Guide complet sur les déplacements professionnels

Planification et gestion des dépenses, outils utiles, réglementations… Dans cet article, retrouvez tout ce que vous devez savoir sur les déplacements professionnels !

12 min

Qu’est-ce qu’un déplacement professionnel

Un déplacement professionnel est défini comme un déplacement effectué par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle, en dehors de son lieu de travail habituel.

Il se distingue d’un voyage d’affaires par sa durée, qui n’excède pas une journée.

Lors de ces voyages ou déplacements, l’employeur prend en charge les différents frais de l’employé, comme par exemple, les frais kilométriques.

Types de déplacements professionnels

Les déplacements pour se rendre chez un client sont considérés comme des déplacements professionnels. Mais il en existe bien d’autres !

Voici la liste des principaux déplacements professionnels :

  • les voyages pour des événements professionnels tels que des salons ;
  • les déplacements dans différentes filiales ou chez des partenaires ;
  • les trajets effectués avec un véhicule d’entreprise pour une raison professionnelle ;
  • les déplacements liés à des formations.

Planification et organisation des déplacements professionnels

Au même titre que vos déplacements personnels, un déplacement professionnel ne s’improvise pas.

Étapes clés de la planification

Voici les étapes à suivre pour un déplacement réussi :

  • La planification : définissez l’objectif principal, la durée et le mode de déplacement. À noter : concernant le secteur public, un ordre de mission est nécessaire pour le déplacement d’un agent.
  • La réservation : elle peut être réalisée par le salarié via un outil mis à disposition par l’entreprise, mais aussi via des services internes comme un service voyage ou un gestionnaire de déplacements. Le salarié pourra également effectuer ses réservations seuls,, c’est ce qu’on appelle l’Open Booking. Ainsi, il le salarié sera libre d’organiser son déplacement via des MaaS (Mobility as a Service) tels qu’Uber, Free Now ou Sixt.
  • Le suivi et le reporting : Évaluez l’impact financier des déplacements en considérant le coût pour votre entreprise et les bénéfices obtenus. Le cas échéant, arbitrez entre la nécessité d’une présence physique et la possibilité d’un rendez-vous en visio. La réalisation d’un suivi et d’un reporting réguliers peut être demandée pour une meilleure gestion des dépenses de l’entreprise.

Conseils pour une organisation efficace

De nombreuses applications et outils en ligne de Travel Management permettent de réserver vos transports et votre hébergement en un seul et même endroit.

Par ailleurs, une politique de voyage claire contenant les limites de budget, les moyens de transport à privilégier et les informations utiles concernant le remboursement des frais professionnels, facilite l’organisation. Vous pourrez aussi y inclure les recommandations de sécurité.

Enfin, transmettez à vos employés toutes les informations nécessaires avant leur déplacement telles que les itinéraires, réservations et contacts d’urgence.

Politique voyage entreprise

Une politique de déplacement claire est nécessaire à la réussite des déplacements professionnels de vos salariés. Celle-ci permet à l’entreprise de poser un cadre précis et de fixer des limites, tout en aiguillant les collaborateurs en déplacement.

Élaboration d’une politique de déplacement

Première étape : définir les moyens mis à votre disposition pour la réalisation de cette politique. Qui va gérer les déplacements ? Avec quels budgets ?

Deuxième étape : identifier les objectifs de la politique de mobilité pour votre entreprise.

Gestion des ressources humaines ? Réduction des coûts ? Optimisation de la flotte automobile ?

Troisième étape : analyser le marché et faire le sourcing fournisseur. Quelles sont les entreprises capables de répondre à vos besoins, et à quel prix ?

Importance d’une politique de déplacement

En premier lieu, l’établissement d’une politique de déplacement précise simplifiera la gestion des coûts qui y sont liés.

Par ailleurs, une politique flexible valorisera votre entreprise aux yeux de vos salariés et améliorera votre marque employeur. En effet, il n’est pas rare qu’un déplacement professionnel ou un voyage d’affaires se transforme en déplacement personnel, permettant ainsi aux salariés de visiter ou de profiter de la culture d’un pays. C’est ce qu’on appelle le “bleisure”, la fusion entre “business” (affaires) et “leisure” (loisirs).

Enfin, la promotion des mobilités douces et des transports en commun au sein de votre politique de déplacement sera un atout pour une politique RSE engageante.

Gestion des dépenses de déplacement professionnel

Les déplacements professionnels sont parfois coûteux, mais un suivi précis peut vous aider à minimiser vos dépenses.

Comment suivre et gérer les dépenses

Pour réduire vos coûts, commencez par établir une politique de voyage claire. Vos salariés doivent savoir quelles sont les dépenses autorisées et fournir les justificatifs associés.

Pour optimiser la gestion des dépenses, optez pour un logiciel de gestion des déplacements. En un seul et unique outil, vous pourrez collecter, suivre et valider les frais professionnels de vos salariés. Les reportings seront automatisés et l’analyse facilitée !

Enfin, rappelez régulièrement à vos employés les procédures et les fondements de votre politique de déplacement afin de les responsabiliser.

Remboursement des dépenses de déplacement

Suite à un déplacement professionnel, l’employeur est tenu de rembourser à l’employé les frais engagés par celui-ci.
L’entreprise va s’appuyer sur les notes de frais de déplacement professionnel établies par le collaborateur.

Pour effectuer le remboursement, elle peut opter pour le remboursement au réel ou le remboursement au forfait.

Dans le cadre d’un remboursement au réel, l’indemnisation est effectuée intégralement sur la base d’une facture ou d’un ticket de caisse.

En revanche, pour le remboursement au forfait, l’entreprise fixe un montant précis pour chaque type de dépense. Si la note de frais excède le montant forfaitaire établi, l’employé assume le reste à charge.

Outils et applications pour les déplacements professionnels

Dans certaines entreprises, il existe un “Travel Manager” ou un service voyage. Le Travel Manager gère les déplacements afin de réduire les coûts et faire respecter la politique voyage. Le service voyage, quant à lui, effectue les réservations pour les collaborateurs.

Dans les sociétés plus grandes, on retrouve même parfois un “Mobility Manager” dont le rôle est de gérer l’ensemble des déplacements, incluant la gestion du parc de véhicules de l’entreprise.

Évidemment, toutes les entreprises ne disposent pas de tels services et s’appuient donc sur d’autres méthodes pour gérer leurs déplacements professionnels.

Meilleurs outils et applications

Dans certaines entreprises, les collaborateurs vont planifier eux-mêmes leurs voyages via des sites grand public comme “Booking” ou “CDS”. Ces outils sont appelés des Self Booking Tools (SBT) ou des Hotel Booking Tools (HBT).

Les entreprises peuvent aussi faire appel à des agences de voyages spécialisées en voyages d’affaires. La société bénéficiera alors de tarifs négociés auprès des hôtels ou des loueurs de véhicules.

Certaines agences mettent même à disposition des entreprises leur propre portail de réservation, dédié spécifiquement à l’entreprise.

Lorsque l’entreprise commence à gérer un nombre conséquent de déplacements, il est préférable de se tourner vers un outil Travel & Expense comme Cegid Notilus. Ces solutions font l’interface entre les différents acteurs du voyage tels que les hôtels ou les loueurs de voitures.

Comment ces outils peuvent aider

Les outils Travel & Expense tels que Cegid Notilus ont pour but de simplifier la gestion des déplacements professionnels.

Ils vous permettront d’intégrer votre Politique de Voyage d’Entreprise directement dans le logiciel.
Vous pourrez ainsi :

  • personnaliser votre workflow de validation ;
  • définir les dépenses prises en compte et leur type ;
  • retrouver tous vos prestataires en un seul endroit ;
  • mettre à disposition de vos collaborateurs les règles de sécurité à respecter.

Déplacements professionnels et environnement

Inutile de s’en cacher, les déplacements professionnels ont un impact sur l’environnement. Il est néanmoins possible de le minimiser.

Impact environnemental des déplacements professionnels

Avec la crise Covid, le nombre de déplacements professionnels s’était nettement réduit. En 2022, soit 2 ans après la crise, ceux-ci ont repris, mais n’atteignent pas encore le niveau de 2019.

En 2023, selon l’ADEME (Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie), les déplacements professionnels contribuent à hauteur de 17 % dans les émissions de gaz à effet de serre (GES) du secteur touristique. Ils affichent une empreinte carbone plus élevée que les voyages personnels, principalement en raison des modes de transport utilisés et de la durée des déplacements plus réduite.

L’impact environnemental des déplacements professionnels devient un véritable enjeu pour les entreprises. En effet, sa réduction peut s’intégrer dans une politique RSE et selon le baromètre Cegid 2023 sur les mobilités d’affaires, la réduction de l’impact environnemental des déplacements professionnels est importante pour 28,1% des salariés.

Comment réduire l’impact environnemental

Pour réduire l’impact environnemental des déplacements professionnels, la nécessité du déplacement est à remettre en question. De nouveaux outils de collaboration sont développés et il est essentiel d’exploiter leur plein potentiel.

Pour les déplacements inévitables, le choix du train est préconisé.

Enfin, lorsque l’avion est indispensable, des actions peuvent être entreprises pour minimiser son impact, telles que le choix de compagnies aériennes utilisant des biocarburants et des appareils plus récents.

Conseils pour les déplacements professionnels efficaces et sûrs

Quand vos collaborateurs partent en déplacement professionnel, l’accent doit être mis sur l’efficacité et la sécurité.

Conseils de sécurité

La sécurité des voyageurs est directement en lien avec votre politique de déplacement.

Le stress provoqué par un voyage professionnel peut être atténué par la mise en place d’une politique voyages claire et par la mise à disposition du salarié de solutions appropriées pour préparer son voyage.

De plus, l’entreprise est légalement responsable de la sécurité de ses collaborateurs, mais aussi responsable de la sécurité de ses données lors d’un déplacement professionnel. De fait, l’entreprise doit fournir au salarié des directives claires via sa politique de déplacement professionnel afin d’éviter d’éventuelles répercussions juridiques et financières.

Dans le cadre d’un voyage professionnel à l’étranger, l’entreprise doit effectuer les recherches nécessaires sur la destination en amont (malentendus culturels, météo défavorable, agitation civile, lois locales, absence d’assistance médicale, pickpockets…) et informer le salarié.

Enfin, insistez sur la préparation des collaborateurs. Communiquez-leur les objectifs du déplacement, l’itinéraire, les différentes réservations et rappelez les règles de sécurité routière.

Conseils d’efficacité

Les déplacements professionnels étant coûteux, ils doivent être rentabilisés.
Pour ce faire :

  • définissez les objectifs en amont ;
  • assurez-vous d’avoir effectué toutes les formalités ;
  • réservez les transports et logements ;
  • anticipez l’absence du salarié des locaux ;
  • ayez une alternative en cas d’indisponibilité de dernière minute du salarié.

Droits et obligations liés aux déplacements professionnels

Déplacements professionnels : quels sont les droits et obligations des employeurs et des salariés ? On vous dit tout !

Ce que la loi dit

Selon le Code du Travail, les déplacements professionnels, également connus sous le nom de voyages d’affaires, englobent tout trajet lié au travail, qu’il soit individuel ou en groupe, et qu’il se déroule à l’échelle nationale ou internationale.

Les déplacements professionnels sont une obligation normale du salarié, mais ils ne doivent pas excéder 90 jours consécutifs par mission ni 180 jours par an à l’étranger. Cette limite permet de différencier les déplacements professionnels de l’expatriation, qui nécessiterait un avenant au contrat de travail.

Obligations de l’employeur et de l’employé

L’employeur a pour obligation de :

  • respecter un délai de prévenance supérieur à 48 h ;
  • rembourser les frais de déplacement professionnel (arrêt de la cour de Cassation du 10 novembre 2004) ;
  • proposer un moyen de transport adapté au confort et à l’état de santé du salarié ;
  • s’assurer de la sécurité des salariés selon l’article L.4121_1 du code du travail.

Selon ce dernier article, l’entreprise a donc une obligation générale de sécurité envers ses salariés et cela vaut aussi pour les déplacements professionnels.
L’employeur a donc pour obligation de :

  • Mener des actions de prévention des risques professionnels ;
  • Promouvoir des actions d’information et de formation ;
  • Mettre en place une organisation et des moyens adaptés.

De plus, selon la jurisprudence Karachi (TASS, 15/01/2004), l’employeur est condamnable s’il manque à son obligation de sécurité envers son employé lors d’un déplacement à l’étranger : « En vertu du contrat de travail le liant à son salarié, l’employeur est tenu envers celui-ci d’une obligation de sécurité de résultat, notamment en ce qui concerne les accidents du travail. Le manquement à cette obligation ayant le caractère d’une faute inexcusable, au sens de l’article L. 452-1 du Code de la Sécurité sociale, lorsque l’employeur avait ou aurait dû avoir conscience du danger auquel était exposé le salarié et qu’il n’a pas pris les mesures nécessaires pour l’en préserver ».

Le salarié, quant à lui, a pour obligation de respecter la Politique de Voyage d’Entreprise et de demander le remboursement de ses frais.

Néanmoins, il n’est pas tenu de travailler en dehors de son temps de travail habituel et peut, sous certaines conditions, refuser le voyage.

Impact des déplacements professionnels sur la santé et le bien-être

Les déplacements professionnels sont souvent source de stress pour les employés. Voici quelques astuces pour mieux les gérer.

Comment gérer le stress des déplacements

Tout d’abord, misez sur une planification anticipée. Réservez l’hébergement, définissez les itinéraires et préparez les documents nécessaires avant le voyage.

Ensuite, assurez-vous que l’employé puisse bénéficier d’un certain confort lors de son déplacement, que ce soit sur le plan du sommeil ou de la restauration.

Par ailleurs, il est important d’avoir une gestion du temps précise pour ne pas surcharger le collaborateur et lui permettre de s’organiser du temps libre lors de son déplacement.

Enfin, soyez à l’écoute des attentes de vos salariés !

Importance de la santé et du bien-être lors des déplacements

Pour maximiser la productivité tout en préservant le bien-être des collaborateurs lors des déplacements, les entreprises doivent ajuster leur approche.

La sécurité est primordiale, notamment avec une vigilance renforcée face aux risques sanitaires et géopolitiques.

Par ailleurs, l’amélioration du confort des salariés devient un moyen de fidéliser vos collaborateurs en déplacement.

Enfin, la personnalisation des voyages d’affaires, notamment en permettant des moments de détente, renforce la satisfaction et donc, la rétention des employés.

FAQ sur les déplacements professionnels

Comment gérer les problèmes liés au décalage horaire ?

Pour minimiser les effets du décalage horaire, ajustez progressivement votre horaire de sommeil avant le voyage. Une exposition à la lumière naturelle peut également aider à réguler votre horloge biologique. 

Quelles sont les options de télétravail disponibles pendant les déplacements ?

Assurez-vous d’avoir un accès sécuriséà Internet et pensez aux espaces de coworking, aux centres d’affaires ou même aux cafés pour rester connecté. 

Comment puis-je gérer les imprévus pendant mes déplacements ?

Soyez préparé en ayant une copie électronique de vos documents importants, tels que passeport, réservations et contacts d’urgence. Par ailleurs, la plupart des applications de voyage vous permettront de recevoir des mises à jour en temps réel sur les vols et autres moyens de transport. Enfin, avoir une trousse de premiers soins légère peut toujours être utile. 

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