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Témoignage NOTILUS de GATTEFOSSE

Politique voyage harmonisée, 95% de taux de réservation online, gain de productivité… : succès du projet T&E chez Gattefossé

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Présentation de Gattefossé

Groupe créé en 1880 par Louis Gattefossé et spécialisé dans les excipients pour la pharmacie et la cosmétique, le siège social de Gattefossé est basé à Saint-Priest et regroupe à la fois les activités industrielles mais également celles de recherche et d’application. Le groupe dispose d’une dizaine de filiales de distribution dans le monde entier : France, Allemagne, Italie, Royaume Uni, Espagne, Suisse, Etats-Unis, Canada, Inde, Chine et depuis peu au Brésil. Un 2ème site de production a été ouvert à Singapour il y a un an en partenariat avec une société italienne.
En 2011, le groupe Gattefossé a réalisé un chiffre d’affaires de 76 millions d’euros (dont 75% réalisés à l’export) et emploie 230 salariés (dont 140 sur le site de Saint-Priest).

Son PDG, Monsieur Jacques MOYRAND, vient d’être élu il y a quelques semaines « Entrepreneur de l’année 2012 » pour la Région Rhône Alpes par Ernst & Young.

Problématique d’origine et enjeux pour Gattefossé

A l’initiative de la démarche, la Direction Financière a identifié 4 motifs de lancer un projet d’optimisation et d’automatisation de l’ensemble du processus de gestion des voyages et notes de frais :

  • Absence de politique voyage entrainant parfois quelques « débordements » de la part des voyageurs.
  • Pas de formalisation de l’accord du hiérarchique pour les missions.
  • Notes de frais établies sur Excel par les collaborateurs et saisies manuellement dans l’ERP par le service comptable.
  • Mauvaise récupération de la TVA sur les frais de déplacements.

Le cahier des charges du projet

La solution recherchée devait remplir

un certain nombre de critères, parmi lesquels :

  • Logiciel multi-langues qui devait offrir la possibilité de gérer les déplacements professionnels au sein des trois sociétés françaises du groupe dans un premier temps, et dans les filiales européennes à moyen terme.
  • Solution hébergée qui devait permettre de ne pas accroitre la charge de travail du service informatique.
  • Solution interfaçable avec SAP et compatible avec Avexia, l’agence de voyages en place.
  • Logiciel facilement paramétrable pour pouvoir être autonome sur le paramétrage courant (création de voyageurs, de natures de frais, personnalisation de la page d’accueil, etc…).

Le choix Notilus

Notilus est finalement retenu parmi les autres solutions du marché pour sa convivialité, la facilité de mise en oeuvre et l’implantation lyonnaise de DIMO Software, éditeur de la solution, facilitant les échanges avec le groupe Gattefossé.

Les étapes majeures du projet

Le projet est confié à Jean-Michel Morin, Chef comptable chez Gattefossé. Celui-ci s’entoure du consultant DIMO Software et du représentant de l’agence de voyages pour mener à bien cette mission. Dès le mois de Juin 2010, ce groupe de projet réalise l’analyse fonctionnelle. Le paramétrage du logiciel sur site (fonctionnalités, reprise des données de base, interfaces, etc…) et la formation en parallèle du chef de projet sont finalisés au cours du 4e trimestre 2010.

Des manuels utilisateurs sont rédigés et les voyageurs sont formés en décembre 2010.
La mise en production est effectuée le 1er janvier 2011.

Bénéfices de la nouvelle organisation

Très satisfait de cette nouvelle organisation, JM Morin assure que les solutions mises en place répondent aux objectifs fixés, à savoir :

  • Mise en place d’une politique voyages harmonisée au sein des entités françaises.
  • Obtention d’un taux de réservation en ligne de plus de 90%.
  • Gain de productivité pour la saisie et la comptabilisation des notes de frais (1/2 journée par mois).
  • Récupération d’environ 4.000€ de TVA par an grâce à Notilus.

Fort de cette expérience de mise en place, JM Morin insiste également sur l’importance de la conduite du changement en interne pour mener à bien un tel projet.

Perspectives d’évolution du projet

JM Morin a d’ores et déjà planifié le déploiement de Notilus sur les filiales européennes et envisage d’intégrer la politique voyage de Gattefossé sur Avexia Online.

Les rendez-vous immanquables de DIMO Software

« Je suis abonné aux Clubs utilisateurs annuels Notilus. J’y trouve des réponses, un certain réconfort et la possibilité d’échanger avec d’autres utilisateurs.

Quant au Forum DIMO, il me permet de prendre de la hauteur et de glaner des informations sur les nouvelles technologies et de bénéficier de retours d’expériences utilisateurs sur de nouveaux projets » conclut JM Morin.