Flotte automobile : tout ce que vous devez savoir

Q: Qu’est-ce qu’une flotte automobile ?

Une flotte ou parc automobile désigne un ensemble de véhicules, le plus souvent appartenant à une société. Qu’il s’agisse de véhicules utilitaires, poids lourds ou autres, tous forment le parc automobile d’une entreprise. Parfois, on peut aussi parler de « parc de véhicules » ou de « parc automobile » pour désigner un ensemble de véhicules appartenant à un pays ou même à un particulier.

Découvrez notre guide complet sur la flotte automobile en entreprise. Définition, intérêt, avantages, fiscalité, nous avons regroupé pour vous tous les sujets liés. C’est parti !

Qu’est-ce qu’une flotte automobile ?

Une flotte ou parc automobile désigne un ensemble de véhicules, le plus souvent appartenant à une société. Qu’il s’agisse de véhicules utilitaires, poids lourds ou autres, tous forment le parc automobile d’une entreprise.

Parfois, on peut aussi parler de « parc de véhicules » ou de « parc automobile » pour désigner un ensemble de véhicules appartenant à un pays ou même à un particulier.

Exemple : le parc automobile Français, désignant tous les véhicules immatriculés en France. D’une manière plus globale, le terme de « flotte » ou « parc » peut englober d’autres biens. Ainsi, on peut parler en entreprise de « flottes de téléphones mobiles » ou de « parcs informatiques ».

Qu'est ce que la gestion de flotte automobile ?

La gestion de flotte automobile en entreprise consiste à gérer et analyser l’ensemble des actions humaines et financières liées au parc automobile de l’entreprise :

Toutes les dépenses induites par l’utilisation d’un véhicule : l’assurance, la carte grise, le carburant, les péages, le loyer, l’entretien, etc.
La gestion des plannings, des itinéraires
Le tracking des véhicules
Les imprévus : accidents, contraventions
La fiscalité des véhicules et de leur utilisation par les conducteurs

Cette gestion, avec les informations pertinentes qu’elle délivre, doit permettre de maîtriser les coûts et de gagner du temps. Or, bien souvent, les entreprises optent pour un système de gestion avec tableau Excel. Certes, cela favorise la mise en place d’une base de données sur une flotte de véhicules, mais ça ne permet pas une analyse poussée et une personnalisation comme le ferait un logiciel de gestion de flotte tel que Notilus YourWay.

Découvrez en images les possibilités de Notilus !

La gestion de flotte automobile

Centralisation des informations de votre flotte de véhicules
Pilotage opérationnel et aide à la décision (reporting)
Gestion des amendes de vos collaborateurs

Quel est l’intérêt d’une flotte automobile ?

L’avantage d’avoir sa propre flotte de véhicules est bien entendu de pouvoir disposer de ces derniers et de les rendre accessibles à ses collaborateurs lorsqu’on le souhaite. Libre à chaque entreprise de décider si elle souhaite acquérir ses véhicules, les louer, si elle décide de les attribuer à un collaborateur précis ou bien d’organiser un pool de véhicules, une organisation d’autopartage.

Quoi qu’il en soit en interne au sein de votre entreprise, l’avantage de disposer de sa propre flotte de véhicules va être de pouvoir centraliser toutes ses données et ses coûts, éventuellement dans une solution dédiée, d’avoir une meilleure vision sur les entretiens, la consommation de carburant, les contrôles techniques ou éventuellement la localisation des conducteurs. Plus une flotte va être conséquente, plus il sera facile de négocier des tarifs préférentiels auprès des constructeurs, loueurs ou encore auprès des assureurs.

Quelles sont les différents types de flottes automobiles ?

Avant toute chose, il faut savoir que les véhicules peuvent être en acquisition (appartenir à l’entreprise) ou bien loués auprès d’un loueur (en contrat de location longue durée : LLD, LOA, etc.).

Il existe plusieurs grandes classes de flottes ou parcs automobiles en entreprise, selon son secteur d’activité et sa taille. En outre, plusieurs types de flottes peuvent cohabiter au sein de la même entreprise :

Qui s’occupe des flottes automobile en entreprise ?

Cela va dépendre de la taille de la flotte, mais globalement, on peut dire qu’en entreprise la flotte peut être gérée par :

En fait, il est difficile de dresser une liste explicite tellement les usages et les process vont être différents d’une entreprise à une autre.

Gérer son parc de véhicules est une mission compliquée car les interlocuteurs internes ou externes sont nombreux. Un gestionnaire de flotte va avoir des relations en interne avec la direction, le service achat, le service comptabilité ou encore les conducteurs. En externe, il va avoir des contacts avec tout un tas de parties prenantes : l’état, les administrations, les assureurs, les loueurs, les concessionnaires, les autoroutiers, etc.

Si vous souhaitez en savoir plus sur le métier de gestionnaire de flotte, le mieux est de découvrir notre article dédié.

Droits et obligations légales autour de la flotte automobile

Il existe énormément de lois et d’obligations légales à prendre en considération lorsqu’on est gestionnaire de flottes. On vous en dit plus à ce sujet dans nos articles de blog, que vous pouvez retrouver en cliquant sur les liens ci-dessous.

On pourrait citer les cartes grises et le paiement des taxes assimilées, le cas des voitures de fonction, la Loi Montagne, la notion d’écologie avec l’arrivée des véhicules électriques ou vertes, les contraintes légales telles que WLTP, Bonus-Malus, les émissions de CO2 ou mêmes les vignettes Crit’Air.

On pourrait parler aussi des avantages en nature, de la taxe sur les émissions de CO2 ou sur l’ancienneté du véhicule ou encore de l’obligation légale de désigner les conducteurs responsables d’une infraction auprès de l’ANTAI.

FAQ : flotte automobile

Comment créer une flotte automobile entreprise ?

Un peu de contrat de location par-ci, un peu d’acquisition par-là, une pincée de véhicules de service et deux cuillères à soupe de voitures de fonctions devraient suffire pour constituer votre flotte automobile !

Plus sérieusement, il n’y a pas de recette ni de difficulté à créer une flotte automobile. Pour une entreprise, il suffit simplement d’acquérir un véhicule ou de le louer et de faire la carte grise au nom de votre entreprise. En termes de comptabilité, cela induit donc d’inscrire les véhicules dans vos immobilisations. Les véhicules doivent être bien entendu adaptés aux besoins de votre société.

Combien coûte une flotte automobile à votre entreprise ?

D’après différentes études, le parc de véhicules d’une entreprise est le 3e plus gros poste de dépenses au sein des sociétés, juste derrière les salaires et les déplacements professionnels. Un parc de véhicules est un investissement considérable puisqu’il faut considérer, certes, l’acquisition des véhicules et leurs amortissements, mais ceux-ci ne représentent qu’environ 40 % du coût total du parc.

Les 60 % restants comprennent tous les autres frais liés comme le carburant, la maintenance, l’entretien, l’assurance ou encore les pneumatiques de vos véhicules. On pourrait aussi citer les taxes, certificats d’immatriculation ou même les amendes que vos conducteurs vont recevoir. Heureusement, il existe des solutions comme Notilus YourWay pour faire des économies.

Comment financer une flotte de véhicules ?

Forcément la question du financement des véhicules est vitale, puisqu’un parc automobile va être une charge conséquente pour une entreprise comme nous le disions dans la réponse précédente. Une première solution peut être de se renseigner sur les différents types de flottes qui existent. Peut-être que des véhicules en location vous coûteront moins cher à court terme. Ceci rejoint donc la question suivante sur la réduction des coûts.

Comment réduire les coûts de sa flotte automobile ?

C’est une question intéressante car il existe de nombreux leviers pour faire des économies sur son parc de véhicules. L’exemple le plus simple, c’est la Car Policy, la politique d’attribution des véhicules. Cela permet de déterminer les modèles des véhicules ainsi que les types de véhicules selon les profils de vos collaborateurs. Le prérequis est d’avoir une visibilité sur votre flotte de véhicules et sur ce qu’elle coûte !

Nous rencontrons tous les jours des gestionnaires de flottes qui gèrent leur parc automobile sous fichier Excel. En effet, c’est globalement la pratique la plus répandue. Ces derniers font tous le même constat : ils ont un manque de visibilité sur leurs coûts, les différents fichiers sont compliqués à lire et à interpréter.

Bien souvent, la fiabilité est proche du néant, les différents services tels que les achats ou la comptabilité, qui ont besoin d’informations, ont bien du mal à les obtenir. Évidemment, il en est de même pour les directions lorsqu’elles demandent des reporting ou une analyse précise.

Avant (et afin) de réduire ses coûts, il faut donc centraliser ses données dans un outil dédié et unique. Ce genre d’outils vous permettra de prendre les bonnes décisions avec toutes les cartes en main. En outre c’est aussi un gain de temps considérable pour tous les collaborateurs.