Organiser mes déplacements professionnels

Les déplacements professionnels sont souvent sources de stress pour les voyageurs car ils sont propices aux incidents. Pour comprendre la détresse de ses collaborateurs, il est essentiel de connaître pas à pas le processus d’un voyage d’affaires.

Des solutions existent afin de garantir la satisfaction des collaborateurs mais aussi pour faciliter
Organiser mes déplacements professionnels avec Notilus

Organiser un déplacement professionnel est-il simple ?

Les déplacements professionnels peuvent se révéler complexes pour certains collaborateurs et pour cause ! La longue préparation au voyage, ajoutée aux complications vécues en déplacements forment un environnement propice aux tensions, à l’anxiété et peuvent mener à un mal-être et/ou à un manque de productivité du côté du collaborateur.

Par quel moyen ?

La bonne organisation d’un déplacement professionnel est primordiale pour garantir le succès d’une mission. Cependant, il n’est pas souvent facile de s’y retrouver dans la multitude d’offres disponibles ou dans les conditions tarifaires toutes plus complexes les unes que les autres. Préparer un voyage demande de l’organisation et de l’anticipation, dans la mesure du possible. Le choix des prestations doit évidemment se faire en fonction des contraintes de l’agenda, mais également en accord avec la politique voyages de l’entreprise.

Avant même le déplacement, la simple préparation du voyage professionnel représente un premier point de friction potentiel pour le voyageur d’affaires. La mise à disposition d’une solution agrégeant les différents types de services nécessaires (train, avion, hôtel, voiture de location, taxi/VTC) permet d’atténuer cette douleur ; d’autant plus si les règles de politique voyages sont pré-paramétrées et que l’offre disponible est suffisante pour couvrir tous ses besoins.

Par quel moyen organiser un déplacement professionnel avec Notilus

Bien comprendre le déplacement

Bien comprendre le déplacement professionnel pour l'organiser avec Notilus
Bien comprendre le déplacement professionnel pour l'organiser avec Notilus

Bien souvent, un déplacement professionnel commence par un pré-acheminement ; qu’il se fasse à pied, en véhicule personnel, en taxi ou en transport en commun, il permet au collaborateur de rallier son domicile à la gare ou l’aéroport. Il faut alors prévoir un délai suffisant (pépins éventuels compris) pour être à l’heure pour son train ou son avion.

Le train ou l’avion eux-mêmes peuvent aussi faire l’objet de retards éventuels, il est alors très appréciable d’être informé par la compagnie. Une fois à bord, pas le temps de se prélasser, il faut peaufiner son rendez-vous à venir, trier/classer/purger ses emails, etc.

A l’arrivée : post-acheminement. Quels sont les moyens de transport possibles et disponibles pour se rendre à son meeting ? Y-a-t-il de la circulation à cet horaire, des bouchons ? Quel temps fait-il ? Bref, tout un tas de questions que peut se poser votre collaborateur.

La réunion se passe tellement bien qu’elle déborde un peu ; le train ou l’avion du retour va être compliqué à attraper. Encore une fois, quel est l’état du trafic ? Les transports en commun sont-ils bondés ? A-t-il la possibilité de modifier son billet ? Lui-même ou via son agence de voyages ? A quelle heure l’agence ferme-t-elle ?

Admettons que le collaborateur a eu son train/avion dans les temps. Il peut alors entamer le compte-rendu de son rendez-vous, traiter ses emails de la journée, etc. avant d’arriver à la maison à temps pour… préparer sa journée du lendemain.

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Notilus, l’allié du chargé de voyages et de ses collaborateurs

Comment Notilus vous aide dans votre quotidien en tant que Travel Manager, service RH/Voyages et celui de vos collaborateurs « voyageurs » ?

Un logiciel de gestion des déplacements professionnels pour accompagner le service rh

Notre approche de la simplification de l’organisation des déplacements professionnels s’adresse non seulement aux voyageurs (demande de déplacements, réservation, etc.) mais aussi à l’ensemble des acteurs du processus : les managers (pour validation), même pour le service financier (contrôle et suivi budgétaire, affectation des coûts, etc.) et surtout pour le service RH et/ou chargé de voyages/ Travel Manager (pour la politique des voyages en entreprise, la sécurité des voyageurs, le bien-être des collaborateurs, etc.).

Notre solution a été conçue afin de ne plus passer de longues minutes à organiser un déplacement professionnel, mais pas seulement. Elle a aussi été conçue pour vous aider à faire respecter votre politique voyages d’entreprise et à garantir la satisfaction de vos collaborateurs en amont, pendant et après leurs déplacements.

La politique voyages d'entreprise et la technologie

Comment le chargé de voyages (ou le Travel Manager) concilie les demandes et prérogatives de sa société avec les besoins de ses collaborateurs ?

Au fil du temps, Internet et les langages informatiques ont beaucoup évolué permettant l’émergence de nombreux acteurs tant dans le voyage de loisir que dans le voyage d’affaires avec notamment les agences de voyages en ligne (OTA : comme Expedia, Orbitz, ouisncf ou Kaya, etc.), des agrégateurs hôteliers comme le géant Booking.com, Hotels.com, CDS, HRS ou encore HCorpo. Certaines start-ups sont même devenues des acteurs majeurs dans l’industrie telles qu’Airbnb ou Uber, et bien d’autres pépites pointent le bout de leur nez.

A cela s’ajoutent des tendances et des changements de pratiques : le Bleisure, cette frontière mince entre le voyage d’affaires et celui du loisir, ou bien l’Open Booking, souvent controversé car mal appréhendé et mal « contrôlé ».

Nous vivons avec notre temps et le chargé des voyages/Travel Manager doit composer avec différentes générations de collaborateurs ; certaines habituées et fidèles aux canaux dits traditionnels comme l’agence de voyages et d’autres nées avec un smartphone en main. Les technologies émergentes telles que l’Intelligence Artificielle permettent d’envisager de nombreuses évolutions notamment orientées vers l’utilisateur comme les tendances tendent à le montrer.

politique voyages d'entreprises et technologie Notilus

Sécurité des voyageurs et sécurité des données

La notion de duty of care a été intégrée par un grand nombre de sociétés dans leur politique voyages ; c’est devenu l’une des priorités n°1 des sociétés depuis quelques années.

La sécurité dans les déplacements professionnels avec le logiciel Notilus

Le stress que procurent les déplacements professionnels ou le temps passé à les préparer peuvent être atténués d’une part par la définition et la mise en œuvre d’une politique voyages claire et explicite et d’autre part par la mise à disposition de solutions appropriées permettant de préparer sereinement et en toute sécurité leurs voyages.

Cependant la sécurité de vos voyageurs et de vos données sont à intégrer dans votre politique voyages d’entreprise également. L’entreprise est juridiquement responsable de la sécurité de ses collaborateurs lorsqu’ils sont en déplacement professionnel.
En cas de problème, outre les dommages subis par le collaborateur, les répercutions juridiques et financières peuvent être catastrophiques pour l’entreprise…

Découvrez nos articles entièrement dédiés à l'organisation de vos déplacements professionnels

Aller plus loin...

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