Ingeus

Témoignage client notilus - ingeus
Bilan très positif et économies importantes du projet d’automatisation de la gestion des notes de frais chez Ingeus.

Ingeus, spécialiste du retour à l’emploi durable

Spécialiste de l’accompagnement personnalisé des demandeurs d’emploi, Ingeus SAS, filiale française d’un Groupe Australien, intervient en France depuis 2005 auprès du Service Public de l’Emploi, des collectivités, des demandeurs d’emploi, des entreprises et des employeurs.

Ingeus a bâti sa réputation sur la mise en œuvre de dispositifs d’aide au retour à l’emploi durable pour des chercheurs d’emploi en situation difficile. La notion d’accompagnement individualisé est la pierre angulaire de tous ses programmes.
Grâce à des méthodes innovantes fondées sur les notions d’écoute et de respect, leurs équipes amènent durablement vers l’emploi les publics les plus éloignés. Car l’accompagnement est individualisé, respectueux, intensif et responsabilisant.

Implanté sur 20 sites, Ingeus a réalisé un chiffre d’affaires de 26M€ en 2009 et emploie 139 collaborateurs au 31/12/2009.

Quel constat, quel problématique ?

La société est passée de 50 à 100 employés durant l’année 2006 (soit 1 année après son démarrage) avec une augmentation de ses sites opérationnels de 6 à 12 sites, dispersés dans des régions éloignées du siège.

« Nous recherchions une automatisation et une harmonisation de la gestion des notes de Frais au sein de la société » précise Jean-Jacques Catherine, Directeur Administratif et Financier & Statistiques chez Ingeus.

En effet, les notes de frais sont réalisées sur Excel. Aussi, fort d’une précédente expérience sur le sujet du traitement des notes de frais, JJ Catherine s’engage à optimiser le process avec comme objectif de :

  • Limiter les erreurs sur Excel
  • Gagner du temps dans la vérification et le traitement comptable
  • Harmoniser les natures de dépenses
  • Faciliter le contrôle de la politique de remboursement interne des frais
  • Fluidifier le « process » de validation des notes de frais
  • Réduire les délais de remboursement
  • Eviter la saisie comptable

Le choix Notilus

Après avoir évalué les solutions proposées par les principaux acteurs du marché, JJ Catherine retient finalement 2 acteurs : Notilus de DIMO Software et KDS.

Notilus emporte l’adhésion pour différentes raisons :

  • Simplicité d’utilisation
  • Ergonomie et convivialité du produit
  • Solution compatible avec le logiciel comptable en place
  • Qualité de la démonstration et de la présentation par l’équipe DIMO Software.

« Enfin, nous avons été rassurés par la présentation du déploiement du projet et de sa mise en œuvre » confie JJ Catherine.

Mise en œuvre de Notilus

« Nous nous sommes appuyés sur le process de mise en œuvre proposé par DIMO Software » affirme JJ Catherine.

Les étapes du projet sont franchies de la façon suivante :

  • Définition des besoins
  • Révision et adaptation des procédures internes
  • Paramétrage du produit
  • Création de l’interface comptable entre le produit et le logiciel en place
  • Tests 
  • Formation des administrateurs au paramétrage et transfert de compétences
  • Formation de l’ensemble du personnel, assistance au déploiement, conduite au changement
  • Création des guides et manuels d’utilisation 

14 jours ont suffit aux 2 administrateurs du projet pour finaliser la mise en place de la solution.

Satisfaction du projet

« Je suis ravi de la collaboration avec l’équipe DIMO Software que je qualifierais d’excellente. Le chef de projet a été présent et à l’écoute tout au long du déploiement de Notilus » confit JJ Catherine.

  • Réduction des erreurs
  • Diminution des délais de traitement des notes de frais (de l’établissement au paiement)
  • Visibilité et traçabilité des documents
  • Intégration automatique des notes de frais dans le logiciel comptable
  • Base de données importante permettant d’analyser les frais engagés par l’ensemble des collaborateurs.

« Nous disposons désormais de statistiques sur les dépenses et nous nous appuyons sur les éléments issus de Notilus pour effectuer facilement et rapidement les déclarations DADS et TVTS » se félicite JJ Catherine.

Optimisation à plusieurs niveaux

Le bilan est positif, les objectifs initiaux sont atteints. 

« Nous sommes ainsi passés d’un mode de gestion manuelle sous Excel à une gestion informatisée qui a permis plus de rapidité dans le traitement des notes de frais » poursuit JJ Catherine.

Retour sur investissement

Les économies réalisées sont importantes :

  • 1 collaborateur au niveau de la finance
  • Gain de temps à tous les niveaux, en particulier pour les « valideurs ».
  • Simplification de la gestion des cartes affaires à la fois pour les utilisateurs et le gestionnaire
  • Simplification et fiabilité du traitement de la TVA, et des invitations clientèles.

Globalement, Notilus a été accepté et intégré au sein de l’entreprise. Les collaborateurs sont satisfaits de cette nouvelle organisation.

« Désormais, Notilus est un outil qui nous accompagnera tout au long de notre croissance » conclut JJ Catherine.

Jean-jacques catherine - ingeus
Interview de Jean-Jacques Catherine, Directeur Administratif et Financier & Statistiques

Société : Ingeus

Caractéristiques techniques : mode ASP

Agence de voyages : Sélectour

Carte Affaires : HSBC

Comptabilité : Great Plains (ERP Microsoft)

Paie : Zadig (ADP GSI)

Volumétrie

  • Nb notes de frais/mois : 75
  • Nb de voyageurs/ mois : 30
  • Nb de cartes affaires : 18
  • Budget voyages annuel : 433 K€

Vous souhaitez vous aussi mettre en place notre solution et devenir utilisateur de Notilus, écrivez-nous :

Partager ce témoignage