Les frais kilométriques pour les nuls

Les collaborateurs d’une entreprise, aussi bien les salariés que les dirigeants, peuvent être amenés à utiliser leur véhicule personnel pour des missions professionnelles. Dans ce cas, ils peuvent justifier de frais kilométriques et obtenir une indemnité correspondante. Mais quelles sont les règles exactes des frais kilométriques et quelles sont les exceptions ?

Sommaire de notre dossier sur les frais kilométriques :

Que sont les frais kilométriques ?

Les frais kilométriques correspondent à l’utilisation de son véhicule personnel à des fins professionnelles, par exemple pour les rendez-vous avec des clients ou la visite de chantiers. Ces frais ne s’appliquent donc pas pour les trajets domicile-travail, sauf exception.

L’entreprise doit donc rembourser aux salariés ou aux dirigeants les montants engagés quant à l’usage du véhicule (carburant, usure, entretien, assurance, etc.).

⚠️ Attention à ne pas confondre les frais kilométriques avec les indemnités de grands déplacements. Ceux-ci concernent les déplacements professionnels en mission à plus de 50 km ou 1h30 en transports en commun qui empêchent de rentrer chez soi le soir. Dans ce cas, l’employeur prend en charge les frais d’hébergement et de nourriture.

Quelles sont les règles d’indemnités des frais kilométriques ?

Pour les frais kilométriques comme pour la plupart des autres frais remboursés par l’entreprise aux salariés, il existe des exceptions et des justificatifs à produire.

Les exceptions

  • La première exception concerne les trajets domicile-travail. En principe, les frais kilométriques ne peuvent pas être remboursés pour ce type de déplacement. Néanmoins, la règle est assouplie lorsque le salarié n’a pas d’autres choix (situation familiale compliquée, impossibilité de trouver un emploi plus proche de son domicile, etc.). Par ailleurs, un salarié qui ne serait pas dans ce contexte, mais qui doit effectuer des trajets longs entre son habitation et son travail peut les déduire sur sa déclaration de revenus (voir plus bas).
  • Les frais de parking, de stationnement et de péage ne sont pas pris en compte dans le calcul des indemnités kilométriques.
  • Le remboursement des frais kilométriques ne concerne pas les prestataires extérieurs de l’entreprise. Un freelance par exemple qui effectuerait des déplacements pour sa mission ne sera pas remboursé. Il peut néanmoins les intégrer dans son devis.
  • Enfin, bien sûr, le remboursement ne s’applique pas pour les véhicules de fonction, puisque l’entreprise les prend déjà en charge.

Les justificatifs à produire pour les frais kilométriques

C’est à l’entreprise de justifier auprès de l’URSSAF des déplacements de ses employés. Pour cela, elle dispose de justificatifs liés à l’organisation de l’entreprise qui peuvent facilement prouver les déplacements : le planning, le nom du client, l’absence de véhicule de fonction pour le salarié concerné, etc.

À noter : les frais kilométriques ne sont pas concernés par la TVA, voilà pourquoi il n’est donc pas possible de la récupérer dans le cas présent. 

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Quid du vélo et du covoiturage ?

Avec l’avènement des transports propres en entreprise, autrement dit qui ne rejettent pas de CO2 dans l’atmosphère, la question du remboursement des trajets en vélo ou en covoiturage se pose. Et cela d’autant plus que ces moyens de transport sont avant tout dédiés aux trajets domicile-travail qui ne sont pas concernés par le remboursement des frais kilométriques.

Le vélo

Néanmoins, depuis 2016, les employeurs ont la possibilité – mais pas l’obligation – de rembourser les salariés qui utilisent leur vélo pour venir au travail. Il s’agit d’un « forfait mobilités durables » de 0,25 centime d’euros par kilomètre. Ce forfait remplace l’indemnité kilométrique vélo (IKV). Pour en bénéficier, chaque salarié doit pouvoir justifier de la distance la plus courte pour venir au travail.

À noter : ce remboursement est exonéré d’impôts et de cotisations sociales dans la limite de 400 € par an.

Le covoiturage

Le covoiturage entre lui aussi dans la catégorie du « forfait mobilités durables », au même titre que le vélo et tous les transports partagés (voiture électrique ou hybride, trottinette, etc.).

Le « forfait mobilités durables » peut être cumulé avec les abonnements de transport en commun, ainsi que les frais de carburant ou de recharge électrique.

Quel est le barème 2020  des frais kilométriques ?

Chaque année, l’URSSAF calcule le montant des frais kilométriques. Généralement, le barème est publié en février ou mars. Ce qui oblige à recalculer les frais depuis le 1er janvier.

bareme kilometriques 2020

Salariés : comment déclarer vos frais de transport domicile-travail sur votre déclaration de revenus ?

Les frais de trajet domicile-travail ne sont pas considérés comme des frais kilométriques que doit rembourser l’entreprise. Cependant, en tant que salarié, vous pouvez par la suite les déduire de votre déclaration de revenus.

  • Si vous vivez à moins de 40 kilomètres de l’entreprise : l’intégralité est prise en compte dans les frais.
  • Si vous vivez à plus de 40 kilomètres : les frais sont remboursés jusqu’à cette distance et pas au-delà. Sauf pour les cas exceptionnels familiaux ou de précarité, avec justificatif.

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