’il nous a suffi de communiquer une information globale par mail à l’ensemble de l’entreprise pour l’informer de la nouvelle organisation et de la mise en place d’un outil pour la gestion des notes de frais ».

« Plutôt sceptiques au départ, les collaborateurs ne pourraient plus revenir à l’ancien système, jugé archaïque ».

Bénéfices de la mise en place de Notilus

Les bénéfices sont visibles à plusieurs niveaux :

  • Le service comptabilité

La mise en place de Notilus a été synonyme de gain de temps, d’efficacité et de grande simplicité pour comptabiliser les notes de frais : « je n’ai qu’à cliquer pour importer le fichier des notes de frais qui sont automatiquement comptabilisées, rapidement et sans erreur. Le statut de la note est connu et tracé à tout moment : rejet ou non de la note (avec une zone de commentaire en cas de rejet), état du remboursement… Le temps gagné nous permet d’effectuer des tâches à plus forte valeur ajoutée ».

  • Les collaborateurs

La saisie des notes de frais est beaucoup plus conviviale, simple et rapide. « Chaque collaborateur détient une carte corporate avec laquelle il effectue tous les paiements de frais professionnels (achat de billets de train ou d’avion, location de voiture, réservation d’hôtel…). Les cartes appartiennent à la société, et les frais sont débités sur le compte du collaborateur. Celui-ci retrouve tous les frais ainsi payés dans Notilus, lui évitant de ressaisir la date et le montant. Il lui faut seulement renseigner la nature du frais (pré-remplie dans l’outil avec l’OCR). « Le fait de coupler notre solution avec une carte affaires (ou corporate) amplifie la valeur ajoutée d’un tel outil».

  • Les valideurs

Une grande majorité des supérieurs hiérarchiques chargée de valider les notes de frais sont la plupart du temps à l’étranger. L’accès à Notilus leur permet d’effectuer la validation des notes de leurs collaborateurs n’importe où. De plus, Notilus offre aux valideurs une vision globale des justificatifs.

  • L’entreprise

Les gains financiers réalisés par l’entreprise sont non négligeables. Les erreurs sont évitées, les règles de remboursement sont suivies, les justificatifs ne sont plus égarés. Les collaborateurs et le service comptabilité ont gagné en productivité. La mise en place d’un outil d’automatisation de la gestion des notes de frais est très structurant pour l’entreprise.

Autonomie / transferts de compétences

« J’ai pu bénéficier de la part de l’équipe DIMO Software d’un réel transfert de compétences que je peux illustrer par deux exemples concrets :

  • Totalement autonome sur le paramétrage de la solution Notilus, j’ai pu implémenter moi-même l’outil dans notre filiale en Belgique avec succès.
  • La prise en main de l’outil de reporting de Notilus me permet de réaliser très rapidement et facilement toutes les analyses réclamées par la direction. Grâce à ces états, nous sommes en mesure de suivre l’ensemble des données inhérentes aux déplacements des collaborateurs : catégories de dépenses par collaborateurs, services, projets. Et de recadrer les choses si nécessaire ».

Clubs Utilisateurs / FORUM DIMO

« Je participe systématiquement aux 2 événements annuels majeurs de DIMO Software. Le Club utilisateurs m’apporte les informations sur les évolutions et les nouveautés de Notilus. C’est aussi pour moi l’occasion de rencontrer les équipes DIMO Software et d’échanger avec d’autres administrateurs et utilisateurs Notilus afin de m’inspirer de leurs idées. Quant au Forum DIMO, c’est devenu un événement incontournable en Rhône Alpes. J’y découvre les nouvelles tendances du marché, assiste à des conférences passionnantes, dans une ambiance toujours très conviviale ».

 


Interview de Marlène Camus, Comptable

Société : Scotts ®

Secteur : industrie agroalimentaire

Chiffres clés

  • CA en 2012 : 144 millions €
  • Effectif : 400 personnes

Solution(s)

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