Commander ses véhicules directement dans Notilus YourWay, c’est maintenant possible !

Découvrez le premier épisode de « Donnons la parole au produit. »
En effet en 2021, Notilus souhaite mettre en avant le travail de ses collaborateurs. Pour le premier article d'une longue série, Frédéric Martin et Benjamin Torossian, Responsables produits, lèvent le voile sur une des principales nouveautés produit de 2020 pour Notilus YourWay : la réalisation d'une commande d’un véhicule.

Cette fonctionnalité est disponible dans Notilus YourWay, le logiciel de gestion de parc automobile. Toutes les tailles de parcs sont concernées par cette nouvelle opportunité, que vous ayez un parc de 20 ou 3 000 véhicules, tous les gestionnaires de parc font des commandes de véhicules. Ce sujet intègre des problématiques complexes selon le degré de maturité de l’entreprise. Dispose-t-elle d’une car policy, d’un workflow de validation, de leviers de négociation auprès de ses fournisseurs, d’une vision claire de sa flotte ? En outre, connait-elle toutes les options des véhicules, est-elle en mesure d’anticiper les entrées et sorties ?

Notre duo a décortiqué chaque étape du processus pour répondre à un engagement client visant à soulager le travail – souvent multitâches – du gestionnaire de flotte. Au final, les fonctionnalités développées répondent à la fois aux processus centralisés – nécessitant à chaque fois de spécifier le modèle commandé et de faire une demande de cotation – aux plus matures, où tout est négocié en amont. Les bénéfices sont multiples : les efforts du gestionnaire sont lissés dans le temps. Ce dernier bénéficie d’une meilleure visibilité sur ses en-cours et il gagne un temps significatif dès la livraison du véhicule. Enfin, la mise à disposition d’un processus décentralisé et dématérialisé consultable par des tiers fait que la gestion de la donnée ne repose plus sur une seule personne.

 

Quelques clics suffisent pour déclencher une commande

Dans la « vraie vie », la commande d’un véhicule peut prendre plusieurs semaines. Notilus YourWay permet de créer une demande en quelques clics seulement, à partir de divers points d’entrée (nouveau véhicule, renouvellement…). La liste des fournisseurs et des contacts dédiés est paramétrable par le client.

« Cette fonctionnalité permet de centraliser les points de communication » explique Benjamin Torossian.

Beaucoup de choses se passent via emails et au téléphone. Tous ces échanges se retrouvent dématérialisés et centralisés dans le but de fluidifier l’information.

« A partir du bénéficiaire, du type de véhicule (service ou fonction), un certain nombre d’éléments se mettent en place dans le système, pour que le gestionnaire ait à tout moment une vision globale du volet financier des transactions relatives à une commande » renchérit Frédéric Martin.

Soit il y a négociation avec un fournisseur, soit une demande de cotation est effectuée auprès de contacts chez divers loueurs selon divers modes de financement. La demande de cotation peut aussi porter sur l’achat d’un véhicule. Notilus YourWay s’adapte à la maturité de l’entreprise, qu’elle ait ou non une car policy.

notilus et sa gamme yourway une solution pour gerer lensemble des vehicules de votre parc

Réduisez vos coûts de 3 à 6 %

Découvrez notre solution SaaS pour gérer l’ensemble des véhicules de votre parc.

L’avantage d’une car policy

La gestion de flotte est un élément piloté généralement par le service achat, le service Financier ou  RH et le curseur varie selon les clients. En fonction de la stratégie de l’entreprise, les critères d’alimentation de cette car policy seront régis par des règles visant à maitriser l’impact budgétaire ou alors à fidéliser des talents.

« Toutes les étapes – affectation, choix du véhicule, financement etc. – sont étalées dans le temps. En l’absence d’informations centralisées, certains clients ont du mal à savoir où ils en sont à l’instant T » estime Frédéric Martin.

La « grille d’attribution » de Notilus YourWay permet d’affecter certaines typologies de véhicules selon des catégories collaborateurs, par exemple en fonction d’un service, d’un poste, d’une fonction, d’un centre de coût. Attribuer par erreur une BMW destinée à des membres du Comex à un collaborateur junior est donc impossible.

Si une car policy existe, le travail du gestionnaire se trouve grandement facilité. Dans le cas contraire, il a néanmoins accès à tous les modèles de véhicules existants en France. L’outil ne régit aucunement l’existence d’une car policy, même s’il peut amener les entreprises à une réflexion sur le sujet. En effet, avoir une grande diversité de modèles représente un coût important. Plus les modèles sont disparates, moins l’entreprise sera en capacité de négocier aisément avec des constructeurs, étant donnée la multiplication des interlocuteurs.

car policy dans notilus yourway

Gestion de la car policy dans Notilus YourWay.

L’enjeu de la donnée : tout le monde peut y gagner !

L’outil nécessite que les prestataires fournissent des données financières via un formulaire à renseigner. Le but : qu’en un clin d’œil, le gestionnaire puisse comparer les tarifs proposés – au lieu de devoir agréger divers documents éparpillés – selon des critères de modèles de financement de lois de roulage. Il peut juger de la cohérence par rapport à la demande formulée et les éléments tarifaires.

Selon Frédéric Martin :

« C’est tout de même un gain de temps pour les prestataires : au lieu de rédiger un mail, de joindre un devis, de faire un suivi par mail, ils se contentent de répondre à une demande sur laquelle ils se positionnent ».

Des fournisseurs proposent parfois des conditions spécifiques sur des périodes donnés. Ces informations sont renseignées dans l’outil dans le cadre des conditions de financement. Elles procurent aussi des gains de temps considérables pour déclencher une commande. A partir du moment où tout le travail d’achat a été préparé en amont, l’outil propose toutes les offres validées avec le loueur.

Benjamin Torossian conclut : 

«Le gestionnaire sait commander en quelques clics, pour un collaborateur donné, le véhicule adapté. Il évite ainsi des dizaines d’échanges de mails ou de coups de téléphones.

Résultat : entre la demande entrante et le lancement de la commande, les délais sont très courts. Et avant même que le véhicule ne soit rentré, le système offre un suivi par collaborateur».

 

La gestion du multimarques n’est plus un casse-tête

Les évolutions dans le monde automobile sont incessantes. La consultation des sites constructeurs s’avère très chronophage, d’autant qu’ils ne sont pas conçus de la même façon. Le gestionnaire doit recenser les divers modèles sur papier ou Excel, en risquant des doublons. D’une motorisation à une autre, les champs d’investigation sont infinis. Au moment où il décide de passer commande, il n’est pas improbable qu’un véhicule doté d’une option spécifique n’ait été remplacé par un autre.

Pour remédier à ce processus fastidieux, Notilus YourWay dispose d’un configurateur multimarques.

« Avec notre partenaire Autovista, nous synchronisons chaque semaine tous les modèles en cours de commercialisation en France. En lançant une recherche multimarque par exemple sur de l’hybride essence/électrique qui marche bien en ce moment, l’outil filtre directement les possibilités en proposant un prix dans un barème donné. Les possibilités de filtre sont nombreuses, boîtes de vitesse, puissance fiscale, nombre de portes, options payantes (feux LED…), avantage en nature mensuel etc.

Généralement, si les clients connaissent les modèles qu’ils veulent commander, l’outil évite au gestionnaire d’aller visiter plein de sites internet différents » explique Benjamin Torossian.

A noter : en l’absence de car policy, l’utilisateur peut sélectionner lui-même les diverses options des véhicules.

recherche de vehicules dans notilus yourway

Accédez à un catalogue de plus de 20 000  véhicules directement dans Notilus YourWay.

options des vehicules disponibles dans notilus yourway lors dune commande de vehicule

Retrouvez aussi les options et différents modèles

L’information disponible à tout instant, pour toutes les parties prenantes

La grosse interrogation des gestionnaires porte sur les véhicules à renouveler. Si l’entreprise ne souhaite pas modifier les aspects contractuels – pas d’augmentation de la durée de location – il lui faut anticiper des commandes de véhicules pour ses collaborateurs.

Le moteur de Notilus YourWay génère une batterie d’indicateurs permettant en un clin d’œil au gestionnaire d’évaluer le nombre et le statut des demandes. A partir du moment où le collaborateur a pris possession de son véhicule, le travail du gestionnaire devient très simplifié : il va sur la demande, visualise le récapitulatif du véhicule en livraison, renseigne la date de livraison, valide les éléments de financement à la date de lancement. Le véhicule est entré dans la flotte et l’affectation du collaborateur est gérée via un processus centralisé. Le gestionnaire peut faire sortir le véhicule dans le cadre d’un renouvellement en quelques clics.

modes de financements et liste des prestataires dans notilus yourway

Demandes de véhicule et modes de financement dans Notilus YourWay.

« On centralise en un lieu des étapes collectées jusque-là de façon épisodique et éparse. Le système peut générer du reporting sur les véhicules en renouvellement sur les 12 mois à venir par fournisseur. Le véhicule entre dans un processus de « demande de véhicule » et sort des alertes. Le gestionnaire a aussi la vision sur les véhicules non renouvelés »

explique Benjamin Torossian, qui ajoute :

« On peut greffer sur ce processus un workflow de validation : une demande de véhicule doit être validée par le N+1, le responsable RH, le DAF… avant de déclencher la commande. C’est souvent le cas pour les grandes structures ».

En résumé : Notilus YourWay permet au gestionnaire de flotte de visualiser l’information sur ses véhicules, de fluidifier sa circulation et d’avoir un suivi complet en ligne avec une car policy éventuelle. Financements et interactions avec les loueurs ou concessionnaires sont intégrés dans des processus qui enrichissent une stratégie globale. L’outil permet par ailleurs d’anticiper des renouvellements et de simplifier grandement les échanges avec les prestataires, tout en permettant à l’entreprise de monter en maturité sur sa gestion de flotte. Elle dispose d’une politique d’achat de véhicules centralisée sans que ses gestionnaires de flotte n’aient à négocier individuellement.

notilus et sa gamme yourway une solution pour gerer lensemble des vehicules de votre parc

Réduisez vos coûts de 3 à 6 %

Découvrez notre solution SaaS pour gérer l’ensemble des véhicules de votre parc.

Partager cet article

Partager sur twitter
Partager sur linkedin
Partager sur print
Partager sur email
Inscription newsletter
Restez informé de notre actualité et événements !

Poursuivre la lecture

Retour haut de page