Le logiciel de gestion de parc automobile qui a simplifié notre organisation au quotidien

Témoignages : comment Notilus YourWay a changé le quotidien de Nicolas Deshaires, chargé des moyens généraux chez RAS Intérim et celui de Farida Samaoui, gestionnaire de flotte automobile chez Philagro.

« Comment l’implémentation d’une solution a changé mon organisation » et celle de mon parc automobile, retranscription de l’atelier du FORUM DIMO 2019.

gestion de parc automobile avec Notilus YourWay

Avec :

·        Nicolas Deshaires – Chargé des moyens généraux – RAS Intérim

·        Farida Samaoui – Gestionnaire de flotte automobile – Philagro

·        Louis Ravel – Expert gestion de flotte automobile – DIMO Software

De quel parc automobile parle-t-on ?

Chez RAS, les véhicules sont achetés dans des concessions et financés en Location avec Option d’Achat (LOA) sur 3 ans. Pour Philagro, il s’agit de Location Moyenne Durée (LMD) et de Location Longue Durée (LLD) pour éviter la grosse partie de gestion administrative et vente. Le loueur commande les véhicules et prend en charge les assurances, sinistres, cartes grises, tout ce qui est autour du véhicule. Plus simple, même si cela représente un coût.

Les limites du tableau Excel

Entretenez les véhicules de votre flotte ou parc auto avec Notilus

Nicolas Deshaires raconte : « Il y a un an, nous utilisions un tableau Excel pour traiter une flotte de 175 véhicules, avec les aléas que suppose la gestion d’un parc automobile en termes d’affectations, de suivi de carte pétrolière, de contraventions, de sinistres, bref tous les facteurs qui viennent avec la location d’un véhicule. Nous avons fait quelques recherches via internet, nous avons consulté la concurrence de DIMO qui proposait un outil vieillissant et hors de nos contraintes budgétaires. L’idée de la co-construction proposée par DIMO nous a plu. Le manque de visibilité sur l’intégralité d’un parc en croissance nous a poussé à franchir le pas. Convaincre une direction avec un tableau Excel n’est pas une chose aisée. Il nous fallait un outil simple et efficace« .

« Excel a ses limites. Nous laissions de côté certaines informations. C’est complexe à gérer, étant donné le nombre de lignes, et limitatif : on se retrouve à manipuler une base de données » renchérit Farida Samaoui. « Pour trouver une solution, nous sommes allés faire du benchmark chez des partenaires ayant une activité connexe à la nôtre. De fil en aiguille, le SI de notre société nous a aiguillé vers DIMO car nous travaillions déjà avec eux pour un autre logiciel. Il nous fallait pouvoir gérer les contraventions plus simplement et rapidement, avoir une vue sur les contrats, pouvoir négocier plus facilement les avenants, faire un suivi kilométrique, bref avoir le contrôle sur ce qui nous était proposé grâce à un outil adapté à nos besoins« .

Le choix de Notilus YourWay pour votre parc automobile

Optimiser ma flotte ou mon parc automobile avec Notilus

Farida Samaoui explique : « Certains fournisseurs maîtrisaient bien le cœur de métier, d’autres proposaient l’achat de licences, d’autres offraient un outil vieillot. DIMO a été transparent en expliquant que l’outil était en construction et impliquait de participer à sa conception. On a fait le pari de cette expérience enrichissante, sachant que cela allait nous demander du temps, et soulever divers types de questions. Mais cela allait dans le sens de nos besoins. Nous avons été avertis des changements de versions, des nouveautés ou des améliorations via une newsletter. Cela a apporté plus de fluidité opérationnelle« .

Nicolas Deshaires a trouvé l’expérience de co-construction très agréable : « Cela permet de partir sur quelque chose de très ouvert et proactif. On voit concrètement et rapidement le résultat de son investissement en temps. Ça pousse à analyser en continu notre façon de travailler. Nous ne subissons pas les changements car il y a de nombreux échanges avec les équipes DIMO, la roadmap est claire« .

Une préparation fastidieuse mais nécessaire

« Il nous a fallu collecter des données que nous n’avions pas » reconnait Farida Samaoui. « Notre flotte automobile étant petite, nous ne nous sommes pas posés les bonnes questions. Ainsi, nous n’avions pas enregistré les numéros de contrats, d’avenants, nous n’avions pas de vue sur les roulages, les modèles exacts des véhicules, les sinistres. Il y avait beaucoup d’erreurs humaines. Cela nous a incité à la rigueur au départ du projet, grâce à l’accompagnement de DIMO en continu pendant cette phase longue et laborieuse. Nous avons demandé le support des RH car nous n’avions pas accès à certaines données (permis, matricule des salariés, …) sur notre tableau Excel, et le service juridique pour la partie RGPD. Nous n’avons pas eu recours au service IT« . Pour Nicolas Deshaires, la collecte de données a été effectuée par les services généraux et s’est étalée sur quasiment un mois, ce qui a permis de lever quelques erreurs pour repartir sur une base saine.

Service de gestion flotte automobile - gestion note de fraisDes changements radicaux mais souhaités

Le changement est assez radical du point de vue opérationnel. Chez Philagro, il était attendu avec impatience : « Nous savions que l’outil de gestion de parc automobile était en construction – et continue de l’être – mais nous n’avons pas vécu la transition de façon négative« . Il a été assez ludique chez RAS selon Nicolas Deshaires : « Nous avons bâti un outil agréable à paramétrer et à utiliser, pour lequel nous avons été guidés sur chaque phase. Il est en évolution constante et nous sommes impliqués dans ce processus. Nous avons proposé le projet à la direction, en soulignant la chronophagie et la complexité initiale de la gestion de flotte. Au final, nous constatons des gains de temps considérables, nous passons possiblement moitié moins de temps sur la gestion du parc« .

Même démarche chez Philagro, où les services généraux sont constitués de postes polyvalents qui s’occupent de diverses tâches. La flotte auto augmentait régulièrement en France, sans parler de l’étranger. Il leur fallait une solution efficace et pérenne déjà sur l’hexagone, pour pouvoir gérer contrats et avenants. Le projet a été soumis à la direction qui l’a pleinement soutenu.

Une prise en main en deux temps

RAS a connu deux étapes : « Nous avons continué de travailler en parallèle avec Excel et avec la solution, puis nous avons abandonné petit à petit l’ancienne base« . Idem chez Philagro pendant quelques mois : « Il a fallu faire attention de bien sauvegarder les bonnes données. Une fois la solution implémentée, nous avons dû adopter de bons réflexes sur YourWay. L’outil est très intuitif et modulable, avec un accès facile aux informations, rien à voir avec des colonnes cachées ou trop grandes de Excel. Outre l’accompagnement, nous pouvons ouvrir des tickets et avons accès à l’aide en ligne tutorielle« .

Un changement de relation avec les autres services

notilus yourway logiciel de gestion de flotte automobile pour accompagner les gestionnaires de flotte « Les rapports ont changé avec les RH et sont plus soutenus » explique Farida Samaoui. « Avant, à chaque nouvel arrivant, les données étaient saisies au fil de l’eau. Désormais, toutes les informations relatives au conducteur sont obtenues d’une traite, sans devoir passer par des dizaines de mails« .

Chez RAS, les relations avec la direction sont devenues plus fluides : « On nous demande plus de reporting sur le parc auto global ou sur les filiales. Nous pouvons désormais lui répondre rapidement et simplement. L’historisation nous donne la vue complète de chaque véhicule, de chaque conducteur. L’outil a été ouvert à certains membres de la direction. A terme, la comptabilité aura un regard dessus« .

Des informations centralisées (fournisseurs, …) et des changements dans la relation avec le conducteur et les prestataires ?

Farida Samaoui analyse désormais les avenants proposés en rapport avec les roulages pour examiner si elle bénéficie d’offres adéquates. Nicolas Deshaires explique avoir centralisé toute l’information fournisseurs autour du véhicule (concessionnaire, établissements bancaires financeurs, carte pétrolière, entretien, assurances…). Leur constat à tous les deux : gain de temps et accès à des documents centralisés. La GED a permis de collecter beaucoup de documents : à chaque fiche de véhicule sont associés carte grise, contrats, factures, plan d’entretien, sinistres, etc.

RAS est en train d’implémenter tout ce qui concerne les relevés kilométriques, l’utilisation de l’emailing pour informer le conducteur. L’outil reste jusque-là transparent pour le conducteur Philagro. Avant, il pouvait y avoir des pertes ou des oublis de scans, maintenant tout est scanné automatiquement et centralisé. Farida Samaoui reconnait quelques tensions avec les loueurs : « Nous bénéficions d’un meilleur contrôle sur notre flotte et pouvons détecter des informations jusqu’alors invisibles. Il y a un monde entre enregistrer des données kilométriques sur Excel et les visualiser en courbes, avec des projections, d’avoir accès aux contrats et avenants, de constater des pertes éventuelles. Nous pouvons désormais négocier des avenants plus en accord avec nos besoins. Le loueur à un peu de mal à s’adapter à cette nouvelle situation« .

automatisez votre gestion des amendesNicolas Deshaires gère les amendes de ses collaborateurs désormais en quelques clics : « Nous avons un connecteur direct vers Antai ce qui nous permet d’identifier rapidement un conducteur et de réduire considérablement – de plusieurs heures – le temps de travail. Les conducteurs sont les premiers surpris par la rapidité du traitement. Cela va accélérer leur sensibilisation« . Farida Samaoui souligne aussi la rapidité : « Plus besoin de multiples mails pour annoncer au conducteur qu’il devait se désigner. Il n’y a plus de contraventions non reçues. Le passage d’Excel à une solution dédiée nous permet chaque jour d’en voir les bénéfices. La transition ne s’improvise pas et nécessite un travail en amont. Par la suite, le travail quotidien devient fluide au fil des évolutions de la solution et de l’information diffusée auprès des utilisateurs« .

Louis Ravel explique que DIMO Software travaille avec des loueurs, des pétroliers, avec des télématiciens. « Demain, nous irons sur de l’analyse comportementale, de l’analyse de consommation ou d’entretien. En outre, YourWay permet de réaliser des comparaisons de prestations entre loueurs« .

Quelques conseils sur la gestion d’un projet de parc automobile

Comment gérer ma flotte ou mon parc automobile avec Notilus Yourway

Mélodie Arenou, Responsable Flotte Automobile chez Fiducial, a géré des parcs de plusieurs milliers de véhicules. Elle a utilisé pendant une quinzaine d’années un outil informatique et a eu l’habitude de développer énormément de connecteurs avec les RH, la comptabilité, le SI juridique pour les contrats et le suivi de réglementation, avec les loueurs, les pétroliers, etc. en vue de réaliser des prévisions budgétaires et des prévisions d’échéances de contrats, de définir une saisonnalité, d’avertir les conducteurs indélicats, de gérer différents types de matériels pour avoir une vision d’ensemble de sa flotte, de ses coûts, de ses collaborateurs.

Partager cet article

Partager sur twitter
Partager sur linkedin
Partager sur print
Partager sur email
Inscription newsletter
Restez informé.e.s de notre actualité et événements !

Poursuivre la lecture

Retour haut de page