Le rôle du Travel Manager vu par la coordinatrice voyage de Vicat

Lors de son allocution, Nadège Fernandes est revenue sur l’importance de la fonction de Travel Manager de par ses missions cruciales au bon fonctionnement du service voyage mais également de ses responsabilités à l’égard des voyageurs d’affaires.

Focus sur le Travel Manager

Pour Nadège FERNANDES, coordinatrice voyage chez Vicat, la mission du Travel Manager est de : « Superviser les voyages des collaborateurs, et faire en sorte que tout se passe bien. Cela implique de veiller au bon déroulement des déplacements (respect des normes de sécurité, de santé, d’hygiène et législatives), à l’application de la politique voyage établie par la direction, mais également de négocier les contrats et tarifs préférentiels avec les prestataires en amont (voyages, hôtels, location de véhicules) ainsi que de la veille commerciale en partenariat avec l’AFTM. »

Actuellement, Vicat traite avec deux fournisseurs pour la partie réservation : une agence de voyages et Notilus (logiciel de gestion des voyages professionnels et des notes de frais). Le logiciel représente un avantage certain et la possibilité d’une gestion simple, optimale et autonome des réservations des 8 000 collaborateurs, qui ont pour directive de passer directement par la solution afin de faire leur réservation.

Responsabilité des entreprises vis-à-vis du voyageur d’affaires

« L’entreprise est en tout point responsable du voyageur, et se doit non seulement de faire respecter les normes de sécurité toujours plus strictes – via sa politique voyage – mais également de pouvoir localiser son collaborateur afin d’organiser au plus vite son rapatriement en cas de nécessité. Il est alors important de responsabiliser les employés en leur faisant adhérer aux bonnes pratiques voyage via des formations, et de faire face à la résistance des voyageurs chevronnés hermétiques au changement, afin de pouvoir assurer leur sécurité ».

Le projet de Vicat est désormais de réaliser ses réservations hôtelières en online afin d’économiser sur les frais de dossier, mais également, via un partenariat avec HRS et Airplus, d’améliorer la gestion de son portefeuille hôtelier via Notilus et ainsi bénéficier d’une meilleure sécurisation de ses voyageurs et de leurs données personnelles.

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Intervention de Nadège FERNANDES, au FORUM DIMO 2016 le 5/04/16, lors de l’atelier VFP1 « Optimiser les déplacements et frais professionnels : un tremplin de réussite pour votre entreprise (services Finance, Achat, RH) ».

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