Politique voyages d’entreprise et technologie

L'industrie du voyage est une nébuleuse complexe à appréhender dans son ensemble, elle se compose d'innombrables fournisseurs proposant tous des offres et services aussi intéressants les uns que les autres. La définition d'une politique voyages est alors essentielle pour aiguiller vos collaborateurs dans leur démarche. Elle permet de
politique voyages d'entreprises et technologie Notilus

Les règles d'une politique voyages

Les règles de politique voyages permettent de déterminer des catégories de voyageurs qui auront droit à des types ou des niveaux de services différents, en fonction de leur population d’appartenance. Elles permettent aussi de prévoir vos processus de validation.

Destination et mode de transport

Une destination peut être desservie par différents moyens de transport et par une multitude de fournisseurs.

L’optimisation des coûts ne s’applique pas qu’au prix des billets mais également pendant la phase de préparation du déplacement. Le tri des offres et de fournisseurs peut s’avérer extrêmement chronophage. D’où l’intérêt d’identifier au préalable les modes de paiement (en compte, carte affaires, carte personnelle, carte virtuelle, carte logée, …) et les fournisseurs les mieux adaptés selon les destinations.

L’objectif de votre politique voyages, au-delà de son côté restrictif, doit d’abord viser à atténuer le stress, répondre aux inconnues et guider le collaborateur dans sa démarche de recherche et de réservation, tout en garantissant un budget optimal sans pour autant imposer le contenu des déplacements. C’est là que la préférence donnée à un programme fournisseur doit faire partie des consignes à donner à vos collaborateurs par le biais d’une note de service par exemple, pour l’aider à faire son ordre de mission.

Destination et mode transport Politique voyages d’entreprise et technologie Notilus

La gestion des programmes fournisseurs

La gestion des programmes fournisseurs et la gestion des coûts avec le logiciel Notilus

La maîtrise des coûts commence par l’identification des dépenses, les dépenses sont réparties en deux catégories principales, celles remboursées par le biais des notes de frais, qui concernent des fournisseurs souvent très variés, et celles dont les paiements sont centralisés.
Les premières ne donnent pas d’indice précis sur les fournisseurs concernés et doivent donc faire l’objet d’un reporting détaillé pour être maitrisées. En revanche les secondes permettent d’évaluer de manière très fine les volumes engagés sur des familles d’achats et des fournisseurs identifiés elles peuvent donc être maîtrisées facilement.
L’élaboration d’un programme fournisseurs par type de service est nécessaire pour piloter les dépenses de manière optimale. Avec un programme fournisseurs et les rapports analytiques adéquats permettant une analyse fine des dépenses, il est possible de s’adresser à ses fournisseurs afin de (re)négocier des accords commerciaux, voire de les mettre en concurrence.

Benchmark des coûts par destination

Au-delà de la liste de fournisseurs habituels, pouvant faire l’objet de paiements centralisés, il est nécessaire de lister les destinations fréquentées par vos collaborateurs. En fonction de la destination et également de la période, les niveaux de prix sont différents ; les fournisseurs font appel à leurs algorithmes permettant l’application du Yield management, cette science occulte responsable de la variation permanente des prix des billets d’avion et des chambres d’hôtel.

La maîtrise des coûts implique donc de bien connaitre les prix par destination et en fonction de la saisonnalité. Une fois que vous aurez identifié les fournisseurs avec lesquels votre portefeuille d’achat est le plus important vous aurez toute l’information nécessaire pour négocier des conditions tarifaires optimales.

Benchmark des coûts par destination Notilus

Aidez-vous de la technologie

Comment les différentes technologies peuvent vous aider et vous faciliter votre quotidien et ceux de vos collaborateurs ?

La mise en oeuvre

La mise en oeuvre de la politique voyages d’entreprise et technologie avec Notilus

La mise à disposition d’un SBT/OBT (Self/Online Booking Tool), d’un HBT (Hotel Booking Tool) ou plus généralement d’une plateforme de réservation ou d’un outil end-to-end permet d’une part à votre entreprise d’y charger votre programme fournisseurs et d’y faire appliquer votre règle de politique voyages. Elle permet aussi à vos collaborateurs d’effectuer leurs réservations online et offline (via votre agence de voyages ou le plateau d’affaires qui s’occupe de vos demandes de déplacements) quel que soit la prestation de voyage recherchée (avion, train, hôtel, taxi, VTC, voiture de location, …).

Dans le cadre des réservations en mode open booking, le circuit d’approbation et la validation des déplacements se font à postériori. Néanmoins le paiement des titres de transport étant effectués par le collaborateur, les réservations sont soumises à un remboursement par note de frais avec des justificatifs à produire ; vos collaborateurs sont d’autant plus vigilants au respect des règles et tarifs de remboursement et à votre budget voyages qui devient indirectement le leur.

La nécessité du reporting

L’analyse des coûts doit être sur l’ensemble des postes de dépenses relatifs aux déplacements professionnels : transport, hôtel, repas, parking, péage, taxi, etc. Cette analyse n’est possible que si vous disposez de reporting exhaustifs qui consolident toutes les données liées aux frais de déplacements.

Grâce à ces reporting, vous pourrez croiser les données afin de pouvoir détecter des débordements, des dépenses hors process et plus largement veiller au respect des règles de votre politique voyage et de remboursement.

La maîtrise quasi totale de vos dépenses permet alors de faire appel au prédictif afin d’anticiper encore plus vos besoins en trésorerie et d’adapter au mieux vos budgets en fonction de votre activité. L’analyse fine en dépenses et les projections vous permettront d’optimiser le pilotage des déplacements de vos collaborateurs.

La necessité du reporting dans sa politique voyages d’entreprise et technologie avec Notilus

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