Comment gérer ma flotte automobile ?

La gestion des parcs automobiles peut parfois être perçue comme un centre de coût relayé au second plan.

C’est pourtant une fonction essentielle qui peut influencer les profits et le fonctionnement général de l’entreprise. Bien gérer sa flotte automobile

Comment gérer ma flotte ou mon parc automobile avec Notilus Yourway

Construisez votre parc de véhicules

Cela commence par l’achat ou la location de véhicules pour créer la flotte. Cette décision dépend de plusieurs variables… Pas de panique on vous guide !

Adaptez votre flotte automobile à vos besoins

Il convient tout d’abord de choisir le mode de financement adéquat à votre besoin. Il existe principalement 5 types de financement de véhicules : la location courte durée (LCD), la location moyenne durée (LMD), la location longue durée (LLD), la location avec option d’achat (LOA) et tout simplement l’achat. Votre choix de financement sera conditionné par la trésorerie dont votre entreprise dispose.

Vient ensuite la question du type de véhicules à choisir. L’éventail de véhicules est large et ceux-ci sont conditionnés différemment au regard des réglementations nationales. Essentiellement, les entreprises choisissent entre 2 types de véhicules : les VP (véhicules particuliers, aussi appelés véhicules de tourisme) et les VUL (les véhicules utilitaires légers). A savoir, la TVA sur les VUL est récupérable non seulement sur l’achat ou les loyers, mais aussi sur l’entretien et les réparations ; ce qui n’est pas forcément le cas pour les VP. 

Il vous reste maintenant la marque, le modèle et les équipements des véhicules à sélectionner selon votre Car Policy !

Adaptez votre flotte automobile à vos besoins avec Notilus Yourway
Adaptez votre flotte automobile à vos besoins avec Notilus Yourway

Attribuez judicieusement vos véhicules

Attribuer judicieusement vos vehicules de flotte automobile avec Notilus Yourway

La Car Policy (également appelée Charte automobile) permet de définir les règles d’utilisation et d’attribution des véhicules d’entreprise. Chaque véhicule est aussi lié à des fournisseurs spécifiques. Elle permet de proposer aux collaborateurs un catalogue de véhicules pré-sélectionnés correspondant à leurs droits et besoins. En parallèle, elle simplifie le processus de commande et de renouvellement des véhicules car elle permet d’accéder rapidement aux fournisseurs concernés. Il en découle une bonne synergie d’achat. Une Car Policy pertinente permet donc d’avoir un bon TCO (total cost of ownership).

Lorsque vous souscrivez à une LLD, les montants des loyers à payer sont déterminés en fonction de la loi de roulage basée sur le kilométrage mensuel moyen que le véhicule est supposé parcourir et en fonction de la valeur de ce dernier. Ce kilométrage moyen n’est qu’une prévision, et celui-ci peut varier sensiblement, faussant ainsi la loi de roulage et les montants des loyers. Il convient dans cette situation de réajuster ces montants grâce à des avenants. La création d’avenants ne se fait pas automatiquement, il faut surveiller vos lois de roulage et faire la demande d’avenants à vos loueurs. Vous pouvez demander au loueur des grilles de fluidité (matrice tarifaire) précisant les montants des loyers sur lesquels ils s’engagent. Vous pouvez également vous aidez d’outils afin d’avoir un suivi fiable du kilométrage de vos voitures comme les boîtiers de télématiques et des outils de gestion et d’analyse de flotte automobile pour prévoir la courbe de consommation kilométrique de vos véhicules et mieux prévoir la loi de roulage.

Préservez votre flotte automobile

Vous avez choisi vos véhicules et ceux-ci sont enfin à la route. Le travail n’est pas terminé ! Comme pour tout objet de cette envergure, il est indispensable d’en prendre soin et d’anticiper les problèmes.

Entretenez vos véhicules

Contrôle technique, vidange, révision, entretien technique, tant de termes faciles à confondre… Un contrôle technique est obligatoire pour assurer que vos véhicules soient en bon état de fonctionnement. Ne pas réaliser ses contrôles techniques est considéré comme un délit. Les entretiens constructeurs quant à eux, bien que non obligatoires, sont fortement recommandés afin de garantir le bon fonctionnement du moteur de vos véhicules, leur longévité et d’éviter la perte de la garantie constructeur. Ces entretiens sont rappelés par un plan d’entretien fourni par le constructeur. Celui-ci s’effectue tous les uns ou deux ans ou tous les 15 000 km pour les voitures à essence et jusqu’à 20 000 km pour les diesels.

Nous mettons souvent l’accent sur le moteur et les freins, mais les pneus ne sont pas à négliger pour autant. Il faut contrôler régulièrement l’état de vos pneumatiques et maintenir une pression optimale. En effet, si ceux-ci sont sur-gonflés, il y a un risque de perte d’adhérence et de diminution du rendement kilométrique. S’ils sont sous-gonflés, l’efficacité du freinage est réduite et la consommation de carburant et les risques d’éclatement des pneus augmentent. Selon les routes empruntées par vos collaborateurs et la météo, pensez également à la permutation des pneus été et hiver.

Entretenez les véhicules de votre flotte ou parc auto avec Notilus

Gérez vos sinistres

Gérez les sinistres de vos collaborateurs de votre flotte automobile avec Notilus Yourway

Assurer vos véhicules est obligatoire, que vous rouliez avec ou non. En 2018, les véhicules de flotte représentent 7,2 % du nombre de véhicules assurés. Des contrats dédiés (contrat d’assurance flotte) vous permettent de ne pas avoir de coefficient de réduction majoration (dit malus/bonus) ou encore de franchise à payer en fonction de votre négociation. Le taux de responsabilité du collaborateur mais également de l’entreprise est moins engagé. L’assurance flotte vous permet également de simplifier votre gestion de contrat d’assurance car elle assure tous vos véhicules en un seul contrat.

Parce qu’on n’est jamais à l’abris d’un accident et que l’assurance ne l’empêche pas, vous devez en tant que gestionnaire de parc, gérer les sinistres liés à vos véhicules. C’est le moment de faire jouer l’assurance que vous aviez contracté auparavant. Contactez et déclarez votre sinistre auprès de votre assureur ou de votre courtier pour déclencher l’indemnisation des préjudices subis mais également pour vous faire prêter un nouveau véhicule si la prestation a été prévue. Par la même occasion, vous pouvez aussi gérer les amendes de vos collaborateurs.

Contrôlez les coûts de votre parc

La gestion opérationnelle n’est pas le seul aspect du travail d’un gestionnaire de parc automobile. Celui-ci doit également analyser son état de parc et son impact sur l’entreprise. La tâche la plus importante et complexe est notamment de calculer le coût global de la flotte automobile.

TCO (Total cost of ownership)

C'est quoi le TCO ? Flotte automobile

Le TCO, total cost of ownership, dit coût total de possession, correspond à la somme totale qu’a dû dépenser l’utilisateur d’un bien au cours de son cycle de vie. Cela prend en compte les coûts directs et indirects.

Le TCO d’une flotte automobile peut prendre en compte les frais de gestion, l’achat et/ou la location des véhicules, les entretiens véhicules, les taxes fiscales, les équipements, les sinistralités, le carburant, les parkings, les péages, la télématique et bien d’autres. Chaque entreprise prend en considération différents éléments dans le calcul de leur TCO, adapté à leur comptabilité.

Le calcul de TCO, oui, mais dans quel but ? Calculer le TCO de votre flotte va vous permettre essentiellement de cibler les zones de coûts inutiles, de les optimiser afin de les réduire mais également d’avoir une vue sur son évolution. Tous ces indicateurs vous permettent d’optimiser votre flotte automobile.

Réduisez votre TCO : outils et indicateurs pertinents

Afin de calculer correctement le TCO, vous pouvez vous munir d’outils collectant certaines données. Une des données essentielles au calcul du TCO est le suivi kilométrique de vos véhicules. Vous pouvez récolter ces données en installant dans vos véhicules des boîtiers télématiques afin d’étudier le comportement de vos conducteurs et la remontée kilométrique. Vous pouvez aussi utiliser le smartphone des collaborateurs pour faire des campagnes de relevés kilométriques et ainsi suivre la consommation kilométrique de votre parc automobile. N’oubliez pas , le TCO c’est bien, mais calculer son TCM c’est encore mieux !

Rassembler de la donnée est une bonne chose. Il faut cependant, analyser ces données pour en tirer des informations pertinentes. Vous pouvez le faire grâce à un outil d’analyse et de gestion de parc automobile. Vous pourrez ainsi simplifier vos méthodes d’analyse et de reporting, tout intégré en une seule et même interface.

 

Comment gérer ma flotte automobile ? Reduisez votre tco

Découvrez nos articles entièrement dédiés à la gestion de la flotte automobile

Vous avez d'autres besoins ?

Parce que nous accompagnons aussi les entreprises sur d'autres sujets : gestion des frais professionnels, gestion des déplacements professionnels, les missions et états de frais du secteur public...

En savoir +

Contactez-nous

Pour toute information complémentaire vous pouvez remplir ce formulaire.

Un moyen simple et efficace d’avoir une réponse rapidement !

ou appelez-nous