Quel futur pour le voyage d’affaires ?

Cet article est basé sur l'étude Notilus menée à la fin de l'année 2021, à cette occasion, un panel d'utilisateurs de Notilus en charge des déplacements professionnels a répondu à notre enquête.

 

La qualité de vie au travail bouleversée

Avec l’arrivée du covid, les entreprises ont dû repenser structurellement leur façon de travailler. Au départ, la possibilité de travailler à domicile a été considérée comme un facteur positif favorisant l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Cependant, au fil des mois, des tendances négatives ont également été révélées car les collaborateurs devaient faire face, nous l’avons vu, à l’effacement de la frontière entre leur vie personnelle et professionnelle.

Comme de nombreuses organisations et personnes n’étaient pas prêtes pour ce changement soudain, beaucoup d’erreurs ont été commises. Pourtant, notre étude révèle que l’amélioration de la qualité de vie au travail n’a pas été nécessairement un sujet traité durant la crise que nous traversons. Seuls 52,6 % des entreprises des répondants ont mis en place de nouvelles mesures et outils pour l’améliorer et 47,4 % n’ont rien fait de plus que ce qui existait.

À l’heure où les risques psychosociaux sont devenus une composante à part entière de la qualité de vie au travail et malgré les changements abordés par les entreprises, il reste encore une marge d’amélioration certaine.

 

Les conséquences des nouvelles organisations du travail

Un constat s’est imposé à tous, entreprises comme collaborateurs : le travail peut se faire partout. La crise sanitaire a engendré une hybridation du monde professionnel. La gestion des déplacements professionnels en est impactée puisqu’on assiste à une pérennisation du télétravail. Il passe en moyenne à 2 ou 3 jours par semaine. *

D’autres pratiques existent pour réduire le temps dans les transports comme la visioconférence quand il n’est pas nécessaire d’être en présence physique ou l’utilisation du MaaS pour une efficience des déplacements courts. Les entreprises se sont aussi intéressées à des espaces de coworking proche du domicile de leurs salariés ou s’essayent au flex working, c’est-à-dire à l’adaptation des horaires de travail en fonction du rythme de chacun. Cela permet au collaborateur d’être moins stressé mais aussi, plus productif. Ce projet d’hybridation va permettre une meilleure adhésion des collaborateurs qui vont se sentir plus écoutés, seront plus impliqués et donc plus productifs dans l’entreprise.

Réduire le temps passé dans les transports, limiter les impacts environnementaux de nos déplacements, diminuer les dépenses foncières et améliorer le bien-être de ses salariés… sont autant d’avantages à mettre en place une politique de télétravail efficace.

 

* La revue digitale, Vers un monde de télétravail 2 à 3 jours par semaine, 1er avril 2021

 

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Le voyage d’affaires maintenant et dans quelques mois

On attend de réelles évolutions sur certaines thématiques impactées par la crise sanitaire, certaines fortement accélérées par la crise, tandis que d’autres tout simplement stoppées.

La digitalisation s’est considérablement accélérée avec la crise alors que les aspects écologiques sont passés au second plan. Pour de nombreuses entreprises, le processus de traitement du déplacement était essentiellement manuel, et bien sûr chronophage. La situation actuelle constitue, chez un certain nombre de nos clients, un déclencheur pour accélérer la dématérialisation de la gestion des notes de frais et des déplacements professionnels.

Certes, le ralentissement de l’économie peut avoir un impact sur les investissements, mais les entreprises anticipant une reprise de leurs activités voient aussi dans cette période l’opportunité d’initier des changements structurels. Dans ce contexte, tous les investissements destinés à faciliter les traitements administratifs, améliorer la productivité et la qualité des contrôles seront maintenus, car ce sont des dépenses avec un ROI toujours positif. Le processus de digitalisation s’inscrit pleinement dans cette dynamique.

On note que l’écologie, qui apparaissait en 2019 comme une notion de plus en plus essentielle pour les entreprises mais a été stoppée par l’arrivée du covid, risque de mettre du temps avant de retrouver sa place prioritaire. Même si elles ne mettent pas cet élément de côté, les entreprises doivent avant tout se concentrer sur la sécurité des collaborateurs et la rentabilité de leur activité. Comment dans ce cas relancer les démarches écologiques amorcées précédemment ? La question se pose déjà et devra trouver une réponse dans les mois à venir.

En conséquence, les entreprises vont devoir s’adapter et considérer ces nouvelles préoccupations. Elles pourront accompagner ce changement en mettant en place des outils et des fonctionnalités spécifiques qui permettront de mesurer les impacts des déplacements professionnels.

 

La réduction de l’empreinte carbone, un impact très quantifiable

Au-delà du développement des plateformes de réservation en ligne et des applications mobiles permettant la mise en œuvre de fonctionnalités disponibles à tout moment, les acteurs du voyage d’affaires proposent de nouvelles offres qui permettent de mesurer l’impact écologique des déplacements.

La mise à disposition de reporting CO2, l’établissement d’un bilan carbone précis ou encore la comparaison de différents modes de transport pour un même trajet sont autant d’outils qui accompagnent aujourd’hui le collaborateur dans sa transition durable.

La fréquence des déplacements et leur nature, leur durée et leur distance ont une incidence sur l’impact environnemental de l’entreprise. Recourir par exemple à un calculateur d’empreinte carbone va permettre à chacun de suivre ses émissions de carbone. C’est un moyen de guider les collaborateurs pour qu’ils favorisent des voyages d’affaires plus écologiques et la porte d’entrée vers une démarche RSE plus complète.

 

Horizon 2025

Selon une étude GBTA, en 2025 les déplacements professionnels sont attendus à leur niveau pré pandémique. Cependant, notre étude révèle que 43,9 % des répondants considèrent qu’il est trop tôt pour affirmer le niveau d’impact des nouvelles organisations professionnelles.

La qualité de vie au travail, véritable enjeu

La prévention dans ce domaine sera de mise. Les dirigeants vont amorcer plus facilement la discussion avec les collaborateurs afin de considérer leur ressenti quant au déplacement professionnel, l’équilibre induit entre leur vie professionnelle et personnelle, etc. Des évaluations psychologiques pourront être mises en place dans une démarche préventive d’une part mais aussi dans une démarche curative lorsque cela sera nécessaire. Le prisme psychologique est devenu un facteur clef de la mobilité, mésestimé avant le début de la pandémie. Le soutien émotionnel des collaborateurs est devenu un enjeu majeur.

 

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Une nouvelle organisation du travail, l’équilibre entre l’entreprise et le collaborateur

Le télétravail va permettre de rationaliser les règles de présence des collaborateurs au bureau. À l’avenir, il est probable que l’espace de travail voit s’accentuer son rôle de socialisation et de collaboration. L’industrie se réorganise, on voyage moins mais mieux, de façon plus raisonnée.

À long terme, 38 % des voyageurs d’affaires comptent réduire leurs déplacements aériens au profit de la visioconférence*. Si le MICE va mécaniquement être moindre en raison de l’hybridation des évènements, il est aujourd’hui évident qu’il ne disparaîtra pas. La crise a laissé de nombreuses traces, notamment en termes de lien social, les personnes se sont senties isolées, plus vulnérables. Le constat de l’importance du travail comme lien social est indiscutable. Il est primordial de maintenir une vie sociale de manière physique si l’on veut que les collaborateurs se sentent bien. Grâce à l’hybridation, les professionnels pourront à la fois continuer à se rencontrer et échanger physiquement, et grâce à la digitalisation, réduire les déplacements professionnels devenus superflus.

 

*Les carnets de la Chaire Pégase, Voyages d’affaires et visioconférence :  Quel avenir pour le transport aérien ?, Juin 2021, n°3

 

Quid du télétravail ?

Le télétravail se démocratise et s’impose comme une solution sociale qui bouscule les rapports traditionnels au travail. Avec les progrès des technologies numériques, les bureaux connectés seront essentiels à l’organisation du travail. Les assistants virtuels se développent avec des dispositifs personnalisables. Les objets connectés deviennent indispensables et connaissent un essor remarquable. Ainsi, on recourt de plus en plus à des robots ou encore à des objets permettant de mesurer le moral des collaborateurs pour faciliter l’organisation du travail. Pour un fonctionnement optimum, il est indispensable que ces objets soient accompagnés d’un réel suivi en aval par les managers. La réalité augmentée est par exemple de plus en plus plébiscitée. Elle permet en effet à la fois de travailler depuis son domicile tout en étant à son bureau, offrant alors une immersion totale dans le monde du travail sans bouger de chez soi.

Cela représente une plus-value considérable pour favoriser le contact avec ses collaborateurs mais aussi ses clients quant on ne peut plus se déplacer aussi facilement qu’auparavant. Encore embryonnaires ou de plus en plus ancrés dans nos quotidiens, ces outils existent et transforment le travail qui adopte de nouveaux codes pour que l’expérience au bureau ne se résume plus à la seule fonction de travailler. Les employeurs ont pour ambition de réduire par ce biais le sentiment d’isolement que peut créer le télétravail en établissant à la place un véritable sentiment d’appartenance malgré la distance.

Le télétravail a permis de mettre en évidence les limites des actions managériales traditionnelles. L’objectif pour les managers va être de changer de paradigme. Ils ne devront plus seulement avoir un rapport d’encadrement, mais ils doivent aujourd’hui être présents et à l’écoute de leurs équipes pour pouvoir entretenir une relation fondée sur la confiance et l’empathie. La difficulté pour le manager va donc être de garder, malgré la distance, un contact humain avec ses équipes et d’assurer une cohésion dans la façon de travailler. Il s’agira de laisser un maximum d’autonomie aux collaborateurs en télétravail tout en gardant bien sûr une forme de contrôle. Les managers pourront à cet effet mettre en place des outils tels que des visioconférences pour faire le point de manière personnalisée avec chaque collaborateur ou encore, en mettant en place des salles de réunions dites virtuelles qui vont permettre à chacun de se retrouver de manière moins formelle autour d’une pause-café par exemple.

L’objectif de cette transformation managériale est de maintenir un échange tout en laissant une certaine autonomie afin que les collaborateurs ne se sentent ni isolés, ni stressés. Aujourd’hui, nous sommes face à une nouvelle ère managériale, celle du management de la confiance.

 

Selon l’étude de Notilus, 77,2 % des collaborateurs auront dorénavant le droit d’effectuer un quota de jours de télétravail dans le mois. C’est un moyen de créer davantage d’agilité et de bien-être pour plus de créativité et d’innovation. Dans un monde en perpétuelle mutation et imprévisible, il est indispensable d’adapter une nouvelle organisation pour créer le monde du travail de demain. Un monde plus flexible et moins restrictif qui répond aux besoins des collaborateurs d’une plus grande valorisation de leur existence.

 

le teletravail apres la crise sanitaire

 

L’environnement revenu au premier plan ?

La prise de conscience écologique est certes lente, mais elle sera de plus en plus importante sur le long terme. Si les déplacements professionnels ne s’arrêtent pas, ils seront pensés d’une autre manière. La mise en place d’outils utiles à l’évaluation de la nécessité de certains déplacements va tendre à se démocratiser. Le nudge notamment permettra d’orienter les collaborateurs vers des choix plus bénéfiques pour la planète. Il laisse aux collaborateurs la liberté personnelle de choisir, tout en orientant leurs comportements sans faire culpabiliser ou contraindre la personne concernée. Cette approche laisse son libre arbitre au collaborateur quant au choix de son mode de déplacement, tout en le sensibilisant à son impact pour la planète.

 

Notre solution couvre l’entièreté de la mobilité en entreprise. Outre la partie gestion des notes de frais, vous pouvez planifiez, réserver et suivre vos déplacements professionnels. Il est aussi possible de gérer votre parc de véhicules entreprise : vos prestataires, vos relevés de carburants, etc.

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