La flotte automobile et la législation

Le monde de la gestion de flotte automobile est complexe… et la législation qui l’entoure, encore plus !

Cette législation concerne divers aspects du monde automobile, que ce soit le CO2 (la pollution) ou encore la TVA. Cette législation varie par la Loi de finance votée tous les ans. Il est très facile de s’y perdre mais pas de panique !
La flotte automobile et la législation avec Notilus

S'occuper de ses véhicules de parc

Les véhicules peuvent être essentiels pour certaines entreprises. Cependant, l’utilisation de véhicules engage la responsabilité de nombreuses personnes et est régie par des règles strictes. Il y a donc des obligations à respecter lorsque l’on possède ou que l’on gère des véhicules.

Par où commencer ?

Tout véhicule doit être recensé et immatriculé pour pouvoir circuler. Cette immatriculation est indiquée sur la carte grise du véhicule. En tant que gestionnaire de parc, les cartes grises sont pour la plupart du temps fournies par les loueurs ou tout autre organisme gérant les véhicules.

Dans des cas particuliers, et ce depuis décembre 2017, lorsque vous avez fait vous-même la demande de carte grise directement auprès de la préfecture, vous obtenez un certificat provisoire d’immatriculation (CPI) en attendant de recevoir votre carte grise définitive. Vous pouvez également recevoir un CPI lors d’un achat auprès de concessionnaires. Le CPI présente les mêmes informations que la carte grise et vous permet de circuler librement pendant un mois en France.

Cette carte grise est très importante pour pouvoir calculer et vérifier les taxes fiscales dues. A savoir que la carte grise fait elle-même l’objet d’une taxe basée sur les chevaux fiscaux d’un véhicule (puissance d’un moteur). Il est donc primordial de conserver et de renseigner correctement toutes les données des cartes grises de vos véhicules dans votre base de données. L’enregistrement manuel de ces informations peut être fastidieux selon la taille de votre parc, nous ne pouvons que vous recommander l’utilisation d’un outil synchronisé avec le SIV (Système d’immatriculation des Véhicules) pour un import automatisé.

Par ou commencer concernant La flotte automobile et la législation et Notilus

Protéger ses véhicules

Protéger les véhicules de sa flotte automobile, Notilus Yourway

L’article L 211-1 du code des assurances impose à tout propriétaire de véhicule terrestre à moteur de souscrire une assurance minimum aux tiers et ce, même s’il n’est pas utilisé (à l’exception des véhicules hors d’état de rouler). Si vous louez vos véhicules, le loueur vous proposera par défaut une option assurance. Si ce n’est pas le cas, il est possible de souscrire à une assurance flotte à partir de trois véhicules possédés. Il n’y a plus qu’un seul contrat assurant tous les véhicules de votre flotte : pas de coefficient de réduction-majoration (bonus-malus) et surtout, un contrat beaucoup plus négociable que pour un particulier. 

Assurer ses véhicules, c’est bien, en prendre soin en même temps, c’est encore mieux. Il est obligatoire d’entretenir vos véhicules pour mieux rouler, plus longtemps et tout en sécurité. En effet, ne pas faire les révisions et les vidanges de l’huile moteur peut fortement aggraver l’usure des pièces du véhicule et compromettre la validité de votre garantie constructeur. Cela augmente également le taux de consommation de carburant considérablement. Repoussez l’entretien d’un véhicule, c’est prendre le risque que celui-ci ne démarre plus. De plus, si un collaborateur est responsable d’un accident et que son véhicule n’était pas entretenu, la compagnie d’assurance automobile peut mettre en cause votre négligence et ne pas vous indemniser.

Vos conducteurs, alliés et ennemis ?

Le gestionnaire de flotte fait vivre, dynamise et conditionne le parc automobile. Il gère notamment les affectations des conducteurs aux véhicules mais pas seulement. Le gestionnaire de flotte se charge de tous les aspects concernant les conducteurs…

La gestion des amendes, un travail fastidieux ?

L’article L121-6 de la loi n°2016-1547 du 18 novembre 2016, rentré en vigueur le 1er janvier 2017, oblige les entreprises à désigner l’identité des salariés responsables d’une infraction au code de la route dans le cadre de leurs déplacements avec un véhicule professionnel.

Elles disposent d’un délai de 45 jours pour effectuer cette désignation auprès de l’ANTAI, l’Agence nationale de traitement automatisé des infractions, un établissement public luttant contre l’insécurité routière et qui met notamment en œuvre les radars automatiques sur tout le territoire national. Cela peut se faire sur le site internet de l’ANTAI ou par envoi recommandé. Lorsque le représentant légal ne désigne pas l’auteur de l’infraction, celui-ci encourt une amende forfaitaire de 675€ pouvant être majorée jusqu’à 3 750€.

S’occuper des contraventions peut sembler anodin à première vue mais cela peut vite devenir un enfer lorsqu’on ne dispose pas d’une solution afin d’optimiser le traitement des amendes.

La gestion des amendes un travail fastidieux pour le gestionnaire de flotte automobile, heureusement il y a Notilus Yourway

Exploitation des données collaborateurs

Exploitations des données collaborateurs lors de la gestion de flotte automobile avec Notilus

La dernière nouveauté de 2018 ayant fait beaucoup parler d’elle est le Règlement général sur la protection des données (RGPD). Le nouveau cadre européen concernant le traitement de la circulation des données à caractère personnel  introduit 6 points clés : la gestion des consentements, la portabilité des données, la limitation des traitements, le droit d’accès aux données, la rectification des données et le droit à l’oubli.

Ce règlement renforce les droits des employés mais du côté du gestionnaire de flotte, c’est une autre charge de travail qui vient s’ajouter ! En effet, il faut à présent justifier de la finalité de l’utilisation et la conservation des diverses données des collaborateurs comme le nom, le numéro de permis et tenir les conducteurs informés des traitements de leurs données. Surtout, veillez à ce que vos sous-traitants respectent la loi RGPD car vous endossez une part de responsabilité de leurs actions.

La fiscalité, un vrai casse tête ?

Le nombre de taxes ne fait qu’augmenter, changer et devient plus sévère d’année en année. Cependant, ce sont des éléments à ne pas occulter.

Le CO2, le nerf de la guerre

Le calcul de la plupart des taxes automobiles dépend du taux d’émission de C02 par km des véhicules. L’effort du gestionnaire de parc se concentre principalement sur 4 taxes : la taxe véhicule société (TVS), le malus et bonus écologique, les amortissements non déductibles (AND) et évidemment, la taxe sur le CO2.

Il est donc indispensable de relever correctement tout détail permettant de retracer la puissance du moteur d’un véhicule conditionnant ses chevaux fiscaux, son taux d’émission de CO2 et sa consommation de carburant. Un travail ardu si l’on ne s’aide pas d’un outil adapté tel que les outils de gestion de parc automobile.

CO2, taux d'émission et flotte automobile Notilus Yourway

AEN, que des avantages ?

Les avantages en nature  et la législation flotte automobile 2018 Notilus Yourway

Les AEN, avantages en nature, permettent de fidéliser des salariés et/ou leur éviter d’effectuer certaines dépenses. Il s’agit « des biens ou services octroyés par l’entreprise à ses salariés pour un usage privé, sans contrepartie ou moyennant une participation du salarié inférieure à leur valeur réelle de la prestation ». Dans la flotte automobile, cela ne concerne cependant que les véhicules dits de fonction. Bien qu’il n’y ait pas d’actions en particulier à effectuer du côté du collaborateur, l’accord d’avantages en nature impose quelques formalités pour l’entreprise. Le gestionnaire de flotte peut être contraint de superviser ces tâches avec les services RH.

L’AEN fait en effet l’objet d’une taxe par l’état et celle-ci varie entre 9 à 12% du coût d’achat ou 30 à 40% du coût global annuel du véhicule. Son calcul se base sur plusieurs axes : si le véhicule en question est acheté ou loué et s’il est acheté, si le véhicule a plus ou moins de 5 ans. Il dépend également du mode d’évaluation sélectionné par l’entreprise : sur un forfait annuel ou basé sur les dépenses réelles. Enfin, est-ce que l’entreprise prend ou non en charge la consommation de carburant.

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