SAIPEM

Témoignage client notilus - saipem
Notilus, au cœur de la gestion des déplacements chez SAIPEM SA.

Un rayonnement international

Entrepreneur de projets « Clés en Main » dans les industries parapétrolière et de
l’énergie, le groupe SAIPEM dont le siège est en Italie emploie 34900 collaborateurs de 110 nationalités.

Le rayonnement du groupe couvre toutes les zones pétrolières du monde avec une forte présence en Afrique du Nord, Afrique de l’Ouest, Asie, Moyen-Orient et Russie. Il a réalisé un chiffre d’affaires de 7,52 milliards d’euros en 2006.

Une décision stratégique pour SAIPEM SA

Compte tenu de l’activité du groupe, l’ensemble des collaborateurs peut être amené à se déplacer : pour ce qui concerne Saipem Sa, entité française du groupe, raisonnablement environ 50 à 60% de la population voyage, soit 1500 collaborateurs. « Mettre en place un outil garantissant l’acquisition de titre de transport dans les délais requis,centralisant l’information afin de disposer de base de négociation et de localisation des personnels et réduisant les coûts de gestion liés aux déplacement des collaborateurs »  s’est révélé être une priorité affirme Jean-Jacques Huguet, Travel Manager chez Saipem Sa.

En effet, depuis le début des années 80, SAIPEM Sa (2 500 collaborateurs) disposait d’une agence dédiée dans ses locaux.

Les procédures de réquisition étaient basées sur le téléphone avec confirmation par bon de commande. Malgré quelques évolutions, ces procédures ne permettaient pas la centralisation de l’information et généraient beaucoup de perte de temps. Saipem Sa décide alors de mettre en place un outil de gestion des voyages et frais de déplacements qui a pour objectif de :

  • Fournir aux collaborateurs une interface unique accessible de n’importe quel point du réseau SAIPEM Sa pour gérer leur demande de déplacement,
  • Assurer les validations nécessaires à la gestion des engagements financiers,
  • Mettre en place une nouvelle organisation de l’agence interne,
  • Centraliser l’information

Le cahier des charges élaboré par J.J. Huguet résume l’ensemble de ces besoins.

Le choix de Notilus et de DIMO Software

« Durant la phase de sélection, nous avons impliqué les équipes techniques de SAIPEM Sa et principalement l’équipe Sécurité Informatique pour vérifier l’adéquation de la solution avec les règles du groupe » souligne J.J. Huguet.

« La sélection de DIMO Software a été facilitée par le fait que nous avions quelques années auparavant étudié le sujet « note de frais » et que nous avions l’intention de faire également évoluer cette procédure

Il intégrait la refonte de l’organisation de l’agence afin d’aller vers du Ebooking :  « en effet, lors de l’examen des offres, nous avons pu rapidement mettre en évidence l’interface DIMO Software / American Express Voyages d’Affaires pour connecter le module Easy Res Corpo (Réservation Online) tout en garantissant un fonctionnement conventionnel par l’envoi de requêtes aux agents de voyages, le tout avec une seule interface utilisateur » nous explique J.J. Huguet.

« Le groupe SAIPEM est consulté mais la solution italienne n’est pas transposable en France; nous avons également rencontré les concurrents de DIMO Software dont la pertinence nous a semblé moins aboutie ».

La mise en œuvre du projet

Une fois le contrat mis en place, une équipe projet avec des interlocuteurs de différents services est constituée. Elle est accompagnée par un chef de projet DIMO Software et adapte la solution aux besoins de SAIPEM Sa. DIMO Software les accompagne dans la rédaction de manuels, fiches synthétiques et dispense des formations avancées pointues aux assistants (relais de proximité). Une information auprès de tous les collaborateurs est également mise en place via l’organisation de conferences techniques.

Le déplacement étant un élément fort pour le business de SAIPEM Sa, la Direction
Générale a souhaité un déploiement progressif en 3 étapes :

  • 1er février 2007 : démarrage du groupe pilote constitué de quelques assistantes de département et de l’équipe logistique (gestion des personnels en rotation).
  • Entre le 1er juin et le 14 juillet 2007 : déploiement global en conservant de la souplesse par rapport aux anciennes procédures.
  • 26 novembre 2007 : Notilus Travel, le module voyages de Notilus devient l’outil obligatoire pour les réservations : tous les départements et services de SAIPEM Sa ont obligation d’utiliser la solution pour leur réservation.

L’adaptation de Notilus demandée à DIMO Software a permis de mettre en place un « aiguillage » pour que la réservation soit faite via du Ebooking ou en Offline pour les voyages complexes ou les destinations délicates. Par défaut, le Ebooking est privilégié.

Un choix bénéfique

“ Après une période un peu délicate lors du démarrage liée à la gestion du changement, nous avons atteint un rythme de fonctionnement qui intègre maintenant une de nos difficultés majeures à savoir la coordination des personnels en mer par rapport aux réservations ” déclare J.J. Huguet.

Les bénéfices constatés sont de plusieurs ordres :

  • Les coûts agence de voyages ont pu être réduits de 5% suite à la refonte de l’organisation et ce bien que nous ayons eu une augmentation de 20% de notre trafic.
  • La centralisation de l’information aide à la gestion de la sécurité des collaborateurs.
  • Les voyageurs peuvent à tous moments formuler leur besoin de déplacement et connaître l’état de ceux-ci.
  • L’exploitation de l’information procurée par les solutions mises en place permettent de se positionner auprès des prestataires voyages et négocier avec eux.
  • Gain d’un ou deux hommes/mois grâce à la saisie automatique des factures.

Satisfait, J.J. Huguet a decidé d’étendre le périmètre de Notilus à la gestion des notes de frais.

Société : SAIPEM

Voyagiste : American Express Voyages d’Affaires

Réservation Online via Easy Res Corpo Réservation Off Line via TravelLink

Cartes Affaires : BNP Paribas

Cartes logées : AirPlus International

Mode Intranet : accès à Notilus via un portail

ERP : SAP

RH : PeopleSoft

Volumétrie

  • Nombre de voyageurs : 1 500
  • Nombre de cartes affaires : 1 000
  • Nombre de comptes logés : 7

Budget voyages : 23,2 M€ dont 18,9 M€ pour l’aérien

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