Gestion de flotte, le guide complet !

La gestion de flotte automobile consiste à organiser son parc de véhicules, de la commande à l’utilisation. Dans la plupart des cas, cela implique aussi la gestion des conducteurs. À travers ce guide, découvrez tous les aspects de la gestion de flotte et comment être en mesure de l’optimiser pour gagner du temps et réduire les coûts. 

Les types de flottes automobiles en entreprise

Il existe plusieurs grandes classes de flottes, ou parcs automobiles, en entreprise selon son secteur d’activité et sa taille. En outre, plusieurs types de flottes peuvent cohabiter au sein de la même entreprise :

  • Flotte des véhicules de fonction et de service (usage par employé, souvent des véhicules VP et VUL simples)
  • Flotte d’engins
  • Flotte de camions, cars etc. (spécifiques à certains secteurs d’activité comme les livraisons, le tourisme etc.

Prenons l’exemple d’une entreprise de réparation à domicile qui doit faire intervenir des véhicules tout au long de la journée, ou d’une autre qui réalise des livraisons sur de petites distances. Pour mieux gérer les couts, optimiser les déplacements et les horaires de leurs chauffeurs/réparateurs/livreurs, elles ont besoin de mettre en place une gestion de flotte performante.

À plus grande échelle, les sociétés de transport routier placent la gestion de flotte au sommet de leur organisation puisqu’il s’agit de leur cœur de métier. Elle a ainsi une incidence directe sur leur chiffre d’affaires.

Qui gère les flottes automobiles ?

Dans les grandes entreprises, la gestion de flotte a lieu au sein d’un service spécialisé. Elle peut aussi être la seule attribution d’un gestionnaire de flotte, qui parfois peut faire partie de différents services. Néanmoins, la prise en charge tous les aspects d’un parc automobile est aussi importante dans les petites et moyennes entreprises. Dans ce cas, elle est confiée à un employé. Les services des moyens-généraux, voire le secrétariat de direction, peuvent aussi être chargés de cette tâche.

Dans d’autres entreprises, la gestion peut être externalisée, avec un Fleeter.

Mais cela ne veut pas nécessairement dire que la flotte est gérée de A à Z. En ce sens que les véhicules peuvent être loués ou achetés, puis utilisés sans qu’il n’existe de contrôle précis en amont ou en aval. Certaines sociétés ne font que le strict minimum en contrôle mais effectivement,  pas d’optimisation de processus ni d’optimisations financières.

Mais opérer de cette manière entraîne un surcoût à l’utilisation qu’il est pourtant simple de diminuer avec les bons outils et une bonne méthode. En savoir plus sur comment gérer sa flotte automobile.

En quoi consiste la gestion de flotte ?

La gestion de flotte consiste à gérer et analyser l’ensemble des actions humaines et financières liées au parc automobile de l’entreprise :

  • Toutes les dépenses induites par l’utilisation d’un véhicule : l’assurance, la carte grise, le carburant, les péages, le loyer, l’entretien, etc.
  • La gestion des plannings, des itinéraires
  • Le tracking des véhicules
  • Les imprévus : accidents, contraventions
  • La fiscalité des véhicules et de leur utilisation par les conducteurs

Cette gestion optimisée, par les informations pertinentes qu’elle délivre, doit permettre de maîtriser les coûts et de gagner du temps.

Or, bien souvent, les entreprises optent pour un système sous tableau Excel. Certes, il favorise la mise en place d’une base de données sur les véhicules. Mais il ne permet pas une analyse poussée et une personnalisation comme le ferait un logiciel de gestion de flotte.

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Comment optimiser sa gestion de flotte ?

Vous souhaitez réduire vos coûts et contrôler l’ensemble de votre parc de véhicules ? La meilleure méthode se trouve au sein d’un logiciel de gestion de flotte adapté à votre secteur d’activité.

Pour y parvenir, celui-ci doit :

Un logiciel de gestion de parc garantit un gain de temps par l’automatisation de la saisie et contribue à diminuer les erreurs. Le gestionnaire de flotte peut par ailleurs suivre l’évolution de ses indicateurs sur une application et être alerté à tout moment. En savoir plus sur comment optimiser sa flotte automobile.

Plus que cela, la gestion de flotte devient un outil de productivité à part entière, favorisant la prise de décision stratégique et opérationnelle sur la base de données précises.

 

Vous souhaitez en savoir plus sur les avantages liés à la mise en place d’un logiciel de gestion de flotte ? Contactez-nous !

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