Réussir à coup sûr son état des lieux Travel

Établir une politique voyage, c’est un bon début.  Mais mettre en place une réelle stratégie d’optimisation du poste de dépenses lié au déplacement professionnel, c’est mieux.

La même question revient toujours lorsqu’on s’interroge sur la gestion de ce poste de dépense : pourquoi changer alors que tout va bien ?

Le constat est simple : la conjoncture économique évolue, les besoins aussi, sans parler des évolutions technologiques qui bouleversent notre secteur un peu plus chaque jour.

En effet, si la technologie est aujourd’hui omniprésente et mérite que l’on s’y intéresse de près, un travail de mise à plat de l’existant doit être fait en amont.

Pour cela, l’analyse des quelques points suivants serait un point de départ pertinent pour faire le point sur sa gestion des déplacements professionnels :

Organisation structurelle

  • Existe-il un service Voyage ? Si oui, comment est-il structuré ? Si non, quelle fonction dans l’entreprise assure même à minima les tâches liées aux déplacements professionnels ?
  • Est-ce que je dispose d’une agence de voyages d’affaires ? Si oui, s’occupe-t-elle uniquement de l’émission des billets de mes collaborateurs ou me permet-elle aussi d’externaliser une partie de mes tâches liées à la gestion de ce poste de dépenses ?

Négociation avec les fournisseurs

  • Est-ce que je dispose de contrats avec les fournisseurs voyagistes ?
  • Est-ce que je dispose des outils nécessaires pour pouvoir analyser mes dépenses de l’année et être force d’arguments lors des négociations avec les fournisseurs ?

Moyens technologiques mis en œuvre

  • Est-ce que je dispose d’un outil de réservation en ligne ? Si oui, mes collaborateurs peuvent-ils quand même réserver sur des sites grands publics ou doivent-ils obligatoirement passer par cet outil ?
  • Si je dispose d’un outil de réservation en ligne, est-ce que tous mes partenaires online sont présents dans cet outil ? (ex : HRS)
  • Des solutions alternatives au déplacement de type visioconférence existent-elles dans mon entreprise ?
  • De quels outils je dispose en interne pour pouvoir suivre en temps réels les dépenses liées aux voyages et effectuer des statistiques pertinentes ?

Politique de voyage

  • Mon entreprise dispose-t-elle d’une politique de voyage définie ? Si oui, à quand date sa dernière actualisation ?
  • La sécurité de mes collaborateurs fait-elle partie intégrante de ma politique voyage ou existe-t-il des règles distinctes ?
  • Par quels moyens de paiement mes collaborateurs règlent-ils leurs prestations avant et pendant leurs déplacements professionnels ?
  • Comment gère-t-on aujourd’hui les dépenses liées à l’activité MICE ? Font-ils partie de la politique voyage mis en place ?
  • Ais-je mis en place un contrôle régulier des dépenses liées à ce poste ?

Communication et change management

  • Comment mes collaborateurs sont-ils informés des règles liées au déplacement professionnel ?
  • Quels délais faut-il envisager pour faire adopter un changement (ex : outil) à mes collaborateurs ?
  • Mes collaborateurs sont-ils réellement prêts à changer leurs habitudes ?

Nous verrons lors d’un prochain article comment la réalisation de cet état des lieux va permettre de faire mettre en évidence un outil indéniable pour piloter son activité Travel : la technologie.

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