Tout savoir sur le déplacement professionnel

Différences entre un voyage d’affaires et un déplacement professionnel, état des différentes étapes d’un déplacement, que dit la loi et le code du travail et quels sont les droits et obligations de l’employeur ou du voyageur ? Qu’est-ce qu’un service voyage, Travel Manager, agence de voyage corporate ou encore un outil de réservation en ligne et quels sont leurs avantages et inconvénients ?

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Découvrez les tendances du voyage d’affaires en 2022 ! Ce livre blanc est basé sur une étude Notilus menée sur un panel de professionnels en charge des déplacements. 

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Quelles différences il y a t-il entre déplacement professionnel et voyage d'affaires ?

Bien évidemment dans les deux situations, étant donné que le salarié se déplace pour le compte de l’entreprise, c’est à l’employeur de payer les différentes charges (frais de déplacements, de nuitées, notes de frais, etc.).

Déplacements professionnels définition

Un déplacement professionnel est tout simplement un déplacement effectué dans un cadre professionnel. Par exemple, lorsqu’un commercial va rencontrer un client, il va se déplacer dans le cadre de son travail. Il va donc effectuer un déplacement professionnel.

Voyages d’affaires définition

Il est courant dans notre langage de tous les jours d’utiliser souvent un autre synonyme de déplacement professionnel : le voyage d’affaires. Un voyage d’affaires est réalisé dans le cadre de son travail, il s’agit donc d’un déplacement professionnel. La seule différence, c’est qu’on ne parlera de voyage d’affaires que lorsque le déplacement professionnel durera plusieurs jours.

Les étapes d’un déplacement professionnel

1 - La planification

La première étape va consister à planifier son déplacement.

  • Le déplacement durera-t-il un ou plusieurs jours ?
  • Cela est-il une bonne opportunité de rencontrer d’autres clients ou partenaires sur le trajet ?
  • Faut-il plutôt utiliser un véhicule de fonction ou bien réserver un train ou même un avion ?

Bien entendu, la plupart du temps dans le cadre d’un déplacement professionnel de tous les jours, cette première étape de planification va se faire assez naturellement. L’étape de planification devient plus laborieuse lorsqu’on parle d’un voyage d’affaires à l’international par exemple, avec différentes escales dans plusieurs pays.

A noter, pour les agents du secteur public, l’élaboration d’un ordre de mission est souvent un préalable au déplacement d’un agent. Concrètement, en amont du déplacement professionnel, il faudra que l’agent soit en mesure de citer toutes les dépenses qu’il prévoit d’engager lors de son déplacement.

2- La réservation

Lorsque le salarié d’une entreprise en sait un peu plus sur le déplacement qu’il va être amené à effectuer, il va pouvoir se pencher sur un deuxième point : la réservation des différentes étapes de son déplacement. Bien entendu cela va dépendre de l’organisation de chacun. La plupart vont simplement réserver les moyens de transport (train, avion, voiture, etc.) ou encore les nuits d’hôtel.

Les différents modes de réservation d’un déplacement professionnel

La réservation d’un déplacement professionnel peut être effectuée de plusieurs façons et cela va dépendre des process de chaque entreprises. La réservation peut se faire via des services dédiés en entreprise tels qu’un service voyage ou un travel manager. La réservation peut aussi être effectuée par une agence de voyage entreprise ou corporate qui travaille avec votre société. Pour finir une autre solution est le « Self-Booking », c’est à dire que les collaborateurs peuvent réserver directement leurs différentes étapes, ceci peut être fait via un outil mis à disposition par l’entreprise ou alors sur des portails, sites tout public. On parle de tout ça dans le détail, un peu plus bas dans la page.

3- Le suivi et reporting

Pour donner suite à son déplacement professionnel, il est toujours utile de réfléchir au retour sur investissement. Combien ce déplacement a-t-il couté à votre entreprise ? Finalement, qu’a-t-il apporté ? A une époque où le télétravail s’est démocratisé, la présence physique était-elle indispensable ? Bien entendu, un suivi et reporting fréquent va dépendre de votre fonction. C’est un travail qui peut être demandé ponctuellement dans certaines sociétés, afin qu’elle puisse avoir une meilleure vue de ses dépenses.

Le voyage d’affaires en France

Depuis la crise sanitaire que nous connaissons, les voyages d’affaires ont très fortement diminué. Selon l’étude Notilus, lors du premier et deuxième confinement 94 puis 82 % des entreprises ont maintenu moins de 20 % de leurs déplacements professionnels.

Selon l’étude de la Chaire Pégase de la Montpellier Business School, 34 % des voyageurs d’affaires n’ont pas du tout pris l’avion en 2020.

Selon la baromètre EPSA, entre 63 à 72 % de voyages d’affaires en moins ont été effectué en 2020.

Début 2022, les choses se sont quand même bien améliorés. 30 % des entreprises déclarent ainsi avoir maintenu plus de 50 % de leurs déplacements dans l’étude Notilus.

L’intégralité des résultats de l’étude Notilus sur les voyageurs d’affaires à la fin 2021, est disponible dans notre livre blanc

Dépenses annuelles moyennes

On estime qu’en France plus de 24 000 voyages d’affaires et 78 000 nuitées ont été passés dans le cadre d’un déplacement professionnel en 2017. Durant la dernière décennie, le secteur n’a cessé de progresser lentement mais surement. Fin 2017, on estimait les dépenses totales pour les voyages d’affaires en France à 40,12 milliards de dollars (USD).

Le voyage d’affaires, principal poste de dépenses en entreprise

C’est souvent un argument que nous mettons en avant. De nombreuses études tendent toutes à démontrer que le voyage d’affaires est toujours dans le top 5 des plus grosses dépenses d’une entreprise. Le principal poste de dépenses d’une entreprise est la plupart du temps les ressources humaines (avec les salaires des collaborateurs), souvent suivi des achats ou des déplacements professionnels. Pourtant, de nombreuses entreprises n’ont pas une vision bien précise de ce poste de dépenses et des économies qu’elles pourraient y réaliser.

Que dit la loi vis-à-vis des déplacements professionnels ?

Sans rentrer dans une liste exhaustive de tous les textes de lois et des termes obscurs qu’ils contiennent, nous avons décidé de vous faire un recap synthétique des différents droits et obligations de chacun.

Quelles sont les conditions pour effectuer un déplacement professionnel ?

Au-delà des simples préoccupations matérielles, un voyage professionnel vous engage, en tant qu’entreprise, sur bien des points puisqu’ils sont encadrés par la loi. Selon le Code du Travail, il relève de la responsabilité de l’employeur d’assurer la sécurité de ses employés lorsqu’ils sont en voyage d’affaires.

Rappelons par exemple que, selon l’article L. 4121-1, alinéa 1 du Code du travail, “l’employeur doit prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs.” L’entreprise a donc une obligation générale de sécurité envers ses salariés, et cela vaut aussi pour les voyages d’affaires. Les mesures nécessaires que l’employeur doit ainsi déployer se caractérisent par :

  • Des actions de prévention des risques professionnels
  • Des actions d’information et de formation
  • La mise en place d’une organisation et de moyens adaptés

En matière de voyages professionnels, l’arrêt Karachi vient d’ailleurs préciser la responsabilité de l’entreprise vis-à-vis de ses collaborateurs en déplacement. En effet, selon la jurisprudence Karachi (TASS, 15/01/2004), tout employeur est condamnable s’il manque à son obligation de sécurité, vis-à-vis de son employé en déplacement à l’étranger : « En vertu du contrat de travail le liant à son salarié, l’employeur est tenu envers celui-ci d’une obligation de sécurité de résultat, notamment en ce qui concerne les accidents du travail. Le manquement à cette obligation ayant le caractère d’une faute inexcusable, au sens de l’article L. 452-1 du Code de la Sécurité sociale, lorsque l’employeur avait ou aurait dû avoir conscience du danger auquel était exposé le salarié et qu’il n’a pas pris les mesures nécessaires pour l’en préserver. »

Sécurité des voyageurs et sécurité des données

Le stress que procurent les déplacements professionnels ou le temps passé à les préparer peuvent être atténués d’une part par la définition et la mise en œuvre d’une politique voyages claire et explicite et d’autre part par la mise à disposition de solutions appropriées permettant de préparer sereinement et en toute sécurité leurs voyages.

Cependant la sécurité de vos voyageurs et de vos données sont à intégrer dans votre politique voyages d’entreprise également. L’entreprise est juridiquement responsable de la sécurité de ses collaborateurs lorsqu’ils sont en déplacement professionnel. En cas de problème, outre les dommages subis par le collaborateur, les répercutions juridiques et financières peuvent être catastrophiques pour l’entreprise…

Quid des trajets pour se rendre sur le lieu de son déplacement professionnel ?

L’article L3121-4 du Code du travail nous dit simplement que le trajet entre son domicile et le lieu lors du déplacement professionnel n’est pas effectif (remboursé). Concrètement, vous n’êtes pas censé être rémunéré lorsque vous effectuez votre trajet, sauf si la durée dépasse le temps normal de trajet entre votre domicile et lieu habituel de travail. C’est seulement dans ce cas de figure que l’employeur doit verser une contrepartie sous forme de repos ou financière. En aucun cas la durée que vous a pris le trajet pour vous rendre sur le déplacement professionnel ne doit entraîner une déduction d’heures ou une perte de salaire.

Un salarié peut-il refuser un déplacement professionnel ?

En théorie non, un salarié ne peut pas refuser d’effectuer un déplacement professionnel. Même si le contrat de travail de ce dernier ne contient pas de clause de mobilité ou même si la fonction occupée n’est pas censée l’amener à se déplacer, cela ne représente pas un élément de refus suffisant. Dans une situation où le salarié ne souhaite pas effectuer de déplacement, le mieux est de vous arranger à l’amiable avec votre employeur.

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Comment organiser un déplacement professionnel ?

Services dédiés, agence de voyage ou outil de self-Booking, on vous dit tout !

1- Les services dédiés en entreprise

Dans les entreprises, il peut exister un « Travel Manager » ou un service voyage. Ils n’ont pas exactement les mêmes attributions. Le Travel Manager va devoir gérer et organiser les déplacements de son entreprise afin de réduire les coûts et faire respecter la politique voyage. Le service voyage va, quant à lui, effectuer les réservations pour les collaborateurs. L’objectif est de gérer les déplacements, d’organiser les réservations.

Bien entendu, toutes les entreprises n’ont pas un Travel Manager ou un service voyage dédié. Cela va dépendre de la maturité de cette dernière, de sa taille ou encore de la quantité de déplacements professionnels effectués. Certaines grandes sociétés ont même un Mobility Manager, une personne qui va s’occuper de gérer l’ensemble des déplacements, ce qui inclut donc aussi la gestion du parc de véhicules de l’entreprise.

2- Le rôle de l’agence de voyage entreprise

Comme les agences de voyage que vous pouvez utiliser à titre personnel, il existe des agences de voyage entreprises. C’est souvent la solution la plus utilisée par les sociétés pour gérer les réservations. On les appelle parfois « agence voyage affaires », « agence voyage corporate » ou encore « agence de voyage professionnelle ». Il faut quand même noter que certaines agences de voyages sont spécialisées dans les voyages d’affaires, c’est par exemple le cas de certains de nos partenaires : Bleu Selectour Voyage, Ailleurs business, etc.

L’entreprise a son agence de voyage et elle passe par cette dernière pour négocier et organiser ses déplacements professionnels. Le principal avantage d’une agence de voyage entreprise est qu’elle a plus qu’un rôle de réservation mais surtout un rôle de conseil auprès des voyageurs. Elle va aussi sortir son épingle du jeu lorsque les voyages d’affaires deviennent plus compliqués, qu’ils demandent des escales dans différents pays à l’étranger, etc. Elle bénéficiera aussi de tarifs négociés avec les prestataires voyages, en revanche elle se rémunérera souvent à la commission par déplacement. Il arrive que l’agence de voyage s’adapte et mette aussi à disposition de ses clients son propre portail de réservation ou même un portail de réservation dédié spécifiquement à l’entreprise (dans les grands groupes).

3- Les solutions alternatives

Depuis quelques dizaines d’années, a émergé ce qu’on appelle le « Self-Booking », le fait de laisser le voyageur réserver par soi-même son déplacement professionnel. Dans certaines sociétés, les collaborateurs vont réserver directement sur des sites grand public comme « Booking.com » ou « CDS ». Ces derniers agrègent l’offre de différentes prestataires.  On les appelle des SBT (self booking tool) ou HBT (hotel booking tool). Vos collaborateurs sont alors libres de réserver leurs déplacements mais, parfois, l’analyse ou le reporting peut être limité. Les collaborateurs peuvent aussi passer beaucoup de temps à faire leurs réservations et à préparer leur déplacement, souvent sur leur temps de travail.

Il est aussi possible d’utiliser un outil comme Notilus. Spécialisé dans la note de frais, nous y avons intégré une partie gestion des déplacements professionnels et même gestion des parcs de véhicules. Avec notre outil, vous pouvez connecter n’importe quel prestataire, agence de voyages ou SBT. Le principal avantage est d’avoir toutes vos réservations en un seul et unique outil, le reporting et l’analyse sont ainsi facilités et même automatisés ! Pour les entreprises ne disposant pas d’une agence de voyage ou de prestataires voyage spécifique, il est aussi possible d’effectuer l’ensemble de ses réservations sur Notilus. Grâce à nos connexions natives avec différents prestataires spécialistes du voyage d’affaires, vous pouvez réserver :

Découvrez en images les possibilités de Notilus !

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4- La politique voyage entreprise

Comment le chargé de voyages (ou le Travel Manager) concilie les demandes et prérogatives de sa société avec les besoins de ses collaborateurs ?

Enfin, le dernier point à aborder est la politique voyage entreprise. La définition d’une politique voyage est essentielle pour aiguiller vos collaborateurs dans leur démarche. Elle permet de poser un cadre et de déterminer les limites. Mais faire respecter sa politique voyage lorsque les voyageurs réservent par eux-mêmes sur pléthore d’outils différents s’avère bien complexe. Disposer d’un outil comme Notilus permet de créer des limites ou des plafonds, de mettre des alertes de sécurité en place, etc.

Plus de 1 500 entreprises font confiance à Notilus
pour la gestion de leurs déplacements professionnels

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