Comment simplifier la gestion de ses déplacements professionnels ?

Longtemps réservées aux grandes entreprises, les solutions de gestion des déplacements professionnels et des notes de frais gagnent en simplification et s’adaptent peu à peu aux attentes des PME, tant sur le plan fonctionnel que technologique. Une manne pour ces entreprises qui entendent, via ces outils, mieux maîtriser leurs dépenses voyages d’affaires.

Pour les voyageurs d’affaires, l’aspect le plus important d’un programme voyage réside dans la liberté d’effectuer les réservations eux-mêmes (54 %) ainsi que les éventuels changements à apporter. Une tendance qui illustre l’importance de rendre le voyageur d’affaires autonome et de mettre à sa disposition des outils de gestion de voyage faciles à utiliser (Enquête Egencia, 2018). Utiliser les outils de réservation en ligne proposés par l’entreprise n’est cependant pas encore un réflexe bien ancré chez les voyageurs d’affaires. Moins d’un collaborateur sur dix indique l’utiliser dans la majeure partie de ses déplacements et 22 % des sondés le font parfois (baromètre FCM Travel-DéplacementsPro 2018). En réalité, une partie des voyageurs d’affaires interrogés (48 %) préfèrent encore se tourner vers Internet.

Les outils de réservation s’adaptent aux PME

« Certes, les entreprises ont déjà mis en place, ces dernières années, des solutions de gestion des voyages d’affaires, précise Jean Noël Lau Keng Lun, Senior Director Product Marketing d’Egencia. Cependant, nous assistons actuellement à un rejet des solutions trop compliquées à utiliser. La vraie digitalisation de ce processus consiste donc aujourd’hui pour les PME à proposer à leurs collaborateurs des outils à l’image de ceux qu’ils utilisent à titre personnel et qui, par ailleurs, soient capables de leur apporter des réponses adaptées à leurs besoins et à leurs usages, no- tamment en termes d’offres hôtelières. C’est ainsi que dans le cadre de notre solution de réservation des déplacements professionnels, nous recourons notamment aux technologies de l’intelligence artificielle et du machine learning. Elles nous permettent de proposer des offres qui soient en adéquation avec les habitudes des voyageurs d’affaires ». La simplification des processus de réservation des voyages d’affaires passe également par la synchronisation des applications voyages entre elles. « Les voyageurs d’affaires doivent pouvoir utiliser indifféremment, et en toute transparence, leur application voyage, depuis leur mobile, leur tablette ou leur ordinateur, ajoute Jean Noël Lau Keng Lun. Ces derniers doivent se synchroniser automati- quement afin que les données du voyageur se mettent à jour en permanence ». Les entreprises ont à cet effet besoin de s’appuyer sur des technologies permettant de centraliser les réservations, d’intégrer les prestataires du voyage les plus plébiscités par les collaborateurs et de consolider toutes les données du voyage. Les professionnels du voyage s’attachent donc de plus en plus à intégrer, sur leur plateforme de gestion des déplacements professionnels et des notes de frais, les nouveaux acteurs de ce marché ou encore des solutions de paiement centralisées. Par exemple BCD Travel, Carlson Wagonlit Travel et American Express Global Business Travel (GBT) ont signé il y a quelque mois un partenariat avec Airbnb Business, afin de permettre à leurs clients de réserver des logements proposés par la plateforme d’hébergement collaboratif. 

Vers une gestion des notes de frais automatisée et intégrée

Les outils d’automatisation de gestion des notes de frais sont également très attendus par les PME comme par les collaborateurs des entreprises. Une gestion inefficace des notes de frais génère en effet des coûts très importants, souvent difficiles à estimer. L’archivage, les erreurs, la non-conformité sont autant d’éléments pénalisants qui peuvent être maintenant limités grâce à l’utilisation d’outils ad hoc. Selon Egencia, 34 % des voyageurs d’affaires qui ont aujourd’hui accès à cette technologie estiment ainsi que l’automatisation des notes de frais leur fait gagner du temps. En revanche, un quart des utilisateurs pensent que le système pourrait encore être amélioré. De plus, 35 % de ceux qui n’ont pas accès à ce type d’outil pensent qu’il leur serait utile. « Les avancées technologiques actuelles laissent entrevoir de nouvelles opportunités pour optimiser les processus administratifs, avec une gestion des notes de frais qui peut être facilement automatisée via des solutions dédiées », précise Olivia Buono, directrice commerciale SAP Concur. Elles permettent d’éliminer les omissions, erreurs de calcul, non-conformité ou encore justificatifs manquants liés aux déplacements professionnels, améliorant le respect de la politique voyage et les coûts qui y sont inhérents. « L’automatisation contribue également à des gains de temps en termes de saisie et de contrôle des notes de frais, que ce soit pour le collaborateur comme pour le service comptable », indique pour sa part Gilles Bobichon, directeur de l’activité Notilus et co- fondateur de Dimo Software. D’autre part, grâce aux fonctionnalités des applications mobiles dédiées à la gestion des notes de frais, les colla- borateurs peuvent par exemple utiliser l’appareil photo de leur Smartphone pour saisir un justifi- catif et le joindre aux notes de frais, et ce, de là où ils se trouvent. Elle permet par ailleurs d’éviter les erreurs et fraudes et que les services compta- bles et/ou les managers aient une visibilité en temps réel sur les dépenses…

Les solutions End to End gagnent le marché des PME

Enfin, les solutions de gestion End to End qui per- mettent d’automatiser tous les process de la chaîne d’achat du voyage, depuis la réservation jusqu’aux notes de frais, en passant par la validation du déplacement commencent à s’adapter aux besoins des PME. « Au travers de notre nouvelle solution SAP Concur Standard, nous proposons aux PME une solution de gestion des déplacements professionnels et des notes de frais qui répond financièrement et technologiquement à leurs besoins, explique Olivia Buono. Simple à utiliser pour les collaborateurs, elle accompagne les entreprises dans la maîtrise des coûts, le respect de la politique voyage et la sécurisation des voyageurs ». Peu à peu, les solutions de gestion des déplacements professionnels et des notes de frais s’adaptent aux besoins des PME et de leurs voyageurs, tant sur le plan fonctionnel que de simplicité des usages. « Services financiers et collaborateurs gagnent ainsi en productivité dans les démarches d’organisation et de gestion des déplacements professionnels, conclut Gilles Bobichon. La politique voyage est mieux respectée, et les dépenses contrôlées de manière plus rigoureuse ». Les technologies existent, reste aux PME à les adopter ! 

 

Un article écrit par Anne Del Pozo que vous pouvez retrouver intégralement sur le site de GPO MAG, le site d’information des dirigeants d’entreprise.

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