Métropole Européenne de Lille

Témoignage client notilus - lille métropole
La Métropole Européenne de Lille fait confiance à Notilus pour faciliter sa gestion des états de frais.

Le respect des enjeux établis lors de la mise en place de Notilus contribue à notre satisfaction et à notre évolution.
Bernard Louis – Gestionnaire applicatif

La Métropole Européenne de Lille

La Métropole Européenne de Lille (MEL) est un établissement public de coopération intercommunale (EPCI) à fiscalité propre. Son budget s’élève à près de 1,6 milliard d’euros.
Au service des 85 communes qui la composent, la Métropole Européenne de Lille agit au quotidien pour 1 119 877 habitants. Elle est compétente dans les domaines essentiels suivants : économie, espace public et voirie, aménagement et urbanisme, politique de la ville, eau, assainissement, déchets ménagers, accessibilité handicap, nature et cadre de vie, culture, sport, tourisme, crématoriums.
Le Conseil de la Métropole, présidé par Damien Castelain depuis le 18 avril 2014, est composé de 179 membres élus au suffrage universel direct pour 6 ans. Les délibérations de la MEL se traduisent en projets et en services publics rendus aux habitants, mis en œuvre par les 2 500 agents de la Métropole.
Le nouveau statut de Métropole européenne conféré le 1er janvier 2015, dans le cadre de la loi MAPAM, de Modernisation de l’Action Publique territoriale et d’Affirmation des Métropoles permet une véritable montée en puissance de la MEL en élargissant ses compétences. Elle lui reconnaît ainsi son caractère profondément européen et international.

La situation initiale

A l’origine, le service Déplacements des Agents, qui gère les déplacements au sein de la MEL, fonctionnait via une procédure « papier » pour le suivi des ordres de missions et le traitement des états de frais.

L’ensemble du processus était pour l’agent mais aussi pour le gestionnaire archaïque et inefficient :

Au niveau de l’agent

  • Lourdeur administrative de transmission des ordres de mission
  • Mécontentement sur le délai de remboursement (2 mois)
  • Délai de validation des missions trop long (plus d’une semaine)
  • Manque de communication et de suivi avec le service gestionnaire.

Au niveau du gestionnaire

  • Traitement manuel fastidieux,
  • Multiples ressaisies
  • Décentralisation du paiement
  • Aucun suivi de reporting

Au niveau des valideurs

  • Manque de visibilité sur les déplacements des agents et les coûts engendrés.
  • Manque d’aide à la décision

L’établissement public par le biais du service Déplacements des Agents ainsi que de Jean Marc MEZAILLES chef de projet MOA (Direction Achat & Logistique) a pris la décision d’implémenter une solution de Travel & Expense Management afin d’améliorer le processus de déplacements des agents mais également dans le but de dématérialiser l’ensemble du processus de traitement des déplacements et des frais professionnels. Après six mois de réflexion et de rédaction du cahier des charges, la recherche d’une solution en adéquation aux prérequis est lancée.

Le choix de Notilus

Après une procédure d’appel d’offres, deux solutions ont été étudiées. La mise en concurrence a duré 2 mois au total. Le choix s’est porté sur Notilus pour plusieurs  raisons :

Aspect technique de la solution : « la solution est un outil de qualité qui répond au cahier des charges et qui peut s’adapter aux différentes demandes, notamment celle de s’adapter au workflow de validation complexe de notre organisation. »

La méthodologie de projet : « DIMO Software a proposé un accompagnement et une implication complète tout au long de la mise à disposition. »

Aspect financier : « la proposition tarifaire correspondait aux contraintes budgétaires de la MEL et était en adéquation avec les attentes fonctionnelles demandées.»

Le processus de mise en œuvre

Mariette LAVALARD, chef de projet, a été garante du bon fonctionnement du projet. Elle a pris connaissance de l’outil, des spécifications fonctionnelles et de son déploiement. Elle a constitué par la suite, une équipe DSIC (Direction des systèmes d’information et de communication) composé de collaborateurs issus de différents services impactés par l’outil, donnant ainsi lieu à une équipe « gestionnaire et garante du bon fonctionnement ».

Dès le lancement du projet, l’étude fonctionnelle a été menée afin de déterminer et affiner le paramétrage de la solution future. La mise en œuvre et l’accompagnement par les équipes Notilus ont duré au total une année. Plusieurs niveaux de formation  ont été faits en fonction de l’utilisation de Notilus au quotidien.

Bénéfices

Le déploiement de Notilus a eu de véritables impacts :

Pour le gestionnaire : 

  • Gain de temps dans le traitement des états de frais
  • Centralisation des données qui permet une meilleure visibilité du planning des collaborateurs
  • Suivi des reportings et outil d’aide à la décision
  • Dématérialisation de l’ensemble du processus de gestion des frais professionnels…etc.
  • Rapidité du système de validation (Workflow)

Pour le collaborateur :

« Notilus a permis sur différents plans d’améliorer notre traitement des déplacements et des états de frais. Il nous a aussi incité à améliorer notre organisation interne notamment au niveau de notre workflow et ainsi de réduire les délais de validation des missions » conclut Bernard LOUIS, gestionnaire applicatif.

Société : MEL

Secteur : public

Utilisateurs : Agents et Elus de la MEL

Caractéristiques techniques

  • Procédure « papier »
  • Workflow Complexe
  • 300 utilisateurs

Plateforme Notilus

  • Ordres de mission
  • États de frais
  • Reporting

Équipe DSIC

  • Bernard LOUIS – Gestionnaire applicatif
  • Mariette LAVALARD – Chef de projet DSIC

MOA : Direction Achats et Logistique

  • Jean Marc MEZAILLES Chef de projet MOA

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