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Morgan ROBERT

Consultant Travel & Expense Management

Solution de gestion des voyages et Frais professionnels

Comment optimiser sa politique de remboursement de notes de frais ?

 

« Pourquoi je ne suis toujours pas remboursé ? »

« Je peux réserver un hôtel quel que soit son prix ? »

« Pourquoi vous me remboursez moins que mon collègue du service Marketing ? »

« J’ai perdu mon justificatif, c’est grave ? »

remboursement de notes de frais

Si vous avez déjà entendu les phrases suivantes de la part de vos collaborateurs, alors vous pouvez continuer la lecture de cet article.

Soyons honnête, vous avez tous forcément l’envie d’une part de réduire les coûts et le temps liés au traitement de notes de frais.

Oui, mais la structure de mon entreprise le permet-elle ? Mes collaborateurs sont-ils prêts à accepter la mise en place de règles ?

Quel que soit la réponse à ces questions, rien ne coûte de s’y pencher 2 minutes et de voir quels bénéfices cela peut apporter à votre entreprise.

Pour cela, voici quelques pistes de réflexion que vous pouvez mener en interne afin de mettre en place (ou de restructurer) votre politique de remboursement de notes de frais :

 

1) Fixer des plafonds de remboursement

Si vous souhaitez que vos collaborateurs ne soient pas aux frais réels, sachez qu’il vous faut empêcher le collaborateur de ne dépenser plus que ce qu’il a le droit. Vous pouvez par exemple mettre des plafonds en fonction de :

> Du type de la dépense (restaurant, hôtel, invitation interne, invitation clients, train, avion…)

> La catégorie de collaborateur (Commerciaux/ Codir / Salarié non cadre …)

> Par lieu (France/Etranger, Grandes villes françaises, Province…)

2) Gérer les exceptions

Il arrive que le collaborateur n’ait pas eu d’autre choix que dépasser le plafond de dépense autorisé (exemple : période d’évènements sportifs, plus de disponibilités dans les hôtels 2 étoiles…). Il vous faut alors songer à ces cas de figure : dans quelles mesures j’autorise ce dépassement ? Est-ce que ce dépassement doit au préalable être validé par un manager ?

3) Mettre en place un Workflow de validation

Mettre en place un circuit de validation est complexe mais vous permettra à terme de faciliter le traitement des notes de frais de vos collaborateurs.  Combien de niveaux hiérarchiques doit-il y avoir entre la création de la note de frais et la validation finale par le service comptable ? Est-ce que tous les collaborateurs ont le même circuit de validation ? Quelles sont les exceptions ?

4) Lister les dépenses non remboursables par note de frais

(exemple : minibar dans les hôtels, alcool au restaurant, achat de produits re-facturable à un tiers…)

5) Mettre en place des règles

Le collaborateur a besoin de savoir si la dépense qu’il va engager lui sera finalement remboursée. Pour cela, n’hésitez pas à lui lister les règles à respecter (exemple : remboursement du petit déjeuner pris à la gare uniquement pour les départs avant 06h00).

6) Faciliter la saisie de la note de frais par le collaborateur

Disposer d’un outil de saisie de note de frais permet au collaborateur de pouvoir saisir sa note de frais à n’importe quel moment et quel que soit le lieu sur lequel il se trouve (à condition d’avoir un accès Internet). Cet outil doit dans tous les cas être simple d’utilisation et visuellement agréable.

Il s’agit ici d’un avantage indéniable pour le collaborateur.

7) Accroître le suivi de la note de frais par le collaborateur

C’est un second avantage pour le collaborateur. Si ce dernier peut suivre l’état de validation de la note de frais et encore mieux, savoir quand il sera remboursé, alors les règles mises en place en amont seront moins difficiles à assimiler par le collaborateur.

8) Enfin…soyez intransigeant

C’est peut-être le plus compliqué pour vous. Par exemple, si la note de frais est mal renseignée, retour à l’expéditeur ! Essayez toutefois de lui faire assimiler qu’une note de frais complète permet un traitement plus rapide et donc un remboursement également !

 

En revanche, le succès de cette politique de remboursement ne pourra se faire sans stratégie de Change Management forte. Je vous l’accorde, le changement est souvent le plus compliqué à mettre en place en entreprise, il fait parfois même peur, mais il conviendra à vous, acheteurs, travel manager ou encore responsable comptable de savoir adopter le bon langage et les bonnes techniques pour que ce changement ne soit pas vu seulement comme une contrainte par vos collaborateurs (parce que on ne va pas se le cacher, il s’agira probablement de leur 1ère réaction) mais également comme un avantage pour eux (réduction du délai de remboursement de la note de frais, meilleur suivi du circuit de validation etc.).

Classé dans : Best Practices, Blog du Travel & Expense Management

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