Comment gérer sa flotte automobile ? 5 bonnes pratiques

Ces dernières années, la gestion de flotte a beaucoup évolué dans les entreprises. L’automobile est une fonction transverse qui touche beaucoup de services. Cela demande une connaissance globale de l’entreprise afin de rendre la gestion plus efficace et plus simple.

Pour se faire, nous avons pu identifier 5 axes principaux à prendre en compte pour maintenir sa gestion de flotte automobile sur de bons rails tels que la définition d’une charte automobile et le déchiffrage des coûts.

1 – Définir une charte automobile pour l’entreprise

La charte automobile ou « car policy » permet de cadrer et d’homogénéiser l’utilisation des véhicules. La gestion quotidienne devient ainsi plus sûre et simple. Une telle mise en place évite de potentiels litiges en donnant des règles de bonnes pratiques claires aux conducteurs. Il est ainsi possible de respecter la législation en vigueur concernant la flotte automobile en considérant les diverses contraintes de l’entreprise.

Il n’existe pas de charte automobile standard pour toutes les entreprises. Elle dépend du contexte global de la société (politique RH, exigence métiers, contraintes environnementales…). La rédaction d’une car policy peut être complexe en la définissant sans concertation. Il est essentiel de l’écrire avec tous les services concernés afin de trouver les bons compromis et de la faire accepter et appliquer par tous.

2 – Comprendre ses coûts pour améliorer son TCO (Total Cost of Ownership)

Il existe plusieurs natures de coûts très différentes sur un véhicule. On retrouve comme composantes globales : la dépréciation, les charges fiscales, le carburant, la maintenance, l’assurance et les frais financiers. De nombreuses statistiques permettent de savoir si tous ces différents coûts sont bien gérés.

Par exemple, les coûts de dépréciation peuvent être anormalement élevés. Il est ainsi possible de réduire son TCO en modifiant la gestion de sa flotte (garder plus longtemps les véhicules, mieux adapter les contrats de location, changer de fournisseurs…). Ainsi une étude approfondie du TCO permet de prendre des mesures ciblées sur les principaux axes d’amélioration de la gestion de flotte. Le TCO c’est bien, mais connaissez vous le TCM ?

3 – Suivre l’évolution des véhicules de sa flotte

Le conducteur est la seule personne à avoir un aperçu régulier du véhicule. Le gestionnaire de flotte quant à lui a une vision réduite du véhicule. Il ne connaît ni l’état extérieur ni le kilométrage à un instant précis.

Avoir un relevé kilométrique régulier et fiable permet au gestionnaire de suivre et de vérifier la loi de roulage de son contrat. Il peut ainsi connaitre la consommation moyenne du véhicule et prévoir les entretiens. Une supervision de la carrosserie à intervalle régulier est également possible pour suivre le bon état extérieur. Ces opérations peuvent éviter des frais de remises en état élevés lors de la restitution du véhicule ou une baisse du prix du véhicule lors de la revente.

4 – Accompagner les conducteurs tout au long de la possession de leur véhicule

Les surcoûts d’un véhicule sont essentiellement dus à son utilisation par le collaborateur. Le conducteur est aussi la seule personne à voir régulièrement le véhicule. Il est donc crucial de responsabiliser le conducteur et de lui faire prendre conscience de l’usage qu’il a de son véhicule.

Des formations en écoconduites, des primes de bonnes conduites à la restitution du véhicule ou encore des challenges du meilleur conducteur sont autant de pistes pour sensibiliser le collaborateur. Il est ainsi possible de rendre les conducteurs plus attentifs et conscients de l’impact de leur véhicule en les accompagnant au quotidien.

5 – Être à jour sur la fiscalité et les normes environnementales

Chaque année, de nouvelles législations sont mises en place. Il est indispensable de bien suivre ces évolutions et de communiquer ces changements de réglementation aux collaborateurs concernés.

Certains manquements peuvent impacter le TCO comme la non dénonciation ou un mauvais calcul de la TVS (voir la nouvelle législation TVS 2018). Ces non-respects au code de la route ou à la fiscalité peuvent aboutir à de fortes amendes, et d’autres peuvent même aller jusqu’à des peines pénales. Il est ainsi interdit de conserver le nombre de points des amendes. Les données personnelles du conducteur sont aussi à manier avec précautions notamment avec la RGPD en 2018. Si vous souhaitez en savoir plus sur la gestion des amendes de vos collaborateurs, c’est par ici.

 

Ces 5 grands axes permettent de structurer concrètement sa gestion de flotte automobile, mais si vous le souhaitez vous pouvez découvrir d’autres conseils sur notre page : Comment gérer ma flotte automobile ?. Ce suivi du parc est amené à évoluer au fil des années de par la croissance de l’entreprise, la législation en vigueur ou les avancées technologiques de l’automobile. Mais entre nous, pour optimiser sa gestion de flotte automobile, le plus simple est d’utiliser un logiciel de gestion de flotte automobile comme Notilus !

Suivre ces 5 points permettra de s’adapter à chacun des changements qui arriveront dans les prochains mois et de garder ainsi une gestion claire et efficace.

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